Untuk mematuhi kewajiban hukum dan regulasi, kita diwajibkan menyimpan informasi tertentu untuk periode waktu tertentu dan tidak boleh menghapus atau membuang informasi tersebut sebelum periode retensi tertentu kedaluwarsa. Contoh termasuk (tapi tidak dibatasi pada) informasi pajak, laporan keuangan, kontrak, atau perjanjian, informasi pemasaran tertentu, dan dokumentasi SDM. Selain itu, undang-undang privasi dapat mengatur bahwa kita tidak dapat menyimpan informasi seseorang lebih lama dari yang diperlukan.

Kita semua bertanggung jawab untuk mengelola catatan dan informasi sesuai dengan Prosedur Manajemen Catatan & Informasi Group (Records & Information Management Procedure) , yang menetapkan aturan untuk semua Karyawan. Sangat penting juga agar kita mengakui bahwa catatan dan informasi tertentu mungkin harus disimpan di luar periode retensi normal untuk alasan legal, misalnya yang terdapat di ‘Perintah Penyimpanan’. Jika Anda diberitahu bahwa Anda mungkin memiliki informasi yang tunduk pada Perintah Penahanan (Hold Order), Anda tidak boleh mengubah, memusnahkan, atau menghapusnya dengan cara apa pun.

Dalam upaya kita untuk berkolaborasi dengan rekan-rekan kita, aplikasi komunikasi non-BAT yang di-hosting oleh pihak ketiga, seperti aplikasi Pengiriman Pesan Instan atau aplikasi email pribadi, mungkin menjadi saluran yang biasa digunakan untuk komunikasi.

Namun, penggunaan Aplikasi Komunikasi Pihak Ketiga untuk bekerja dapat memiliki risiko bagi Perusahaan dalam konteks keamanan siber dan kemampuan kita untuk mematuhi kewajiban pengelolaan catatan dan informasi.

Kami mengakui bahwa ada kejadian luar biasa yang mana menggunakan saluran komunikasi semacam itu mungkin sangat diperlukan (mis. pengiriman pesan siaran untuk tujuan kesehatan dan keselamatan saat tidak ada saluran lain tersedia). Pengecualian ini ditetapkan di  Group Records & Information Management Procedure .

Selain untuk pengecualian yang diizinkan itu, dilarang keras menggunakan Aplikasi Komunikasi Pihak Ketiga untuk berkomunikasi terkait pekerjaan.

Seluruh transaksi dan kontrak harus diotorisasi pada semua tingkatan dan dicatat secara akurat dan lengkap.

Seluruh kontrak yang diadakan oleh suatu Perusahaan BAT Group, baik dengan Perusahaan BAT Group lainnya maupun pihak ketiga, harus dilakukan secara tertulis.

Jika kami bertanggung jawab untuk menyiapkan, menegosiasikan, atau menyetujui kontrak apa pun atas nama Perusahaan Group, kami harus memastikan bahwa kontrak tersebut disetujui, ditandatangani, dan dicatat sesuai dengan kebijakan dan prosedur persetujuan kontrak yang relevan.

Semua dokumen yang disiapkan oleh Perusahaan Group sehubungan dengan penjualan produknya, baik untuk domestik maupun ekspor, harus akurat, lengkap, dan memberikan gambaran yang tepat tentang transaksi tersebut.

Semua dokumentasi harus disimpan (bersama dengan korespondensi yang relevan), jika diperlukan untuk kemungkinan pemeriksaan oleh pajak, bea cukai, atau otoritas lain, sesuai dengan persyaratan Prosedur Manajemen Catatan & Informasi Group (Records & Information Management Procedure) dan undang-undang setempat yang berlaku.

Kita harus bekerja sama sepenuhnya dengan auditor eksternal dan internal BAT Group serta memastikan semua informasi yang mereka pegang dan relevan dengan audit Perusahaan BAT Group (informasi audit yang relevan) dapat tersedia untuk auditor eksternal perusahaan tersebut.

Kewajiban kita untuk bekerja sama sepenuhnya dengan auditor eksternal harus dilaksanakan berdasarkan batasan hukum, misalnya dalam hal dokumen yang dilindungi oleh hukum.

Di luar itu, kita harus segera menanggapi segala permintaan dari auditor eksternal dan memberikan mereka akses penuh ke staf dan dokumen terkait.

Dalam situasi apa pun kita tidak boleh memberikan informasi kepada auditor eksternal atau internal yang kami ketahui (atau seharusnya kami ketahui) menyesatkan, tidak lengkap, atau tidak akurat.

Data keuangan (misalnya buku, catatan, dan akun) harus sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di daerah setempat dan kebijakan serta prosedur akuntansi dan pelaporan Group.

Data keuangan Perusahaan Group harus dikelola sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di negara tempat perusahaan tersebut berdomisili.

Untuk pelaporan Group, data harus sesuai dengan kebijakan dan prosedur akuntansi (IFRS) Group.