为了遵守法律和监管义务，我们必须在规定的时间内保留某些信息，并且在任何保留期到期之前不得删除或处置这些信息。示例包括（但不限于）税务信息、财务报表、合同或协议、某些营销信息和人力资源文件。此外，隐私法可能意味着我们不能将人们的信息保存超过必要的时间。

我们都有责任按照“ 集团记录和信息管理程序 ”管理记录和信息，该程序为所有员工制定了规则。同样重要的是，我们认识到，出于法律原因，某些记录和信息的保存时间可能需要超过正常保存期，例如“保留令”下的记录和信息。如果您被告知可能拥有受“保留令”约束的信息，则您不得以任何方式更改、销毁或删除该信息。

在我们与同事和第三方合作的过程中，由第三方托管的非 BAT 通信应用程序，如即时消息或个人电子邮件应用程序，可能是非常受欢迎的通信渠道。

然而，在网络安全以及我们遵守记录和信息管理义务的能力方面，使用第三方通信应用程序来开展工作可能会给公司带来风险。

我们认识到，在特殊情况下，可能迫切需要使用此类通信渠道（例如，在没有其他渠道可用的情况下，出于健康和安全目的的广播消息）。这些例外情况已在“ 集团记录和信息管理程序 ”做出规定。

除允许的例外情况外，严禁将第三方通信应用程序用于任何与工作相关的通信。

所有交易和合同必须在各级得到适当授权，并准确完整地记录。

集团公司与其他集团公司或第三方签订的所有合同都必须以书面形式证明。

如果我们代表集团公司负责准备、谈判或批准任何合同，我们必须确保根据相关合同批准政策和程序对合同进行批准、签署和记录。

集团公司编制的与其产品销售有关的所有文件，无论是国内销售还是出口销售的文件，都必须准确、完整，并能正确反映交易情况。

根据“ 集团记录与信息管理程序 ”和任何适用的当地法律的要求，所有文件必须保留（连同相关信件），以供税务、海关或其他相关部门进行可能的检查。

我们必须与集团的外部和内部审计师充分合作，并确保他们持有的与任何集团公司的审计相关的所有信息（相关审计信息）均提供给该公司的外部审计师。

我们与外部审计师充分合作的义务受到法律约束，例如，享有法律特权的文件的情况。

否则，我们应及时回应外部审计师的任何请求，并允许他们充分和不受限制地接触相关人员和文件。

在任何情况下，我们都不应向外部或内部审计师提供我们知晓（或理应知晓）具有误导性、不完整或不准确的信息。

财务数据（如账簿、记录和账目）必须符合公认的会计原则以及集团的会计和报告政策和程序。

集团公司的财务数据必须按照其所在国家/地区适用的公认会计原则进行维护。

对于集团报告，数据必须符合集团的会计政策 (IFRS) 和程序。