আমাদের আইনগত এবং নিয়ন্ত্রক বাধ্যবাধকতা মেনে চলার জন্য, আমাদের নির্দিষ্ট সময়ের জন্য নির্দিষ্ট তথ্য রাখতে হবে এবং কোনো ধরে রাখার সময়সীমা শেষ হওয়ার আগে এই ধরনের তথ্য মুছে ফেলা বা নিষ্পত্তি করা উচিত নয়। উদাহরণগুলির মধ্যে ট্যাক্স তথ্য, আর্থিক বিবৃতি, চুক্তি বা চুক্তি, নির্দিষ্ট বিপণন তথ্য এবং এইচআর ডকুমেন্টেশন অন্তর্ভুক্ত (কিন্তু এতে সীমাবদ্ধ নয়)। এছাড়াও, গোপনীয়তা আইনের অর্থ হতে পারে যে আমরা প্রয়োজনের চেয়ে বেশি সময়ের জন্য লোকেদের তথ্য ধরে রাখতে পারি না।

আমরা সকলেই  গ্রুপ রেকর্ডস এবং তথ্য ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি অনুসারে রেকর্ড এবং তথ্য পরিচালনার  জন্য দায়ী, যা সমস্ত কর্মচারীদের জন্য নিয়ম নির্ধারণ করে।এটাও গুরুত্বপূর্ণ যে আমরা স্বীকার করি যে কিছু রেকর্ড এবং তথ্য আইনগত কারণে স্বাভাবিক ধরে রাখার সময়সীমার বাইরে রাখা প্রয়োজন হতে পারে, যেমন একটি ‘হোল্ড অর্ডার’-এর মধ্যে থাকা। উদাহরণ মধ্যে ট্যাক্স তথ্য, আর্থিক বিবৃতি, চুক্তি বা চুক্তি, নির্দিষ্ট বিপণন তথ্য এবং এইচআর ডকুমেন্টেশন অন্তর্ভুক্ত (কিন্তু এতে সীমাবদ্ধ নয়)।

আমাদের সহকর্মী এবং তৃতীয় পক্ষের সাথে সহযোগিতা করার প্রচেষ্টায়, তৃতীয় পক্ষ দ্বারা হোস্ট করা নন-BAT যোগাযোগ অ্যাপ্লিকেশন, যেমন তাত্ক্ষণিক মেসেজ পাঠানোর বা ব্যক্তিগত ইমেল অ্যাপ্লিকেশন, যোগাযোগের জন্য একটি জনপ্রিয় চ্যানেল হতে পারে।

যাইহোক, কাজের জন্য থার্ড-পার্টি কমিউনিকেশন অ্যাপ্লিকেশানের ব্যবহার সাইবার সিকিউরিটি এবং রেকর্ড এবং তথ্য ব্যবস্থাপনার বাধ্যবাধকতা মেনে চলার আমাদের ক্ষমতার প্রেক্ষাপটে কোম্পানির জন্য ঝুঁকি তৈরি করতে পারে।

আমরা স্বীকার করি যে এমন কিছু ব্যতিক্রমী ঘটনা রয়েছে যেখানে এই ধরনের যোগাযোগের চ্যানেলগুলি ব্যবহার করা সমালোচনামূলকভাবে প্রয়োজন হতে পারে (যেমন স্বাস্থ্য এবং নিরাপত্তার উদ্দেশ্যে সম্প্রচারিত মেসেজ পাঠানোর যখন অন্য কোনও চ্যানেল উপলভ্য নেই)। এই ব্যতিক্রমগুলি  গ্রুপ রেকর্ড এবং তথ্য ব্যবস্থাপনা পদ্ধতিতে সেট করা হয়েছে ।

সেইসব অনুমোদিত ব্যতিক্রমগুলির জন্য সংরক্ষণ করুন, কাজ-সম্পর্কিত যোগাযোগের জন্য থার্ড-পার্টি কমিউনিকেশন অ্যাপ্লিকেশনের ব্যবহার কঠোরভাবে নিষিদ্ধ।

সমস্ত লেনদেন এবং চুক্তিকে যথাযথভাবে সমস্ত স্তরে অনুমোদিত হতে হবে এবং সেগুলিকে যথাযথভাবে ও সম্পূর্ণভাবে রেকর্ড করতে হবে।

