Lors de votre première embauche au sein du BAT, ou dès qu’un conflit survient, vous devez le divulguer sur le portail SoBC . Si vous n’avez pas accès au portail SoBC, vous devez signaler la situation à votre cadre hiérarchique.

Si vous n’êtes pas certain(e) de l’existence d’un conflit, vous devez quand même le divulguer. Tout semblant de conflit d’intérêts, même s’il n’existe pas, peut susciter des inquiétudes. Il est préférable d’opter pour la divulgation, afin que la direction soit informée de la situation.

Après la divulgation, votre cadre hiérarchique évaluera si le conflit en question présente un risque potentiel pour le BAT, et si des mesures doivent être prises pour gérer ou atténuer tout risque. Dans certains cas, le risque pour les intérêts de BAT peut être si minime qu’aucune mesure ne doit être prise.

En revanche, si les intérêts de BAT risquent d’être affectés négativement par le conflit, il peut s’avérer nécessaire d’imposer des conditions. Il peut s’agir de modifications de votre poste, de votre ligne hiérarchique ou de vos responsabilités en matière de comptes, ou de l’obligation de vous abstenir de traiter avec un client ou un fournisseur particulier, ou encore de ne pas avoir de relation de supervision avec un employé de BAT.

Si vous êtes un cadre hiérarchique et que vous n’êtes pas certain(e)que l’intérêt déclaré présente un risque ou nécessite des conditions pour l’atténuer, vous devez lire la rubrique Conflits d’intérêts : Guide à l’intention de la direction et, si vous n’êtes toujours pas certain(e), demandez l’avis de votre direction ou de votre conseiller juridique local.

Les administrateurs des sociétés du Groupe doivent divulguer les conflits au conseil d’administration de la société et demander l’approbation formelle de ce dernier lors de sa prochaine réunion.

Nous devons également revoir et mettre à jour régulièrement tous les conflits divulgués et les conditions d’atténuation requises.

Les gestionnaires doivent s’assurer que tous les conflits d’intérêts qui leur sont divulgués sont saisis sur le portail SoBC ou, lorsque les employés n’ont pas accès au portail SoBC, notifiés à leur conseiller juridique local ou au secrétaire de la société.

Voici quelques-uns des types de conflits d’intérêts les plus courants. D’autres situations peuvent également créer des conflits d’intérêts. Si vous vous demandez si votre situation particulière crée un conflit d’intérêts, veuillez en parler à votre cadre hiérarchique ou au conseiller juridique.

La collaboration avec des parents proches peut créer des conflits d’intérêts, que le parent proche soit également un employé du Groupe, qu’il travaille pour l’un de nos concurrents ou partenaires commerciaux, ou qu’il soit un agent public susceptible d’avoir un impact sur les activités du BAT.

Vous devez signaler si vous avez des parents proches qui travaillent au sein du Groupe. Les relations intimes avec d’autres personnes travaillant chez BAT peuvent également conduire à un conflit d’intérêts réel ou apparent. Si vous vous trouvez dans une telle situation, vous devez divulguer cette relation.

Dans le cadre de votre travail, vous ne devez pas avoir la possibilité d’embaucher, de superviser, d’affecter les conditions d’emploi ou d’influencer la gestion de proches parents ou de personnes avec lesquelles vous entretenez une relation intime. Il n’est pas acceptable qu’un cadre hiérarchique et un subordonné soient des proches parents ou entretiennent une relation intime. Votre gestionnaire vous informera des mesures d’atténuation à prendre dans votre cas particulier.

Vous devez également déclarer si vous entretenez une relation intime avec un parent proche qui, à votre connaissance, travaille ou fournit des services pour un concurrent, un fournisseur, un client, un investisseur communautaire ou une autre entreprise ou organisation avec laquelle le Groupe entretient des relations importantes, ou si vous avez un intérêt financier important dans une telle entreprise ou un tel organisme, ou si vous occupez un poste de direction dans une telle entreprise ou organisation.

Si vous avez des relations professionnelles avec un proche parent chez un client, un fournisseur ou un investisseur communautaire, ou avec une entreprise ou un investisseur communautaire dans lequel votre proche parent détient un intérêt financier important ou un poste de direction, la direction peut être amenée à modifier votre poste ou vos responsabilités en matière de comptes.

