Wir behalten uns das Recht vor, die Einhaltung der Anforderungen dieses Kodex durch interne und/oder externe Bewertungs- und Auditprogramme bei neuen und bestehenden Lieferanten zu überprüfen.

Lieferanten müssen bei allen Überprüfungsmaßnahmen im Zusammenhang mit diesem Kodex (unabhängig davon, ob sie von der Gruppe oder von der Gruppe beauftragten Dritten durchgeführt werden) in angemessener Weise mitwirken, einschließlich der Sicherstellung, dass relevante Unterlagen und Daten so lange aufbewahrt werden, wie dies von der Gruppe und/oder den geltenden Gesetzen verlangt wird, und der Gewährung eines unabhängigen Zugangs zu relevanten Mitarbeitern, Standorten, Unterlagen und Daten.

Diese Zusammenarbeit muss zwischen der Gruppe und dem Lieferanten abgesprochen und vereinbart werden, um sicherzustellen, dass sie innerhalb der Arbeitszeiten erfolgt und dass eine angemessene Vorankündigung erfolgt.

Dies gilt ungeachtet der legitimen Beschränkungen, die für wirtschaftlich sensible und/oder vertrauliche Informationen gelten – in solchen Fällen (und wenn diese Informationen als wesentlich für die Überprüfungsaktivitäten erachtet werden) sollten die Lieferanten mit der Gruppe zusammenarbeiten, um für beide Seiten annehmbare Mechanismen für eine sichere und rechtmäßige Offenlegung zu finden.

Von den Lieferanten wird erwartet, dass sie die Identifizierung, Untersuchung, Behebung und Meldung von vermuteten oder tatsächlichen Verstößen gegen die Anforderungen dieses Kodex und/oder der SoBC unterstützen.  Lieferanten müssen daher:

• über wirksame Beschwerde- oder gleichwertige Verfahren verfügen, die es ihren Arbeitnehmern ermöglichen, vertraulich und ohne Angst vor Repressalien, idealerweise anonym, Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern und/oder vermutete oder tatsächliche Verstöße zu melden – entweder an den Lieferanten selbst oder direkt an die Gruppe;
• unverzüglich alle glaubwürdigen Bedenken über vermutete oder tatsächliche Verstöße gegen die Anforderungen dieses Kodex untersuchen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um mögliche Verstöße zu vermeiden und/oder die Auswirkungen tatsächlicher Verstöße zu minimieren und diese zu beenden; und
• alle vermuteten oder tatsächlichen Verstöße gegen die Anforderungen  dieses Kodex und/oder der SoBC der Gruppe melden, sobald sie davon Kenntnis erlangen, wie unter „Melden von Bedenken“ erläutert.

Tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen diesen Kodex oder die SoBC können bei dem üblichen Ansprechpartner des Lieferanten in der Gruppe oder über unsere vertraulichen, unabhängig verwalteten Speak Up-Kanäle, die unter  www.bat.com/speakup verfügbar sind, gemeldet werden.

Unsere Speak Up-Kanäle werden unabhängig verwaltet und sind online, per SMS und über Telefon-Hotlines 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche und in mehreren Landessprachen erreichbar. Sie können vertraulich (und auf Wunsch auch anonym) und ohne Angst vor Repressalien verwendet werden. Wenn Sie es vorziehen, die Hotline zu verwenden, können Sie Ihren Standort aus der Liste auf der Website für die Ihrem Land zugewiesene internationale Nummer auswählen.

Ihnen drohen keinerlei Repressalien (weder direkt noch indirekt), wenn Sie Bedenken über tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten äußern, selbst wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es sich um ein Fehlverhalten handelt. Wir dulden keine Vergeltung gegen, Belästigung oder Viktimisierung von Personen, die ein Anliegen vorbringen, die andere, die ein Anliegen vorbringen, unterstützen oder die an einer Untersuchung teilnehmen.

Wir nehmen alle Bedenken, Anschuldigungen oder Berichte über vermutete oder tatsächliche Verstöße gegen diesen Kodex und/oder unsere SoBC ernst. Gegebenenfalls werden wir solche Angelegenheiten fair und objektiv in Übereinstimmung mit unseren internen Richtlinien und Verfahren untersuchen.

In anderen Fällen können wir einen Lieferanten bitten, eine Untersuchung der Angelegenheit gemäß seinen eigenen Verfahren durchzuführen.

Sofern dies von BAT erwartet wird, müssen Lieferanten sich mit BAT in Verbindung setzen und uns über den Umfang, den Fortschritt und das Ergebnis ihrer Untersuchung oder gegebenenfalls über Abhilfemaßnahmen auf dem Laufenden halten (vorbehaltlich der Vertraulichkeit oder anderer geltender rechtlicher Anforderungen).

Im Falle der Nichteinhaltung einer der Anforderungen dieses Kodex behält sich die Gruppe das Recht vor, von dem betreffenden Lieferanten Folgendes zu verlangen:

• wesentliche Fortschritte bei der Erfüllung der betreffenden Anforderung(en) innerhalb eines festgelegten und angemessenen Zeitraums nachzuweisen; und/oder
• innerhalb eines bestimmten und angemessenen Zeitraums die vollständige Einhaltung der betreffenden Anforderung(en) zu erreichen.

Bei schwerwiegenden, wesentlichen und/oder anhaltenden Verstößen oder wenn ein Lieferant anderweitig unzureichendes Engagement, anhaltende Untätigkeit oder mangelnde Verbesserung zeigt, behalten wir uns das Recht vor, die Geschäftsbeziehung mit dem betreffenden Lieferanten zu beenden.