Les cadeaux et divertissements que vous offrez, donnez ou recevez doivent respecter ce qui suit :

• ne jamais être donnés/acceptés s’ils peuvent constituer des pots-de-vin et de la corruption, tels que définis dans le chapitre sur la lutte contre les pots-de-vin et la corruption de ce SoBC;
• être donnés/acceptés de manière ouverte;
• être légaux dans tous les territoires concernés et ne pas être interdits par l’organisation de l’autre partie;
• ne pas impliquer des parties engagées dans un processus d’appel d’offres ou de mise en concurrence;
• ne pas avoir, ou ne pas pouvoir être perçu comme ayant, un effet important sur une transaction impliquant une société du Groupe;
• ne pas être un cadeau en espèces ou un équivalent remboursable en espèces (bons, chèques-cadeaux, prêts ou titres);
• ne pas être demandés ou exigés;
• ne pas être offerts en échange de quelque chose (c’est-à-dire offert avec des conditions);
• ne pas être ou donner l’impression d’être somptueux ou inappropriés (irrespectueux, indécent, sexuellement explicites ou susceptibles de donner une mauvaise image d’une société du Groupe, compte tenu de la culture locale);
• être approuvés par écrit à l’avance (lorsque l’approbation est requise par le présent chapitre et/ou par des exigences locales supplémentaires);
• être comptabilisés conformément aux politiques et procédures applicables en matière de frais professionnels; et
• en outre, tous les cadeaux et divertissements dépassant le seuil fixé pour les fonctionnaires et les parties prenantes du secteur privé doivent être enregistrés et approuvés dans le système G&E Tracker.

Il est interdit de chercher directement ou indirectement à influencer un agent public ou à obtenir un avantage commercial spécifique en lui fournissant des cadeaux et divertissements (ou tout autre avantage personnel), ainsi qu’à un parent proche, à des amis ou à des associés.

L’engagement réglementaire fait partie de nos activités. Offrir ou recevoir des cadeaux et divertissements (dans les limites des seuils indiqués) dans ce contexte peut être autorisé. Il convient toutefois d’être particulièrement vigilant, car de nombreux pays n’autorisent pas leurs agents publics à accepter des cadeaux et divertissements, et les lois sur la lutte contre les pots-de-vin sont souvent strictes.

Nous pouvons offrir ou accepter des cadeaux et des divertissements à un agent public ou de sa part sans autorisation préalable, à condition que ces  cadeaux et divertissements soient :

• inférieurs au seuil de 20 £ par personne et par cas (ou l’équivalent local inférieur); et
• légal, peu fréquent et approprié.

Nous devons obtenir l’approbation écrite préalable de notre cadre hiérarchique et de notre conseiller juridique local, dans le cadre du G&E Tracker des cadeaux et divertissements, pour offrir des cadeaux et divertissements à des agents publics ou en recevoir de leur part (ou de leurs proches parents), dont la valeur dépasse le seuil de 20 £ et jusqu’à 200 £.

Le fait d’offrir des cadeaux et divertissements à un agent public ou d’en recevoir de sa part (ou de ses proches parents) dépassant 200 £ ne serait approprié que dans des circonstances exceptionnelles et nécessiterait une approbation préalable dans le système G&E Tracker (comme indiqué plus en détail dans la procédure relative aux G&E).

• Intention : L’intention est-elle uniquement d’établir ou de maintenir une relation d’affaires ou de faire preuve d’une courtoisie normale? Les cadeaux et divertissements visant à influencer l’objectivité du destinataire dans la prise d’une décision commerciale spécifique ne sont jamais appropriés
• Légalité : L’offre est-elle légale dans votre pays et dans celui de l’autre partie? Si tel n’est pas le cas, l’offre n’est pas appropriée.
• Valeur : La valeur marchande est-elle raisonnable (c’est-à-dire qu’elle n’est pas somptueuse/extravagante) et proportionnée à l’intention d’établir ou de maintenir une relation d’affaires ou d’offrir une courtoisie normale? Si tel n’est pas le cas, l’offre n’est pas appropriée.
• Fréquence : La société du Groupe a-t-elle donné des cadeaux et divertissements au bénéficiaire de manière peu fréquente?
• Transparence : Est-ce que vous ou le destinataire seriez embarrassé si votre responsable, vos collègues ou n’importe qui en dehors du Groupe venait à être au courant des cadeaux et divertissements? Si oui, l’offre n’est pas appropriée.

