Saat baru bergabung dengan BAT atau segera setelah terjadi conflict of interest, Anda harus melaporkannya di Portal SoBC. Jika Anda tidak memiliki akses ke Portal SoBC, laporkan situasi Anda kepada line manager.

Jika Anda tidak yakin apakah terjadi conflict of interest, Anda tetap harus mengungkapkannya. Adanya conflict of interest dapat menimbulkan perhatian walaupun konflik itu mungkin sebenarnya tidak ada. Anda harus sejelas-jelasnya dalam hal pengungkapan, sehingga manajemen tingkat lebih tinggi memahami situasinya.

Setelah pengungkapan, line manager Anda akan berdiskusi dengan Anda untuk menimbang apakah conflict of interest yang dilaporkan berpotensi menimbulkan risiko bagi BAT dan apakah ada langkah yang perlu diambil untuk mengatasi atau mengurangi risiko yang ditemukan. Dalam sejumlah kasus, risiko terhadap kepentingan BAT mungkin sangat kecil sehingga tidak ada tindakan yang perlu diambil.

Namun, jika kepentingan BAT dapat terdampak secara negatif oleh conflict of interest tersebut, mungkin ada tindakan yang perlu diambil. Ini dapat termasuk perubahan pada peran Anda atau jalur laporan atau tanggung jawab akun Anda, atau persyaratan agar Anda tidak ikut serta dalam menangani pelanggan atau Pemasok tertentu, atau agar Anda tidak memiliki hubungan pengawasan dengan Karyawan BAT.

Jika Anda adalah line manager, dan Anda tidak yakin apakah kepentingan yang dinyatakan menunjukkan risiko tertentu, atau memerlukan syarat untuk mengurangi dampaknya, Anda harus membaca   Conflicts of Interest: A Guide for Line Managers r , dan jika Anda masih tidak yakin, cobalah meminta saran dari manajemen di tingkat lebih tinggi atau Legal Counsel setempat Anda.

Direktur Perusahaan Group harus menyampaikan conflict of interest kepada, dan meminta persetujuan dari Direksi Perusahaan dalam rapat direksi berikutnya.

Kita juga harus secara berkala meninjau dan memperbarui conflict of interest yang diungkapkan dan syarat mitigasi yang diperlukan.

Manajer harus memastikan conflict of interest yang disampaikan kepada mereka juga dimasukkan ke Portal SoBC atau disampaikan kepada Legal Counsel setempat atau Company Secretary jika karyawan tidak memiliki akses ke Portal SoBC.

Berikut adalah beberapa jenis conflict of interest yang sering ditemukan. Situasi lain juga dapat menciptakan conflict of interest. Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai apakah situasi yang Anda alami dapat menimbulkan konflik kepentingan, silakan hubungi Penasihat Hukum atau line manager Anda.

Bekerja dengan Kerabat Dekat dapat menimbulkan konflik kepentingan, baik Kerabat Dekat tersebut juga merupakan karyawan BAT Group, bekerja untuk salah satu kompetitor atau mitra bisnis kita, atau Pejabat Publik yang dapat memengaruhi bisnis BAT.

Anda harus melaporkan jika memiliki Kerabat Dekat yang bekerja di BAT Group. Hubungan dekat dengan orang lain yang bekerja di BAT juga dapat menimbulkan conflict of interest atau kesan adanya conflict of interest. Jika Anda berada dalam situasi seperti itu, Anda perlu melaporkan hubungan tersebut.

Selama bekerja, Anda tidak boleh menjalankan wewenang untuk merekrut, mengawasi, menentukan syarat dan ketentuan pemberian kerja, atau memengaruhi pengelolaan Kerabat Dekat atau pihak yang memiliki hubungan dekat dengan Anda. Line manager dan bawahan tidak boleh merupakan Kerabat Dekat atau memiliki hubungan dekat. Manager Anda akan memberitahukan kepada Anda langkah-langkah mitigasi untuk situasi khusus yang Anda alami.

Anda juga harus melaporkan jika Anda memiliki hubungan dengan atau memiliki Kerabat Dekat yang, sepengetahuan Anda, bekerja atau memberikan layanan bagi, atau memiliki kepentingan finansial material, atau memiliki jabatan senior di kompetitor mana saja, Pemasok, pelanggan, Community Investment, atau bisnis lain yang memiliki transaksi signifikan dengan BAT Group.

Jika Anda terlibat dalam bisnis dengan Kerabat Dekat sebagai pelanggan atau pemasok, Community Investments, atau dengan suatu bisnis atau Community Investments yang di dalamnya Kerabat Dekat Anda memiliki kepentingan finansial material, manajemen mungkin perlu mengubah jabatan atau tanggung jawab akun Anda.

