Um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen, sind wir verpflichtet, bestimmte Informationen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren und dürfen diese Informationen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen löschen oder entsorgen. Beispiele hierfür sind unter anderem Steuerinformationen, Jahresabschlüsse, Verträge oder Vereinbarungen, bestimmte Marketinginformationen und Personalunterlagen. Darüber hinaus können Datenschutzgesetze dazu führen, dass wir die Daten von Personen nicht länger als nötig aufbewahren dürfen.

Wir alle sind für die Verwaltung von Aufzeichnungen und Informationen in Übereinstimmung mit dem  Verfahren zur Verwaltung von Aufzeichnungen und Informationen des Konzerns  verantwortlich, das die Regeln für alle Mitarbeiter festlegt. Zudem ist es wichtig, dass wir erkennen, dass bestimmte Aufzeichnungen und Informationen aus rechtlichen Gründen über die normale Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt werden müssen, z. B. solche, die einer „Vernichtungssperre“ unterliegen. Wenn Sie darüber informiert werden, dass Sie ggf. über Informationen verfügen, die einer Sperrverfügung unterliegen, dürfen Sie diese in keiner Weise verändern, zerstören oder löschen.

Bei unseren Bemühungen, mit unseren Mitarbeitern und Dritten zusammenzuarbeiten, können von Dritten gehostete Nicht-BAT-Kommunikationsanwendungen, wie Instant Messaging oder persönliche E-Mail-Anwendungen, ein beliebter Kommunikationskanal sein.

Die Nutzung von Kommunikationsanwendungen von Drittanbietern für die Arbeit kann jedoch Risiken für das Unternehmen in Bezug auf die Cybersicherheit und unsere Fähigkeit zur Einhaltung von Aufzeichnungs- und Informationsverwaltungspflichten mit sich bringen.

Wir sind uns darüber im Klaren, dass es Ausnahmefälle gibt, in denen die Nutzung solcher Kommunikationskanäle dringend erforderlich ist (z. B. Broadcast Messaging  zu Gesundheits- und Sicherheitszwecken, wenn kein anderer Kanal verfügbar ist). Diese Ausnahmen sind im   Group Records & Information Management Procedure des Konzerns  festgelegt.

Abgesehen von diesen erlaubten Ausnahmen ist die Nutzung von Kommunikationsanwendungen von Drittanbietern für jegliche arbeitsbezogene Kommunikation strengstens untersagt.

Alle Transaktionen und Verträge müssen auf allen Ebenen ordnungsgemäß autorisiert sowie genau und vollständig aufgezeichnet werden.

Alle Verträge, die von Konzernunternehmen mit einem anderen Konzernunternehmen oder einem Dritten geschlossen werden, sind schriftlich zu belegen.

Wenn wir für die Vorbereitung, Verhandlung oder Genehmigung eines Vertrags im Namen eines Konzernunternehmens verantwortlich sind, müssen wir sicherstellen, dass dieser in Übereinstimmung mit den einschlägigen Richtlinien und Verfahren zur Vertragsgenehmigung genehmigt, unterzeichnet und aufgezeichnet wird.

Alle Dokumente, die von einem Konzernunternehmen im Zusammenhang mit dem Verkauf seiner Produkte im In- oder Ausland erstellt werden, müssen korrekt und vollständig sein und eine ordnungsgemäße Übersicht über die Transaktion bieten.

Wenn dies für eine mögliche Prüfung durch Steuer-, Zoll- oder andere Behörden erforderlich ist, müssen alle Unterlagen (zusammen mit der entsprechenden Korrespondenz) in Übereinstimmung mit den Anforderungen des  Verfahrens für die Verwaltung von Aufzeichnungen und Informationen des Konzerns  und allen anwendbaren lokalen Gesetzen aufbewahrt werden.

Wir müssen in vollem Umfang mit den externen und internen Rechnungsprüfern des Konzerns zusammenarbeiten und sicherstellen, dass alle von ihnen gehaltenen Informationen, die für die Prüfung eines Konzernunternehmens relevant sind (relevante Prüfungsinformationen), den externen Rechnungsprüfer dieses Unternehmens zur Verfügung gestellt werden.

Unsere Pflicht zur uneingeschränkten Zusammenarbeit mit externen Rechnungsprüfern unterliegt rechtlichen Beschränkungen, z. B. wenn es sich um rechtlich geschützte Dokumente handelt.

Andernfalls sollten wir umgehend auf Anfragen externer Rechnungsprüfer reagieren und ihnen vollständigen und uneingeschränkten Zugang zu relevanten Mitarbeitern und Dokumenten gewähren.

Unter keinen Umständen sollten wir externen oder internen Rechnungsprüfern Informationen zur Verfügung stellen, von denen wir wissen (oder vernünftigerweise wissen sollten), dass sie irreführend, unvollständig oder ungenau sind.

Finanzdaten (z. B. Bücher, Aufzeichnungen und Konten) müssen sowohl den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen als auch den Verfahren und Grundsätzen des Konzerns für Rechnungslegung und Berichterstattung entsprechen.

Die Finanzdaten der Konzernunternehmen müssen im Einklang mit den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen geführt werden, die im jeweiligen Land gelten.

Für die Konzernberichterstattung müssen die Daten den Rechnungslegungsgrundsätzen (IFRS) und -verfahren des Konzerns entsprechen.