امتثالاً لالتزاماتنا القانونية والتنظيمية، يتعين علينا الاحتفاظ بمعلومات معينة لفترات زمنية محددة ويلزم عدم حذف هذه المعلومات أو التخلص منها قبل انتهاء فترات الاحتفاظ. تشمل الأمثلة (على سبيل المثال لا الحصر) المعلومات الضريبية، والبيانات المالية، والعقود أو الاتفاقيات، وبعض معلومات التسويق، ووثائق الموارد البشرية. بالإضافة إلى ذلك، قد تعني قوانين الخصوصية أنه لا يمكننا الاحتفاظ بمعلومات الأشخاص لفترة أطول من اللازم.

فنحن جميعًا مسؤولون عن إدارة السجلات والمعلومات وفقًا لإجراءات إدارة السجلات والمعلومات الخاصة بالمجموعة، والتي تحدد القواعد لجميع الموظفين. ومن الضروري أيضًا أن ندرك أن بعض السجلات والمعلومات قد يلزم الاحتفاظ بها بعد فترة الاحتفاظ المعتادة لأسباب قانونية، مثل تلك الواردة في “أمر الحفظ”. إذا أُبلغت أنه قد يكون لديك معلومات خاضعة لأمر الحفظ، فيلزم عليك عدم تغييرها أو إتلافها أو حذفها بأي شكل من الأشكال.

في جهودنا للتعاون مع زملائنا والجهات الخارجية، هناك تطبيقات تواصل غير تابعة لـBAT تستضيفها جهات خارجية، مثل تطبيقات المراسلة الفورية أو البريد الإلكتروني الشخصي والتي يمكن أن تكون قنوات شائعة للتواصل.

ومع ذلك، فإن استخدام تطبيقات الجهات الخارجية في العمل يمكن أن يشكل خطرًا على الشركة من ناحية الأمن السيبراني وقدرتنا على الامتثال للالتزامات الإدارية الخاصة بالسجلات والمعلومات.

ندرك أن هناك مناسبات استثنائية حيث يكون استخدام قنوات التواصل تلك مطلبًا أساسيًا (مثل بث الرسائل الجماعية لأغراض الصحة والسلامة عندما لا تكون هناك قنوات أخرى متاحة). وهذه الاستثناءات موضحة في  إجراءات إدارة السجلات والمعلومات في المجموعة .

وبغض النظر عن تلك الاستثناءات المصرح بها، فإن استخدام تطبيقات التواصل من جهات خارجية لأي اتصالات خاصة بالعمل محظور تمامًا.

يجب المصادقة على جميع الصفقات والعقود بشكل صحيح على جميع المستويات وتسجيلها بدقة وبشكل كامل.

يجب الإثبات الخطي لجميع العقود المبرمة من قبل شركات المجموعة، سواء مع شركة أخرى بالمجموعة أو طرف خارجي.

في حال إذا كنا مسؤولين عن إعداد أي عقد أو التفاوض فيه أو الموافقة عليه نيابة عن شركة بالمجموعة، يجب أن نتأكد من أن يُوافَق عليه ويُوقع عليه ويُسجل بموجب السياسة والإجراءات المعنية بشأن الموافقة على العقود.

جميع المستندات التي تعدها شركة بالمجموعة فيما يتعلق بمبيعات منتجاتها، سواء داخليًا أو للتصدير، يجب أن تكون دقيقة وكاملة وأن تعطي رأيًا ملائمًا عن المعاملة.

يجب الاحتفاظ بجميع الوثائق (مع المراسلات ذات الصلة) متى كان ذلك مطلوبًا للمعاينة المحتملة من قبل السلطات الضريبية أو الجمركية أو السلطات الأخرى، بما يتوافق ومتطلبات إجراءات إدارة السجلات بالمجموعة وأية قوانين محلية معمول بها.

يجب أن نتعاون بشكل كامل مع مراقبي الحسابات الخارجيين والداخليين في المجموعة، وأن نضمن أن جميع المعلومات التي يحتفظون بها ولها صلة بالتدقيق على أية شركة بالمجموعة (معلومات التدقيق ذات الصلة) تُتاح لمراقبي الحسابات الخارجيين لدى تلك الشركة.

إن التزاماتنا بالتعاون بشكل كامل مع مراقبي الحسابات الخارجيين تخضع للقيود القانونية، على سبيل المثال في حالة المستندات التي لها سرية قانونية.

خلاف ذلك، يجب أن نستجيب على وجه السرعة لأي طلب من قبل مراقبي الحسابات الخارجيين والسماح لهم بالوصول الكامل وغير المقيد إلى الموظفين المعنيين والمستندات.

لا يجب بأي حال من الأحوال أن نقدم المعلومات إلى مراقبي الحسابات الخارجيين أو الداخليين نعلم بأنها (أو يجب أن نعلم بشكل معقول أنها) مضللة أو غير كاملة أو غير دقيقة.

يجب أن تتطابق البيانات المالية (على سبيل المثال، الدفاتر والسجلات والحسابات) مع المبادئ المحاسبية المتعارف عليها ومع سياسات وإجراءات المحاسبة والتقارير المتبعة لدى المجموعة.

يجب الاحتفاظ بالبيانات المالية لشركات المجموعة بما يتوافق والمبادئ المحاسبية المتفق عليها التي تسري في بلد الموطن.

بالنسبة لتقارير المجموعة، يجب أن تتوافق البيانات مع السياسات والإجراءات المحاسبية المتبعة بالمجموعة (المعايير الدولية للتقارير المالية).