Afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, nous sommes tenus de conserver certaines informations pendant des périodes déterminées et de ne pas les supprimer ou les éliminer avant l’expiration des périodes de conservation. Les exemples incluent (mais sans s’y limiter) les informations fiscales, les états financiers, les contrats ou les accords, certaines informations marketing et la documentation des ressources humaines. De plus, les lois sur la protection de la vie privée pourraient indiquer que nous ne pouvons pas conserver les informations des personnes plus longtemps que nécessaire.

Nous sommes tous responsables de la gestion des dossiers et des informations conformément à la procédure de gestion des dossiers et des informations du Groupe, qui définit les règles applicables à tous les employés. Il est également important que nous reconnaissions que certains dossiers et informations peuvent devoir être conservés au-delà de la période de conservation normale pour des raisons juridiques, comme ceux qui font l’objet d’une « ordonnance de rétention ». Si l’on vous informe que vous détenez des informations faisant l’objet d’une ordonnance de rétention, vous ne devez en aucun cas les modifier, les détruire ou les supprimer.

Dans le cadre de nos efforts de collaboration avec nos collègues et des tiers, les applications de communication non-BAT hébergées par des tiers, telles que les applications de Instant Messaging ou de courrier électronique personnel, peuvent constituer un canal de communication populaire.

Cependant, l’utilisation d’applications de communication tierces à des fins professionnelles peut présenter des risques pour la société sur le plan de de la cybersécurité et de notre capacité à respecter les obligations en matière de gestion des dossiers et des informations.

Nous reconnaissons qu’il existe des cas exceptionnels où l’utilisation de ces canaux de communication peut s’avérer indispensable (par exemple, la diffusion de messages à des fins de santé et de sécurité lorsqu’aucun autre canal n’est disponible). Ces exceptions sont définies dans la procédure de gestion des dossiers et des informations du Groupe.

À l’exception des cas autorisés, l’utilisation d’applications de communication tierces pour toute communication liée au travail est strictement interdite.

Toutes les transactions et tous les contrats doivent être dûment autorisés à tous les niveaux et enregistrés de manière précise et complète.

Tous les contrats conclus par les sociétés du Groupe, que ce soit avec une autre société du Groupe ou un tiers, doivent être attestés par écrit.

Si nous sommes responsables de la préparation, de la négociation ou de l’approbation d’un contrat au nom d’une société du Groupe, nous devons nous assurer qu’il est approuvé, signé et enregistré conformément à la politique et aux procédures d’approbation des contrats.

Tous les documents préparés par une société du Groupe dans le cadre de la vente de ses produits, que ce soit sur le marché intérieur ou à l’exportation, doivent être exacts, complets et donner une image fidèle de la transaction.

Tous les documents doivent être conservés (ainsi que la correspondance pertinente), en cas d’inspection éventuelle par les autorités fiscales, douanières ou autres, conformément aux exigences de la procédure de gestion des dossiers et des informations du Groupe et à toutes les lois locales applicables.

Nous devons coopérer pleinement avec les vérificateurs externes et internes du Groupe et veiller à ce que toutes les informations qu’ils détiennent et qui sont importantes pour la vérification d’une société du Groupe (informations de vérification pertinentes) soient mises à la disposition des vérificateurs externes de cette société.

Notre obligation de coopérer pleinement avec les vérificateurs externes est assujettie à des contraintes légales, par exemple dans le cas de documents juridiquement privilégiés.

Autrement, nous devons répondre rapidement à toute demande des vérificateurs externes et leur permettre d’avoir accès pleinement et sans restriction au personnel et aux documents pertinents.

Nous ne devons en aucun cas fournir aux vérificateurs externes ou internes des informations dont nous savons (ou devrions raisonnablement savoir) qu’elles sont trompeuses, incomplètes ou inexactes.

Les données financières (par exemple les livres comptables, les registres et les comptes) doivent être conformes à la fois aux principes comptables généralement acceptés et aux politiques et procédures du Groupe en matière de comptabilité et d’établissement de rapports.

Les données financières des sociétés du Groupe doivent être maintenues en conformité avec les principes comptables généralement acceptés qui s’appliquent dans leur pays d’origine.

Pour les rapports du Groupe, les données doivent être conformes aux principes comptables (IFRS) et aux procédures du Groupe.