গ্রুপ কোম্পানিগুলোর মাধ্যমে হওযা সমস্ত চুক্তি, তা অন্য গ্রুপ কোম্পানিই হোক বা কোনও তৃতীয় পক্ষ, তার প্রমাণ লিখিতভাবে রাখতে হবে।

আমরা একটি গ্রুপ কোম্পানির তরফ থেকে কোনও চুক্তি প্রস্তুত, আপোষ বা অনুমোদনের দায়িত্বে থাকলে, আমাদের অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে, সেটি প্রাসঙ্গিক চুক্তি অনুমোদনের নীতি ও প্রক্রিয়া অনুযায়ী অনুমোদিত, স্বাক্ষরিত ও রেকর্ড করা হয়েছে।

একটি গ্রুপ কোম্পানির পণ্যের বিক্রয়ের বিষয়ে তার প্রস্তুত করা সমস্ত নথিপত্র যথাযথ, সম্পূর্ণ হতে হবে এবং লেনদেনের একটি উপযুক্ত দৃষ্টিভঙ্গি থাকতে হবে, তা দেশের মধ্যেই হোক কিংবা রপ্তানী।

কর, কাস্টম্‌স বা অন্যান্য কর্তৃপক্ষের দ্বারা সম্ভাব্য অনুসন্ধানের জন্য  গ্রুপ রেকর্ডের ব্যবস্থাপনার প্রক্রিয় া এবং অন্যান্য প্রযোজ্য স্থানীয় আইনের সাথে সঙ্গতি রেখে, যেখানে প্রয়োজন সেখানে সমস্ত নথিপত্র (প্রাসঙ্গিক চিঠিপত্র সমেত) অবশ্যই রেখে দিতে হবে।

আমাদের সম্পূর্ণভাবে গ্রুপের এক্সটারনাল ও অভ্যন্তরীন অডিটরদের সাথে সহযোগিতা করতে হবে এবং কোনও গ্রুপ কোম্পানির অডিটের জন্য (সংশ্লিষ্ট অডিট তথ্যাবলী) তাদের কাছে থাকা প্রাসঙ্গিক সমস্ত তথ্য কোম্পানির এক্সটারনাল অডিটরদের জন্য উপল‌ব্ধ আছে কিনা তা নিশ্চিত করতে হবে।

এক্সটারনাল অডিটরদের সাথে সম্পূর্ণভাবে সহযোগিতা করার আমাদের দায়িত্বটি আইনি সীমাবদ্ধতা সাপেক্ষ হবে, উদাহরণস্বরূপ আইনি সুবিধাপ্রাপ্ত নথিপত্রের ক্ষেত্রে।

অন্যক্ষেত্রে, আমাদের দ্রুততার সঙ্গে এক্সটারনাল অডিটরদের করা যে কোনও অনুরোধের উত্তর দিতে হবে এবং প্রাসঙ্গিক কর্মী ও নথিপত্রে তাদের সম্পূর্ণ এবং সীমাহীন অ্যাক্সেসের অনুমতি দিতে হবে।

কোনও পরিস্থিতিতেই আমরা এক্সটারনাল বা অভ্যন্তরীন অডিটরদের কাছে এমন তথ্য প্রদান করব না যা আমরা ভ্রান্ত, অসম্পূর্ণ বা বেঠিকসঠিক নয় বলে জানি (অথবা যা যুক্তিসঙ্গতভাবে জানা উচিত)।

আর্থিক ডেটার (যেমন বই, রেকর্ড ও অ্যাকাউন্ট) ক্ষেত্রে সাধারণভাবে গৃহীত অ্যাকাউন্টিংয়ের নীতির পাশাপাশি গ্রুপের অ্যাকাউন্টিং ও রিপোর্টিংয়ের নীতি ও প্রক্রিয়াগুলোও নিশ্চিত করতে হবে।

গ্রুপ কোম্পানিগুলো যে দেশে অবস্থিত সেখানকার প্রযোজ্য সাধারণভাবে গৃহীত অ্যাকাউন্টিংয়ের নীতিগুলোর সাথে সঙ্গতি রেখে তাদের আর্থিক ডেটা রক্ষা করতে হবে।

গ্রুপের রিপোর্টিংয়ের জন্য, ডেটায় গ্রুপের অ্যাকাউন্টিং নীতি (IFRS) ও প্রক্রিয়াগুলোর সাথে সঙ্গতি থাকতেই হবে।