Untuk mematuhi kewajiban hukum dan regulasi, kita diwajibkan menyimpan informasi tertentu untuk periode waktu tertentu dan tidak boleh menghapus atau membuang informasi tersebut sebelum periode retensi tertentu kedaluwarsa. Contoh termasuk (tapi tidak dibatasi pada) informasi pajak, laporan keuangan, kontrak, atau perjanjian, informasi pemasaran tertentu, dan dokumentasi SDM. Selain itu, undang-undang privasi dapat mengatur bahwa kita tidak dapat menyimpan informasi seseorang lebih lama dari yang diperlukan.

Kita semua bertanggung jawab untuk mengelola catatan dan informasi sesuai dengan  Group Records & Information Management Procedure , yang menetapkan peraturan untuk semua Karyawan. Sangat penting juga agar kita mengakui bahwa catatan dan informasi tertentu mungkin dibutuhkan untuk disimpan di luar periode retensi normal untuk alasan hukum, misalnya yang terdapat di ‘Hold Order’.

Dalam upaya kita untuk berkolaborasi dengan rekan-rekan kita, aplikasi komunikasi non-BAT yang di-hosting oleh pihak ketiga, seperti aplikasi Pengiriman Pesan Instan atau aplikasi email pribadi, mungkin menjadi saluran yang biasa digunakan untuk komunikasi.

Namun, penggunaan Aplikasi Komunikasi Pihak Ketiga untuk bekerja dapat memiliki risiko bagi Perusahaan dalam konteks keamanan siber dan kemampuan kita untuk mematuhi kewajiban pengelolaan catatan dan informasi.

Kami mengakui bahwa ada kejadian luar biasa yang mana menggunakan saluran komunikasi semacam itu mungkin sangat diperlukan (mis. pengiriman pesan siaran untuk tujuan kesehatan dan keselamatan saat tidak ada saluran lain tersedia). Pengecualian ini ditetapkan di  Group Records & Information Management Procedure .

Selain untuk pengecualian yang diizinkan itu, dilarang keras menggunakan Aplikasi Komunikasi Pihak Ketiga untuk berkomunikasi terkait pekerjaan.

Seluruh transaksi dan kontrak harus diotorisasi pada semua tingkatan dan dicatat secara akurat dan lengkap.

Seluruh kontrak yang diadakan oleh suatu Perusahaan BAT Group, baik dengan Perusahaan BAT Group lainnya maupun pihak ketiga, harus dilakukan secara tertulis.

Jika kita bertanggung jawab untuk menyiapkan, menegosiasikan, atau menyetujui suatu kontrak atas nama Perusahaan Group, pastikan kontrak tersebut telah disetujui, ditandatangani, dan dicatat sesuai dengan kebijakan dan prosedur persetujuan kontrak yang berlaku.

Seluruh dokumen yang disiapkan Perusahaan Group sehubungan dengan penjualan produknya, baik untuk pasar domestik maupun pasar ekspor, harus akurat, lengkap, dan menyajikan informasi yang benar mengenai transaksi tersebut.

Seluruh dokumen harus disimpan (beserta semua korespondensi terkait lainnya) jika diperlukan untuk mengantisipasi pemeriksaan oleh otoritas perpajakan, bea cukai, atau pihak berwenang lainnya sesuai dengan persyaratan  dalam Group Records & Information Management Procedure  dan hukum setempat yang berlaku.

Kita harus bekerja sama sepenuhnya dengan auditor eksternal dan internal BAT Group serta memastikan semua informasi yang mereka pegang dan relevan dengan audit Perusahaan BAT Group (informasi audit yang relevan) dapat tersedia untuk auditor eksternal perusahaan tersebut.

Kewajiban kita untuk bekerja sama sepenuhnya dengan auditor eksternal harus dilaksanakan berdasarkan batasan hukum, misalnya dalam hal dokumen yang dilindungi oleh hukum.

Di luar itu, kita harus segera menanggapi segala permintaan dari auditor eksternal dan memberikan mereka akses penuh ke staf dan dokumen terkait.

Kita sama sekali tidak boleh memberikan informasi kepada auditor eksternal atau internal yang kita ketahui (atau seharusnya kita ketahui) keliru, tidak lengkap, atau tidak akurat.

Data finansial (mis., pembukuan, catatan, dan rekening) harus mematuhi prinsip akuntansi yang berlaku umum serta kebijakan dan prosedur akuntansi BAT Group.

Data finansial milik Perusahaan BAT Group harus disimpan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di negara domisili.

Untuk pelaporan Group, data harus sesuai dengan kebijakan dan prosedur akuntansi (IFRS) Group.