Fenntartjuk a jogot, hogy belső és/vagy külső értékelési és ellenőrzési programok keretében ellenőrizzük, betartják-e Beszállítóink a Kódexben szereplő követelményeket.

A Beszállítóknak az észszerűség határain belül teljes mértékben együtt kell működniük a Kódexhez kapcsolódó ellenőrzési tevékenységekben (függetlenül attól, hogy a Vállalatcsoport vagy a Vállalatcsoport által megbízott külső felek végzik-e azokat). Ennek keretében gondoskodniuk kell a releváns dokumentumok és adatok megőrzéséről a Vállalatcsoport és/vagy hatályos jogszabályok által megkívánt ideig, és független hozzáférést kell biztosítaniuk a releváns munkatársakhoz, helyszínekhez, dokumentumokhoz és adatokhoz.

Az ellenőrzésre a kereskedelmi szempontból kényes és/vagy bizalmas adatokra vonatkozó, jogos korlátozások ellenére is sor kerül. Ha ilyen eset áll fenn (és ha az ilyen információk vélhetően lényegesek az ellenőrzési tevékenység szempontjából), a Beszállítóknak a Vállalatcsoporttal együttműködve mindkét fél számára elfogadható mechanizmusokat kell azonosítaniuk az adatok biztonságos, jogszerű és törvényes közlésére.

A Beszállítók kötelesek támogatni a Kódexet és/vagy az SoBC-t vélhetően vagy ténylegesen sértő magatartás azonosítását, kivizsgálását, enyhítését, orvoslását és bejelentését.

Emiatt a Beszállítóknak a következő kötelezettségeknek kell eleget tenniük:

• eredményes panasztételi vagy azzal egyenértékű eljárásokat kell kialakítaniuk annak érdekében, hogy Munkavállalóik bizalmasan és a megtorlástól való félelem nélkül tehessenek fel kérdéseket, vethessenek fel aggályokat, és/vagy jelenthessék a gyanított vagy tényleges szabálysértéseket – magának a Beszállítónak vagy közvetlenül a Vállalatcsoportnak, mindehhez a névtelenség lehetőségét is biztosítva;
• haladéktalanul ki kell vizsgálniuk minden, a Kódex követelményeinek gyanított vagy tényleges megsértésével kapcsolatos, hiteles aggályt, és megfelelő lépéseket kell tenniük azért, hogy minden potenciális szabálysértést elkerüljenek, és/vagy minimalizálják a tényleges szabálysértések hatását; valamint
• a Kódex és/vagy az SoBC követelményeinek összes tényleges vagy gyanított megsértésével járó esetet jelenteniük kell a Vállalatcsoportnak a Hallassa a hangját szakaszban ismertetett módon, amint tudomást szereznek ezekről.

A Kódex vagy az SoBC követelményeinek összes tényleges vagy gyanított megsértésével járó eset a Beszállító szokásos csoportszintű kapcsolattartójának tudomására hozható, vagy a bizalmas, független szolgáltató által kezelt Speak Up (Hallassa a hangját) csatornáink egyikén is jelenthető itt:   www.bat.com/speakup.

Speak Up (Hallassa a hangját) csatornáinkat független szolgáltatók kezelik, és a hét minden napján, a nap 24 órájában elérhetők több helyi nyelven online, szöveges üzenetben és telefonos forróvonalakon keresztül. Ezek bizalmasan (sőt adott esetben névtelenül) használhatók, anélkül, hogy megtorlástól kellene tartani. Ha szívesebben használná a forródrótot, kiválaszthatja a webhelyen szereplő listán a saját helyszínét, és megtekintheti
az országához tartozó nemzetközi számot.

Önnek semmilyen megtorlásban nem lesz része (sem közvetlen, sem közvetett módon), amiért aggályokat vet fel a nem helyénvaló magatartás tényleges vagy gyanított eseteivel kapcsolatban. Még akkor sem, ha nem biztos benne, hogy valóban szabálysértés történt. Nem hunyunk szemet a megtorlás, a zaklatás vagy a viktimizáció felett, ha
valaki aggályt vet fel, segítséget nyújt az aggályaikat megfogalmazóknak, vagy közreműködik egy vizsgálatban.

Minden, a Kódex és/vagy az SoBC vélt vagy tényleges megsértésével kapcsolatos aggályt, állítást és bejelentést komolyan veszünk. Ezeket a kérdéseket indokolt esetben tisztességesen és objektíven vizsgáljuk ki a belső szabályzatainkkal és eljárásainkkal összhangban.

Más esetekben felkérhetjük a Beszállítót, hogy vizsgálja ki az esetet a saját eljárásainak megfelelően.

Ha a BAT megköveteli ezt, a Beszállítónak adott esetben (ha a titoktartás elve vagy más hatályos jogi követelmények ezt lehetővé teszik) fel kell vennie a kapcsolatot a BAT vállalattal, és tájékoztatnia kell minket a vizsgálat vagy adott esetben a korrekciós intézkedések hatóköréről, állapotáról és kimeneteléről, beleértve minden olyan szélesebb körű aggályt, problémát, valamint vélt vagy tényleges kedvezőtlen hatást, amelyre a vizsgálat során derül fény.

Ha egy Beszállító nem tartja be a Kódex valamelyik követelményét, a Vállalatcsoport fenntartja a jogot, hogy megkövetelje az érintett Beszállítótól a következőket:

• meghatározott és észszerű határidőn belül szemléltesse, milyen lényeges előrelépés történt a kérdéses követelmények betartása terén; és/vagy
• meghatározott és észszerű határidőn belül tegyen eleget a kérdéses követelményeknek.

A megfelelés súlyos, lényeges és/vagy tartós elmulasztása esetén, vagy ha a Beszállító más tekintetben is az elkötelezettség hiányáról tesz tanúbizonyságot, hosszú ideig nem tesz lépéseket, vagy nem javul a helyzet, fenntartjuk a jogot, hogy megszüntessük a kérdéses Beszállítóval fennálló üzleti kapcsolatot.