Anda juga harus melaporkan jika Anda memiliki Kerabat Dekat yang merupakan Pejabat Publik atau memiliki jabatan yang dapat berpengaruh terhadap bisnis BAT.

Individu tersebut tidak harus merupakan pembuat keputusan tingkat tinggi. Anda harus melaporkan jika Pejabat Publik tersebut memiliki jabatan yang dapat berpengaruh terhadap bisnis BAT (biasanya tidak mencakup, contohnya, guru sekolah, sipir, pemadam kebakaran, atau perawat yang dipekerjakan oleh negara). Jika Anda ragu apakah perlu melapor, konsultasikan dengan Legal Counsel setempat.

Anda harus melaporkan, mengenai diri Anda dan Kerabat Dekat yang berada dalam rumah tangga Anda:

• Terkait semua kepentingan finansial dengan kompetitor
• Terkait semua kepentingan finansial dengan pemasok atau pelanggan jika Anda terlibat dalam transaksi BAT Group dengan pemasok atau pelanggan atau jika Anda melakukan pengawasan terhadap orang yang terlibat dalam transaksi demikian

Anda tidak perlu melaporkan reksa dana yang diperdagangkan secara publik, reksa dana indeks, dan investasi gabungan serupa yang tidak memberi Anda kendali atas investasi yang disertakan.

“Kepentingan finansial material” berarti segala kepentingan finansial yang dapat, atau yang menurut pendapat perusahaan Group, dapat memengaruhi keputusan Anda.

Anda tidak boleh memiliki kepentingan finansial yang material dengan:

• Pemasok atau pelanggan jika Anda terlibat dalam transaksi BAT Group dengan pemasok atau pelanggan, atau melakukan pengawasan terhadap orang yang terlibat dalam transaksi demikian; atau
• kompetitor Group atau bisnis yang aktivitasnya berlawanan dengan kepentingan Group

Anda mungkin diizinkan untuk mempertahankan kepentingan finansial material dengan kompetitor jika Anda telah memilikinya sebelum bergabung dengan BAT Group, melaporkannya secara tertulis ke perusahaan yang merekrut Anda sebelum direkrut, dan perusahaan tersebut tidak berkeberatan. Kepemilikan kepentingan sebelumnya oleh direktur Perusahaan BAT Group harus dilaporkan kepada direksi dan dicatat dalam rapat direksi berikutnya.

Jika ada keraguan, konsultasikan dengan Legal Counsel setempat.

Anda tidak boleh bekerja untuk atau atas nama pihak ketiga tanpa terlebih dahulu melaporkan rencana tersebut dan mendapatkan persetujuan tertulis dari line management.

Jika Anda adalah karyawan purnawaktu, pekerjaan tersebut tidak boleh menyita waktu secara signifikan, tidak boleh dilakukan dalam jam kerja yang disetujui, dan tidak boleh memengaruhi kinerja Anda atau mengganggu tugas dan tanggung jawab Anda di Perusahaan BAT Group.

Beberapa situasi sama sekali tidak diizinkan. Contohnya, Anda tidak boleh bekerja untuk kompetitor Perusahaan Group atau pelanggan atau Pemasok yang bertransaksi dengan Anda dalam pelaksanaan pekerjaan Anda.

“Bekerja untuk atau atas nama pihak ketiga” berarti memiliki pekerjaan kedua, menempati jabatan sebagai direktur atau konsultan, atau memberikan layanan untuk organisasi di luar BAT Group (termasuk lembaga amal atau organisasi nirlaba). Ini tidak mencakup pekerjaan sukarela tanpa upah yang Anda lakukan di luar waktu kerja asalkan pekerjaan tersebut tidak mengganggu tugas dan tanggung jawab Anda di BAT Group.

Meskipun contoh-contoh berikut menjelaskan jenis conflict of interest yang paling sering ditemukan, hal tersebut dapat juga timbul dalam berbagai situasi lain. Misalnya, conflict of interest dapat terjadi jika Community Investment (termasuk kontribusi amal) dilakukan oleh Group pada organisasi yang mana Anda memiliki hubungan dekat dengannya, atau jika Anda berniat mengambil peluang bisnis untuk keuntungan Anda pribadi, yang mana Anda sadari melalui pekerjaan Anda di BAT.   Pertanyaan utamanya adalah apakah kepentingan pribadi atau hubungan Kerabat Dekat itu dapat menimbulkan konflik untuk bertindak sesuai kepentingan terbaik BAT.

Jika penilaian atau pengambilan keputusan Anda sebagai wakil dari BAT dapat terdampak oleh kepentingan pribadi, Anda perlu melaporkan kepentingan tersebut.