Vous devez également indiquer si des membres de votre famille proche sont des agents publics et s’ils occupent un poste dans lequel ils pourraient avoir une influence sur les activités de BAT.

Il n’est pas nécessaire que la personne en question soit un décideur de haut rang. Vous devez divulguer si l’agent public occupe un rôle dans lequel il pourrait avoir une influence sur les activités de BAT (cela exclut normalement, par exemple, un enseignant, un gardien de prison, un pompier ou une infirmière employée par l’État). Au moindre doute quant à la nécessité de divulguer des informations, veuillez consulter votre conseiller juridique local.

Vous devez divulguer, autant pour vous que pour tout parent proche vivant dans votre foyer :

• tout intérêt financier détenu chez un concurrent; et
• tout intérêt financier détenu chez un fournisseur ou un client si vous êtes impliqué dans les relations du Groupe avec ce fournisseur ou ce client ou si vous supervisez quelqu’un qui l’est.

Vous n’êtes pas tenu de déclarer les fonds communs de placement cotés en bourse, les fonds indiciels et les investissements communs similaires, lorsque vous n’avez pas votre mot à dire sur les investissements qui y sont inclus.

Par « intérêt financier important », on entend tout intérêt financier qui peut, ou semble, de l’avis de la société du Groupe, influer sur votre jugement.

Vous ne devez pas détenir d’intérêts financiers importants auprès :

• d’un fournisseur ou d’un client si vous êtes impliqué dans les relations du Groupe avec ce fournisseur ou ce client, ou si vous supervisez quelqu’un qui l’est; ou
• d’un concurrent du Groupe ou d’une entreprise menant des activités contraires aux intérêts du Groupe.

Vous pouvez être autorisé à conserver un intérêt financier important auprès d’un concurrent, à condition que vous l’ayez acquis avant de rejoindre le Groupe, que vous l’ayez divulgué par écrit à votre entreprise employeur avant votre nomination et que votre entreprise employeur ne s’y soit pas opposée. La détention préalable d’un tel intérêt par un administrateur d’une société du Groupe doit être signalée à son conseil d’administration et faire l’objet d’un procès-verbal lors de la réunion suivante du conseil d’administration.

En cas de doute, demandez conseil à votre conseiller juridique local.

Vous ne devez pas travailler pour le compte ou au nom d’un tiers sans avoir au préalable fait part de votre intention de le faire et obtenu l’approbation écrite de votre hiérarchie.

Si vous êtes un salarié à temps plein, ce travail ne doit pas prendre beaucoup de temps, ne doit pas se situer pendant les heures de travail convenues et ne doit pas avoir d’incidence sur vos performances ou nuire de quelque manière que ce soit à vos devoirs et responsabilités envers la société du Groupe.

Certaines situations ne sont jamais autorisées. Par exemple, vous ne pouvez pas travailler pour un concurrent d’une société du Groupe ou pour un client ou un fournisseur avec lequel vous êtes en contact dans le cadre de votre travail.

« Travailler pour le compte ou au nom d’un tiers » signifie accepter un second emploi, travailler comme directeur ou de consultant, ou fournir des services à une organisation extérieure au Groupe (y compris les organisations caritatives ou à but non lucratif). Cela n’inclut pas le travail bénévole non rémunéré que vous pouvez effectuer pendant votre temps libre, à condition que cela ne porte pas atteinte à vos devoirs et responsabilités envers le Groupe.

Bien que ces exemples présentent les types de conflits d’intérêts les plus courants, des conflits peuvent survenir dans toute une série d’autres situations. Par exemple, un conflit peut survenir lorsque des investissements communautaires (y compris des contributions caritatives) sont effectués par le Groupe en faveur d’une organisation avec laquelle vous avez des liens étroits, ou lorsque vous cherchez à saisir des possibilités commerciales pour votre bénéfice personnel, dont vous avez pris connaissance dans le cadre de votre travail pour BAT.

La question clé à se poser est de savoir si vos intérêts personnels ou ceux d’un parent proche pourraient entrer en conflit avec votre devoir d’agir au mieux des intérêts de BAT.