当社の法的および規制上の義務を遵守するため、特定の情報を定められた期間保存することが義務付けられており、保存期間が満了する前にそのような情報を削除または処分してはなりません。例えば、税務情報、財務諸表、契約書または合意書、特定のマーケティング情報、および人事文書が含まれます（これらに限定されません）。また、個人情報保護法により、必要以上の期間、個人情報を保有することができない場合があります。

全従業員に対する規則を定めた グループ記録・情報管理手順 に従って記録と情報を管理する責任があります。また、特定の記録や情報は、「ホールド・オーダー」に基づくものなど、法的な理由から通常の保存期間を超えて保存する必要があることを認識することも重要です。ホールド・オーダーの対象となる情報を保有している可能性があることを知らされた場合、その情報をいかなる形でも変更、破棄、削除してはなりません。

同僚や第三者と協力するために、インスタント・メッセー ジや個人用電子メール・アプリケーションなど、第三者がホス トするBAT以外の通信アプリケーションは、一般的なコミュニケーショ ン・チャネルになり得ます。

しかし、サードパーティの通信アプリケーショ ンを業務に使用することは、サイバーセキュリティや、記録・情報管理義務の遵守という観点から、当社にリスクをもたらす可能性があります。

このような通信チャネルを使用することが決定的に必要とされる例外的な場合があることを認識しています（例えば、他のチャネルが利用できない場合、安全衛生目的のブロードキャストメッセージなど）。これらの例外は、 グループ記録・情報管理手順 に定められています。

許可された例外を除き、業務関連の通信に第三者の通信アプリケーションを使用することは固く禁じられています。

すべての取引と契約は、すべてのレベルで適切に承認され、正確かつ完全に記録されなければなりません。

グループ会社が締結するすべての契約は、他のグループ会社または第三者との契約であるかを問わず、書面によって証明されなければなりません。

グループ会社を代表して契約の準備、交渉、承認に責任を負う場合、関連する契約承認方針と手続きに従って承認、署名、記録されることを確認することが必要です。

製品の販売に関連してグループ会社が作成するすべての書類は、国内向けか輸出向けかを問わず、正確かつ完全であり、取引の適切な見解を示すものでなければなりません。

すべての文書は、税務、通関、その他の当局による検査のために必要な場合には、 グループ記録・情報管理手順 および適用される現地の法律の要件に沿って、（関連する通信文書とともに）保管されなければなりません。

私たちは、グループの外部監査人および内部監査人に全面的に協力し、グループ会社の監査に関連する監査人が保有するすべての情報（関連監査情報）を、その会社の外部監査人が利用できるようにします。

外部監査人に全面的に協力する義務は、法的制約の対象となります。例えば、法的特権文書の場合などです。

いかなる状況においても、誤解を招く、不完全、または不正確であることを知っている（または合理的に知るべき）情報を、社外監査人または社内監査人に提供すべきではありません。

財務データ（帳簿、記録、勘定など）は、一般に公正妥当と認められた会計原則と、当グループの会計・報告方針および手続きの両方に適合していなければなりません。

グループ会社の財務データは、その所在国で適用されている一般に公正妥当と認められた会計原則に沿っ て管理されなければなりません。

グループ報告の場合、データはグループの会計方針（IFRS）と手続きに沿ったものでなければなりません。