Al incorporarse a BAT, o tan pronto como surja un conflicto, debe notificar el conflicto en el Portal de SoBC . Si no tiene acceso al Portal de SoBC, deberá comunicar la situación a su superior directo.

Si no tiene claro si existe un conflicto, debe notificarlo igual. La apariencia de un conflicto de interés puede generar inquietudes, incluso aunque no exista tal conflicto. Hay que inclinarse por la notificación, para que la dirección superior conozca la situación.

Después de la notificación, su superior directo evaluará si existe algún riesgo potencial para BAT asociado con el conflicto y si es posible que se deban tomar medidas para gestionar o mitigar los riesgos. En algunos casos, los riesgos para BAT pueden ser tan remotos que no se necesite tomar medidas.

Sin embargo, si los intereses de BAT pueden verse afectados en forma negativa por el conflicto, puede ser necesario aplicar condiciones. Esto podría incluir cambios en su función, en la línea de subordinación o en sus responsabilidades de cuenta, o un requisito de que se abstenga de negociar con un cliente o proveedor en particular, o que no tenga una relación de supervisión con un empleado de BAT.

Si usted es un superior directo y no está seguro de si el interés declarado requiere el establecimiento de condiciones para mitigar el riesgo, deberá leer Conflictos de intereses: guía para los superiores directos, y si sigue con dudas, deberá pedir asesoramiento a la dirección superior o al consejero legal local.

Los directivos de las empresas del Grupo deberán notificar los posibles conflictos y pedir aprobación formal al consejo de la empresa en su próxima reunión.

Además, debemos revisar y actualizar regularmente los conflictos notificados y las condiciones necesarias para mitigarlos.

Los gerentes deben asegurarse de que cualquier conflicto de interés que se les notifique se incorpore al Portal de SoBC o, si los empleados carecen de acceso a este, se notifique a su consejero legal local o a la secretaria de la empresa.

A continuación, se indican algunos de los conflictos de interés más comunes. Existen otras situaciones que pueden generar conflictos de interés. Si tiene alguna pregunta con respecto a si una situación en particular genera un conflicto de interés, hable con su superior directo o consejero legal.

Trabajar con parientes cercanos puede generar conflictos de interés, ya sea si el pariente cercano es también empleado del Grupo, trabaja para uno de nuestros competidores o socios comerciales, o es un funcionario público que podría afectar los negocios de BAT.

Debe notificar si alguno de sus parientes cercanos trabaja en el Grupo. Las relaciones íntimas con otras personas que trabajan en BAT también pueden dar a lugar a un conflicto de interés real o aparente. Si se encuentra en una situación así, debe comunicar la existencia de la relación.

Durante su trabajo, no debe tener la capacidad de contratar, supervisar, afectar los términos y condiciones de empleo o influir en la gestión de los parientes cercanos o de aquellos con quienes mantenga una relación íntima. No es aceptable que un superior directo y un subordinado sean parientes cercanos o que mantengan una relación íntima. Su superior le informará las medidas de mitigación para su situación en particular.

También debe notificar si mantiene una relación íntima, o tiene parientes cercanos que, a su leal saber y entender, trabajen o presten servicios, tengan un interés material o financiero u ocupen un cargo directivo en la empresa de cualquier competidor, proveedor, cliente, inversor comunitario u otra empresa u organización con la que el Grupo mantenga relaciones significativas.

Si tiene usted algún tipo de participación comercial con un pariente cercano en la empresa de cualquier cliente, proveedor o inversor comunitario, o con cualquier empresa o inversor comunitario donde su pariente cercano tiene un interés material financiero u ocupa un cargo directivo, la dirección puede verse obligada a realizar cambios en su puesto o en las cuentas de las que es responsable.

También debe notificar si tiene  parientes cercanos que sean funcionarios públicos y si estos ocupan un cargo que podría afectar los negocios de BAT.

No es necesario que esta persona en cuestión ocupe un alto cargo en la toma de decisiones. Debe notificar si el funcionario público ocupa un cargo en el que podría afectar los negocios de BAT (generalmente esto excluye, por ejemplo, a maestros de escuela, guardias de prisión, bomberos o personal de enfermería empleados por el estado). Si tiene dudas sobre si es necesaria la notificación, consulte a su consejero legal local.

Deberá revelar los siguientes datos sobre usted y sobre cualquier pariente cercano que viva con usted:

• todos los intereses financieros en un competidor, y
• cualquier interés financiero en un proveedor o cliente si usted interviene de alguna manera en las negociaciones del Grupo con dicho proveedor o cliente o si supervisa a alguien que lo haga.

No tiene que incluir necesariamente los fondos de inversión colectiva que cotizan en bolsa, los fondos indexados ni inversiones agrupadas similares, cuando usted no pueda decidir el destino de las inversiones.

«Interés financiero material» hace referencia a cualquier interés financiero que, en opinión de la empresa del Grupo, influya de manera real o aparente en su criterio.

No debe mantener intereses financieros materiales en:

• un proveedor o cliente si usted interviene de alguna forma en las negociaciones del Grupo con dicho proveedor o cliente o supervisa a alguien que lo haga, o
• un competidor del Grupo, o algún negocio que realice actividades en contra de los intereses del Grupo.

Se le permite mantener intereses financieros materiales en un competidor siempre que corrobore dicha participación fue previa a su incorporación al Grupo, que lo haya comunicado por escrito a su empresa empleadora antes de su nombramiento y esta no se haya opuesto a ello. La tenencia previa de un interés de este tipo por parte de un director de una empresa del Grupo debe comunicarse a su respectivo consejo de administración y anotarse en el acta de la siguiente reunión.

En caso de duda, consulte a su consejero legal local.

Se le prohíbe trabajar en cualquier organización externa o en nombre de terceros sin haber comunicado su intención de hacerlo previamente y haber obtenido autorización por escrito por parte de su superior directo.

Si es empleado a tiempo completo, estos trabajos no deberán llevarle demasiado tiempo, realizarse en las horas de trabajo acordadas, afectar a su rendimiento ni interferir en modo alguno con sus deberes y responsabilidades para con la empresa del Grupo.

Algunos acuerdos de este tipo nunca se admiten. Por ejemplo, no debe trabajar para un competidor de cualquier empresa del Grupo o un cliente o proveedor con el que negocie durante el desempeño de sus funciones.

«Trabajar en una organización externa o en nombre de terceros» implica aceptar un segundo empleo, actuar como consejero o consultor o prestar cualquier otro servicio para cualquier organización ajena al Grupo (incluida cualquier organización benéfica o de otro tipo sin fines de lucro). Esto no incluye ningún trabajo voluntario que pueda llevar a cabo en su tiempo libre, siempre que no interfiera con sus deberes y responsabilidades frente al Grupo.

Aunque estos ejemplos establecen los conflictos de interés más comunes, estos pueden surgir de una variedad de situaciones. Por ejemplo, un conflicto puede surgir cuando el Grupo realiza inversiones comunitarias (incluidas las contribuciones benéficas) a una organización con la que usted mantiene vínculos estrechos, o cuando usted intenta aprovechar oportunidades comerciales para su beneficio personal, de las que tuvo conocimiento a través de su trabajo en BAT.

La clave es preguntarse si sus intereses personales o los de su pariente cercano podrían interferir con su deber de actuar en el mejor interés de BAT. En caso de que su juicio o la toma de decisiones en nombre de BAT puedan verse afectados por el interés personal, debe descartarlo.