عند الانضمام في البداية للعمل لدى BAT أو بمجرد أن يظهر تعارض المصالح، يجب أن تفصح عن تعارض المصالح في بوابة معايير السلوك المهنيوفي حال إذا لم يُتح لك الدخول على بوابة معايير السلوك المهني، فيجب أن تفصح عن الموقف إلى مديرك المباشر..

إذا لم تكن متأكدًا من وجود تعارض يجب أن تفصح عن المصالح على أي حالوإن ظهور تعارض المصالح يمكن أن ينشئ مخاوف حتى في حال إذا كان من غير الممكن أن يوجد التعارضيجب أن تميل لجانب الإفصاح حتى تكون الإدارة العليا على علم بالموقف

عقب الإفصاح، يجب أن يشترك معك مديرك المباشر لتقييم ما إذا كان يوجد أية مخاطر محتملة على BAT ترتبط بالتعارض في المصالح وما إذا كانت يمكن أن تدعو الحاجة إلى اتخاذ أية إجراءات للتعامل مع أية مخاطر محددة أو تخفيفها.وفي بعض الأحيان، ربما تكون أية مخاطر تهدد مصالح BAT بعيدة للغاية لدرجة أنه لا تدعو الحاجة إلى اتخاذ أية إجراءات.

ومع ذلك، فإذا تأثرت مصالح BAT بشكل سلبي نتيجة التعارض في المصالح، فإن الحاجة قد تدعو إلى تطبيق الشروط.هذا قد يشمل التغيرات في دورك، أو آلية الإبلاغ، أو مسئوليات حسابك، أو متطلبات الامتناع عن إجراء التعاملات مع عميل أو مورد محددين، أو وجود علاقة إشرافية مع أحد موظفي BAT.

إذا كنت مديرًا مباشرًا ولم تكن متأكدًا ما إذا كانت المصالح المفصَح عنها تشكل أي خطر أو تتطلب اتخاذ تدابير لتخفيفها، ينبغي أن تقرأ عن  تعارض المصالح: دليل للمديرين المباشرين ، وإذا كنت لا تزال غير متأكد يمكنك طلب النصيحة من الإدارة العليا أو مستشارك القانوني المحلي.

يجب على مديري شركات المجموعة أن يفصحوا عن حالات تعارض المصالح وأن يسعوا للحصول على الموافقة من مجلس إدارة الشركة في اجتماعها التالي

كما يلزم مراجعة وتحديث أي تعارض مُبلّغ عنه بشكل منتظم وطلب اتخاذ تدابير التخفيف.

يجب على المديرين أن يضمنوا أن أية حالات تعارض المصالح التي يتم الإفصاح عنها إليهم تُسجل في بوابة معايير السلوك المهني أو في حال إذا لم يكن متاحًا للموظفين الوصول إلى بوابة معايير السلوك المهني، فيجب الإخطار بها إلى مستشارهم الداخلي بالإدارة القانونية أو أمين سر الشركة

فيما يلي بعض الأنواع الأكثر شيوعًا لتعارض المصالحوهناك مواقف أخري قد ينشأ عنها تعارض في المصالحوفي حال إذا ظهرت لديك أية أسئلة بشأن ما إذا كان موقف معين يتسبب في تعارض في المصالح، فنرجو التحدث مع مديرك المباشر أو مستشارك القانوني

إن العمل مع الأقارب من الدرجة الأولى يمكن أن ينتج عنه تعارض في المصالح، سواء أكان أحد الأقارب من الدرجة الأولى موظفًا بالمجموعة أو يعمل لدى منافسينا أو شركائنا في الأعمال، أو كان مسؤولاً حكوميًا قد يؤثر على أعمال BAT.

يجب عليك أن تفصح عما إذا كان لديك أقارب يعملون في المجموعةكما أن العلاقات الحميمة مع الآخرين الذين يعملون لدى BAT يمكن أن تؤدي إلى تعارض المصالح، أو الظهور بمظهر تعارض المصالحوإذا كنت في ذلك الموقف، فيجب أن تفصح عن العلاقة

في أثناء عملك، ينبغي ألا تكون قادرًا على التوظيف والإشراف والتأثير على شروط وأحكام التوظيف أو التأثير على إدارة الأقارب أو من تكون على علاقة حميمية بهمليس مقبولاً أن تكون هناك قرابة أو علاقة حميمة بين أي مدير مباشر ومرؤوسهسيعلمك مديرك بخطوات التخفيف الخاصة بك فيما يخص موقفك المحدد

يجب أيضًا أن تفصح عما إذا كنت في علاقة حميمة أو كان أحد أقاربك ، حسب علمك، يعمل أو يؤدي خدمات أو له مصالح مالية جوهرية أو يشغل منصب رفيع لدى أي منافس أو مورد أو عميل أو استثمارات مجتمعية أو أي مؤسسة أو شركة أخرى للمجموعة تعاملات مهمة معه.

