우리는 법적 및 규제적 의무를 준수하기 위해 특정 정보를 정해진 기간 동안 보관해야 하며, 보관 기간이 만료되기 전에는 해당 정보를 삭제하거나 폐기해서는 안 됩니다. 해당 정보에 대한 예시에는 세금 정보, 재무제표, 계약 또는 협정, 특정 마케팅 정보, 인사 문서 등이 있지만 이에 국한되지 않습니다. 또한 사생활 보호법은 우리가 필요로 하는 개인 정보들을 장기간 보유할 수 없다는 것을 의미할 수도 있습니다.

모든 임직원은 자신에게 적용되는 기록관리 정책 및 절차를 숙지하여야 합니다 또한 ‘증거보존 통지’와 같이 법적인 이유로 특정 기록 및 정보를 일반 보존 기간을 초과하여 보관해야 할 수도 있음을 인식해야 합니다. 증거보존 통지의 대상이 되는 정보가 있을 수 있음을 알게 된 경우에는 어떠한 방법으로도 정보를 변경, 파기 또는 삭제해서는 안 됩니다.

동료 및 제3자와 협력하기 위한 노력으로 인스턴트 메시징 또는 개인 이메일 애플리케이션과 같이 제3자가 호스팅하는 비-BAT 통신 애플리케이션이 선호될 수 있습니다.

그러나 제3자 통신 애플리케이션을 업무에 사용하는 것은 사이버 보안 및 기록 및 정보 관리 의무를 준수하는 회사에 위험을 초래할 수 있습니다.

우리는 그러한 통신 채널을 사용하는 것이 필수적인 예외의 경우가 있다는 것을 알고 있습니다 (예: 다른 채널을 사용할 수 없는 경우 건강 및 안전 목적의 알림 메시지). 이러한 예외 사항은 그룹 기록 및 정보 관리 절차에 명시되어 있습니다.

허용된 예외의 경우를 제외하고는 업무 관련 통신에 타사 통신 응용 프로그램을 사용하는 것은 엄격히 금지됩니다.

모든 거래와 계약은 모든 단계에서 적절한 승인을 받아야 하고, 정확하고 완전하게 기록되어야 합니다.

그룹사가 다른 그룹사 혹은 외부의 제3자와 체결하는 모든 계약은 서면으로 그 증거를 남겨야 합니다.

그룹사를 대표하여 계약의 작성, 협상,승인 업무를 담당하는 임직원은 해당 업무가 관련 계약 승인 정책 및 절차에 따라 승인, 서명, 기록되었는지 확인해야 합니다.

그룹사가 국내외 시장에서의 제품판매와 관련하여 작성한 모든 문서는 정확하고 완전하며, 해당 거래에 대해 적절한 관점을 제공해야 합니다.

세금, 세관 기타 당국의 검사에 필요한 경우, 모든 문서는 그룹 기록 관리 절차 및 해당 지역 법률의 요구 사항에 따라 (관련 업무연락과 함께) 보관해야 합니다.

임직원은 그룹의 내부감사 및 외부감사인과 적극 협조하여, 본인이 보유한 정보 중 그룹사에 대한 감사와 관련이 있는 모든 정보(“감사관련정보”)가 해당 그룹사의 외부 감사인에게 제공되도록 하여야 합니다.

법적비밀특권(legally privileged) 문서의 경우처럼, 법규정상 외부 감사인에게 제공할 의무로부터 면제되는 정보도 있습니다.

위에 해당하지 않는 이상, 임직원은 외부 감사인의 모든 요청에 즉각 응답하고 관련 직원 및 정보에 대한 완전하고 무제한적 접근을 허용해야 합니다.

어떠한 경우라도 임직원은 오해의 소지가 있거나, 불완전하거나, 부정확하다고 알고 있는 (혹은 마땅히 알아야 하는)정보를 외부감사인 혹은 내부감사에게 제공해서는 안 됩니다.

재무 데이터(회계장부, 기록 및 계정 등)는 일반적으로 인정되는 회계원칙(GAAP)과 그룹의 회계 및 보고 관련 정책 및 절차 모두를 준수해야 합니다.

그룹사의 재무 데이터는 개별 그룹사의 법인 등록지 국가에서 적용되는 일반적으로 인정되는 회계원칙(GAAP)에 따라 기록 및 관리합니다.

데이터는 그룹 보고를 위해 그룹 회계 정책(IFRS) 및 절차에 따라 기록 및 관리합니다.