A los efectos de cumplir con nuestras obligaciones legales y normativas, estamos obligados a conservar determinada información durante períodos de tiempo determinados y no borrarla ni eliminarla antes de que los períodos de retención hayan vencido. Los ejemplos incluyen (entre otros) la información impositiva, las declaraciones financieras, los contratos o acuerdos, cierta información de marketing y la documentación de RR. HH. Además, las leyes sobre la privacidad indican que no podemos conservar información sobre las personas por más tiempo del necesario.

Todos somos responsables de la gestión de los registros y la información, de acuerdo con el Procedimiento de Gestión de Registros e Información del Grupo, en el que se establecen las reglas para todos los empleados. También es importante que reconozcamos que puede ser necesario conservar ciertos registros e información más allá del período normal de retención por motivos legales, como los que están sujetos a una «orden de retención». Si se le informa que puede tener información sujeta a una orden de retención, no debe alterar, destruir ni eliminarla en modo alguno.

En nuestros esfuerzos por colaborar con nuestros colegas y terceros, las aplicaciones de comunicación ajenas a BAT alojadas por terceros, como las aplicaciones de mensajería instantánea o de correo electrónico personal, pueden resultar un canal de comunicación muy utilizado.

Sin embargo, el uso de aplicaciones de comunicación de terceros para el trabajo puede suponer riesgos para la empresa en el contexto de la ciberseguridad y de nuestra capacidad de cumplimiento de nuestras obligaciones de gestión de registros e información.

Reconocemos que hay ocasiones excepcionales en las que tales canales de comunicación pueden ser muy necesarios (p. ej., la transmisión de mensajes para fines de salud y seguridad cuando no hay otro canal disponible).
Estas excepciones se establecen en el Procedimiento de Gestión de Registros e Información del Grupo.

Salvo en el caso de dichas excepciones permitidas, queda terminantemente prohibido el uso de aplicaciones de comunicación de terceros para cualquier comunicación relacionada con el trabajo.

Todas las transacciones y los contratos deben ser debidamente autorizados en todos los niveles y registrados de forma precisa e íntegra.

Todos los contratos celebrados por las empresas del Grupo, ya sea con otra empresa del Grupo o con un tercero, deben constar por escrito.

Si somos los responsables de redactar, negociar o aprobar algún contrato en nombre de una empresa del Grupo, debemos asegurarnos de que se apruebe, se firme y se registre de acuerdo con la política y procedimientos pertinentes de aprobación de contratos.

Todos los documentos elaborados por cualquier empresa del Grupo en relación con la venta de sus productos, ya sea en exportación o a escala nacional, deben ser precisos y completos y ofrecer una visión correcta de la transacción.

La totalidad de dichos documentos debe conservarse (junto con la correspondencia pertinente) de acuerdo con el Procedimiento de Gestión de Registros e Información del Grupo y cualquier legislación local correspondiente para una posible inspección de las autoridades fiscales, aduaneras o de otra índole.

Debemos colaborar al máximo con los auditores externos e internos del Grupo y asegurarnos de que toda la información que posean que sea de relevancia para la auditoría de cualquier empresa del Grupo (información de relevancia para una auditoría) se ponga a disposición de los auditores externos de dicha empresa.

Nuestra obligación de colaborar al máximo con los auditores externos está sujeta a restricciones legales, por ejemplo, en el caso de documentos protegidos legalmente.

En caso contrario, deberemos responder con prontitud a cualquier solicitud de los auditores externos y permitirles un acceso total e ilimitado al personal y a los documentos pertinentes.Bajo ninguna circunstancia deberemos facilitar información a los auditores que usted sepa (o debería saber en términos razonables) que es engañosa, incompleta o imprecisa.

Los datos financieros (p. ej., libros, registros y cuentas) deben cumplir tanto con los principios de contabilidad generalmente aceptados como con las políticas y procedimientos de contabilidad y comunicación de información financiera del Grupo.

Los datos financieros de las empresas del Grupo deben ser conformes a los principios de contabilidad generalmente aceptados de aplicación al país en el que estén domiciliadas.

En el caso de la comunicación de información del Grupo, esta debe realizarse en línea con los procedimientos y las políticas contables y de las Normas Internacionales de Información Contable y Financiera (International Financial Reporting Standards, IFRS) del Grupo.