Les sociétés du Groupe ne doivent pas offrir ou promettre à nos vérificateurs externes indépendants des cadeaux et divertissements susceptibles de créer un conflit d’intérêts ou de mettre en péril leur indépendance.(voir la procédure relative aux cadeaux et divertissements pour de plus amples informations sur les cadeaux et divertissements impliquant des vérificateurs externes). KPMG est actuellement le vérificateur externe indépendant du Groupe et de la plupart de ses sociétés.

Nous pouvons offrir des cadeaux et divertissements à une partie prenante du secteur privé et en recevoir de sa part sans approbation préalable, à condition qu’ils soient :

• inférieurs au seuil de 200 £ par personne et par cas (ou l’équivalent local inférieur); et
• légaux, peu fréquents et conformes à des pratiques commerciales raisonnables.

Nous devons obtenir une autorisation écrite préalable par le biais du système G&E Tracker :

• de notre cadre hiérarchique pour l’offre ou l’acceptation de cadeaux et divertissements d’une valeur supérieure au seuil de 200 £.

Notez toujours :

• lorsqu’ils approuvent les demandes, les approbateurs doivent s’assurer que les cadeauxet divertissements proposés ne contreviennent à aucune des attentes énoncées ci-dessus et, en particulier, que le moment et/ou le contexte plus large ne peuvent être perçus comme laissant penser qu’une décision pourrait être influencée par les cadeaux et divertissements;
• il peut y avoir des circonstances exceptionnelles dans lesquelles l’approbation préalable n’est pas possible. L’approbation doit être demandée dès que possible, et au plus tard sept jours après l’envoi ou la réception des cadeaux et divertissements, et une justification écrite doit être fournie pour expliquer pourquoi l’approbation préalable n’a pas été demandée ou obtenue;
• les cadres hiérarchiques, en consultation avec le conseiller juridique local, détermineront ce qu’il convient de faire avec les cadeaux et divertissements offerts ou reçus par les employés des sociétés du Groupe qui dépassent les seuils applicables. En règle générale, ces cadeaux et divertissements doivent être refusés ou renvoyés. Si la pratique consistant à refuser ou renvoyer les  cadeaux et divertissements peut paraître inappropriée ou offensante, ces derniers peuvent être acceptés à condition qu’elles deviennent la propriété de la société du Groupe concernée;
• vous ne devez jamais vous soustraire à votre obligation d’obtenir l’approbation nécessaire pour des cadeauxet divertissements en les payant vous-même ou en les faisant payer par quelqu’un d’autre;
• tous les cadeaux et divertissements doivent être comptabilisés conformément aux politiques et procédures appropriées en matière de dépenses professionnelles;
• les divertissements ne doivent en aucun cas être données aux frais de BAT sans la présence d’un membre du personnel de BAT;
• pour éviter toute ambiguïté, les cadeaux et divertissements ne doivent pas être divisés en montants/valeurs plus petits afin de contourner les seuils fixés dans le présent chapitre;
• Les cadeaux et divertissements doivent généralement être destinés aux personnes avec lesquelles le BAT entretient une relation professionnelle et non à leurs amis ou à leurs proches. Toutefois, si des amis, des membres de la famille ou d’autres invités d’une personne assistent à un événement, les coûts doivent être agrégés aux fins de l’application des seuils indiqués dans le présent chapitre;
• se reporter à la procédure pour les cadeaux et divertissements pour plus d’informations sur les approbations exceptionnelles et  générales qui peuvent être possibles dans certaines circonstances limitées; et
• des informations complémentaires sont disponibles dans la procédure relative aux  cadeaux et divertissements et la FAQ sur les cadeaux et divertissements.

Il n’existe aucune restriction quant à l’acceptation par les employés de cadeaux et d’divertissements de la part d’une société du Groupe. Les sociétés du Groupe doivent s’assurer que ces cadeaux et divertissements sont légitimes, appropriés et proportionnés.

Chaque société du Groupe est responsable de la maintenance et de la surveillance du système G&E Tracker pour les agents publics et veille à ce qu’un registre des cadeaux et divertissements émanant du secteur privé et un registre de tous les cadeaux et divertissements dépassant les seuils soient tenus à jour dans le système G&E Tracker.