في حال إذا كانت لك مشاركة في الأعمال مع قريب لدى عميل أو مورد أو مع أي استثمارات مجتمعية أو شركة يشغل فيها قريب لك مصلحة مالية جوهرية أو منصب رفيع، فإن الإدارة من الممكن أن تحتاج إلى أن تجري تغييرات على دورك أو مسؤوليات حسابك

يجب أيضًا أن تفصح عما إذا كان لديك أي أقارب يعملون مسؤولين حكوميين ويشغلون دورًا يستطيعون من خلاله التأثير على أعمال BAT

ليس من الضروري للفرد المعني أن يكون الفرد المعني متخذ قرارات رفيع المرتبةويجب أن تفصح عما إذا كان المسؤول الحكومي له دور يستطيع خلاله أن يؤثر على أعمال BAT (لا يشمل هذا في المعتاد، على سبيل المثال، معلم في مدرسة أو حارس في السجن أو رجل إطفاء أو ممرض تعينه الدولةوإذا كنت تشك بشأن ما إذا كان الإفصاح ضروريًا من عدمه، يرجى استشارة مستشارك الداخلي بالإدارة القانونية.)

يجب أن تفصح، عن نفسك وعن أي من الأقارب الذين يعيشون في منزلك، عن:

• جميع المصالح المالية في الجهة المنافسة؛ و
• أية مصالحة مالية في مورد أو في عميل إذا كنت مشاركًا في تعامل المجموعة مع ذلك المورد أو العميل أو تشرف على أي شخص يفعل ذلك

لست بحاجة إلى أن تفصح علنيًا عن الصناديق المتداولة المشتركة وصناديق المؤشر والاستثمارات المجمعة المشابهة التي ليس لك فيها قول فيما تشتمل عليه الاستثمارات

ويقصد بمصطلح “المصلحة المالية الجوهرية” أية مصلحة مالية يمكن أن تؤثر أو تظهر في رأي شركة المجموعة أنها تؤثر على حُكمك

يجب ألا تملك مصالح مالية جوهرية في:

• مورد أو عميل إذا كنت مشاركًا في تعاملات للمجموعة مع ذلك المورد أو العميل أو تشرف على أي شخص يفعل ذلك؛ أو
• منافس للمجموعة أو أي مشروع يزاول أنشطة ضد مصالح المجموعة

من الممكن أن يُصرح لك بالاحتفاظ بمصلحة مالية جوهرية في منافس بشرط أن تكون قد استحوذت عليه قبل الانضمام للمجموعة  وأن تكون قد أفصحت عنه خطيًا إلى الشركة التي وظفتك قبل تعيينك، وألا تكون الشركة التي وظفتك قد اعترضت على ذلكوإن الملكية المسبقة لتلك المصلحة من قبل مدير لشركة بالمجموعة يجب الإبلاغ عنه إلى مجلسها وتحرير محضر بشأنه في الاجتماع التالي للمجلس

وفي حال ساورك الشك، يجب أن تسعى للحصول على الإرشادات من مستشارك الداخلي بالإدارة القانونية

يجب ألا تعمل لدى طرف خارجي أو نيابة عنه دون أن تفصح أولاً عن نيتك في فعل ذلك والحصول على موافقة خطية من الإدارة المباشرة

في حال إذا كنت موظفًا بدوام كامل، فيجب ألا يستغرق ذلك العمل قدرًا كبيرًا من وقتك، ويجب ألا يكون في ساعات العمل المتفق عليها، ويجب ألا يؤثر على أدائك أو يتعارض بأي شكل من الأشكال مع واجباتك ومسؤولياتك تجاه الشركة

إن بعض المواقف غير مسموح بها على الإطلاقعلى سبيل المثال، لا يجوز لك العمل لدى منافس لأية شركة بالمجموعة أو لدى عميل أو مورد تتعامل أنت معه في أثناء أداء عملك.

إن العمل لدى طرف خارجي أو نيابة عنه يعني تولي وظيفة ثانية، والعمل مديرًا أو مستشارًا أو خلاف ذلك أداء خدمات لدى أية منظمة خارج المجموعة (بما في ذلك المنظمات الخيرية أو المنظمات غير الهادفة للربح).ولا يشمل ذلك العمل التطوعي غير المدفوع مقابله الذي يمكن أن تؤديه في وقتك الخاص، طالما أن هذا لا يتعارض مع واجباتك ومسؤولياتك تجاه المجموعة.

في حين أن هذه الأمثلة تنص على أكثر أنواع تعارض المصالح شيوعًا، يمكن أن ينشأ تعارض المصالح في العديد من المواقف الأخرىعلى سبيل المثال، يمكن أن ينشأ التعارض عند تقديم الاستثمارات المجتمعية (بما في ذلك المساهمات الخيرية) من المجموعة إلى المؤسسة التي تمتلك معها علاقات وطيدة، أو عند السعي لاستغلال الفرص التجارية لمصلحتك الشخصية والتي أصبحت على علم بها من خلال عملك في BAT.   السؤال الجوهري الذي يجب طرحة هو ما إذا كانت المصالح الشخصية أو تلك العلاقات الوطيدة قد تتعارض مع واجبك الذي يجب تأديته في مراعاة مصالح BAT

إذا كان حكمك أو اتخاذك للقرار نيابة عن BAT يمكن أن يتأثر بالمصلحة الشخصية، فيجب أن تفصح عن المصلحة