Cualquier regalo o invitación que ofrezca, proporcione o reciba deberá cumplir los siguientes requisitos:

• nunca se proporcionarán/aceptarán si pueden ser motivo de soborno y corrupción, tal y como se definen en el capítulo del Antisoborno y Corrupción de estos SoBC;
• no se proporcionarán/aceptarán abiertamente;
• serán legales en todas las jurisdicciones pertinentes y no estarán prohibidos por la organización de la otra parte;
• no implicarán a participantes en un proceso de licitación o de concurso público;
• no tendrán, ni podrán ser susceptibles de ser vistos como que tienen, un efecto sustancial sobre cualquier transacción comercial que haya sido o pueda ser celebrada por cualquier empresa del Grupo;
• no supondrán un pago en efectivo o un equivalente de efectivo (cheques, certificados de regalo, préstamos o valores financieros);
• no se solicitarán ni exigirán;
• no se ofrecerán a cambio de algo (es decir, acompañados de condiciones);
• no serán, ni tendrán la apariencia de ser, lujosos o inadecuados (irrespetuosos, indecentes, sexualmente explícitos o capaces de dar una imagen inadecuada de alguna de las empresas del Grupo teniendo en cuenta la cultura local);
• serán aprobados previamente por escrito (siempre que se requiera en este capítulo o en los requisitos locales adicionales);
• se contabilizarán de acuerdo con las políticas y los procedimientos de gastos empresariales aplicables, y
• además, todos los artículos de G&E que superen el límite establecido para los funcionarios públicos y las Partes interesadas del sector privado deberán quedar reflejados en el G&E Tracker.

Se prohíbe tratar de influir directa o indirectamente en un funcionario público u obtener un beneficio comercial específico ofreciéndole artículos de G&E (u otro beneficio personal) a él o a un pariente cercano, amigos o socios.

El compromiso normativo es parte de nuestro negocio. En este contexto, dar o recibir artículos de G&E (dentro de los límites establecidos) puede resultar permisible. Sin embargo, se debe tener mucho cuidado, ya que en muchos países está prohibido que los funcionarios públicos acepten artículos de G&E y las leyes antisoborno suelen ser muy estrictas.

Podemos ofrecer cualquier artículo de G&E a un funcionario público o aceptarlo de esta persona, sin aprobación previa, siempre que:

• esté por debajo del valor límite de £20 por persona y por instancia (aplicar el tipo de cambio actual), y
• sea legal, poco frecuente y apropiado.

Debemos obtener la aprobación previa por escrito de nuestro superior directo y del consejero legal local en el G&E Tracker para ofrecer o aceptar cualquier artículo G&E de funcionarios públicos o para ellos (o sus parientes cercanos) por encima del límite de £20 a £200.

Ofrecer artículos de G&E a un funcionario público (o parientes cercanos) o recibirlos de esta persona por encima de £200 sería apropiado solo en el caso de circunstancias excepcionales y requerirá la aprobación previa en el G&E Tracker (tal y como se detalla en el G&E Procedure).

• Intención: ¿la intención es solamente forjar o mantener una relación comercial u ofrecer una cortesía normal? Los artículos de G&E destinados a influenciar la objetividad del beneficiario a la hora de tomar una decisión comercial específica nunca serán apropiados.
• Legalidad: ¿es una actividad legal en su país y en el país de la otra parte? En caso contrario, no es apropiado.
• Valor: ¿es el valor de mercado razonable (es decir, no se trata de un artículo lujoso o extravagante) y proporcional a la intención de forjar o mantener una relación comercial u ofrecer una cortesía normal? En caso contrario, no es apropiado.
• Frecuencia: ¿la empresa del Grupo ofrece artículos de G&E al beneficiario en contadas ocasiones?
• Transparencia: ¿usted o el beneficiario sentirían vergüenza si su gerente, sus colegas o alguien externo del Grupo se enterara sobre los artículos de G&E? En caso afirmativo, no es apropiado.

Las empresas del Grupo no deben ofrecer ni prometer a nuestros auditores externos independientes ningún artículo de G&E que pudiera crear un conflicto de interés o poner su independencia en riesgo (consulte el G&E Procedure sobre los auditores externos). KPMG es el auditor externo independiente del Grupo y de la mayoría de las empresas que lo componen.

Podemos ofrecer cualquier artículo de G&E a Partes interesadas del sector privado, o aceptarlas de su parte, sin aprobación previa, siempre que:

• esté por debajo del valor límite de £200 por persona y por instancia (aplicar el tipo de cambio actual), y
• sea legal, poco frecuente y coherente con las prácticas comerciales razonables.

Debemos solicitar una aprobación previa por escrito a través del G&E Tracker:

• de nuestro superior directo para ofrecer o aceptar cualquier artículo de G&E que supere el límite de £200.

Siempre hay que tener en cuenta lo siguiente:

• a la hora de aprobar solicitudes, los aprobadores deben estar seguros de que el artículo de G&E propuesto no contraviene ninguna de las expectativas indicadas anteriormente y, en particular, de que el momento o el contexto general no puedan sugerir que una decisión se ha visto influida por el artículo de G&E;
• pueden existir circunstancias excepcionales en las que la aprobación previa no es posible. La aprobación debe solicitarse lo antes posible y en un máximo de siete días después de la entrega o la recepción del artículo de G&E, con una justificación por escrito indicando por qué no se solicitó ni obtuvo una aprobación previa;
• los superiores directos, previa consulta con el consejero legal local, determinarán qué hacer con los artículos de G&E ofrecidos o recibidos por empleados de empresas del Grupo que superen los límites aplicables. En general, se debe devolver o rechazar cualquier artículo de esta índole. En aquellos casos en los que fuera inapropiado rechazar o devolver el artículo de G&E, este puede aceptarse siempre y cuando pase a ser propiedad de la empresa del Grupo en cuestión;
• nunca debe tratar de eludir la obligación de obtener la necesaria aprobación para el artículo de G&E abonando personalmente o haciendo que otra persona abone su valor;
• todos los artículos de G&E se contabilizarán de acuerdo con las políticas y los procedimientos de gastos empresariales correspondientes;
• en ningún caso se ofrecerán invitaciones pagadas por BAT sin la presencia de personal de BAT en ellas;
• para evitar dudas, los artículos de G&E no deben dividirse en cantidades/valores más pequeños con el fin de eludir los límites establecidos en el presente capítulo;
• en general, los artículos de G&E deben dirigirse a aquellas personas con las que BAT mantiene una relación comercial y no a sus amigos o parientes. Si un amigo, pariente u otro invitado de un individuo asiste a un evento, los costos deberán agregarse a efectos de los límites establecidos en este capítulo;
• consulte el G&E Procedure para obtener más información sobre las autorizaciones excepcionales y generales que pueden estar disponibles en ciertas circunstancias, y
• encontrará más información disponible en el G&E Procedure y las Preguntas Frecuentes sobre artículos de G&E.

No existen restricciones para la aceptación por parte de los empleados de artículos de G&E de una empresa del Grupo. Las empresas del Grupo deben asegurarse de que tales artículos de G&E sean legítimos, apropiados y proporcionados.

Cada una de las empresas del Grupo será responsable del mantenimiento y la supervisión del G&E Tracker para los funcionarios públicos, y garantizará que se mantenga en dicho registro un historial de los artículos de G&E para el sector privado y de todos los artículos de G&E que superen los límites establecidos.