Aby możliwe było zapewnienie zgodności z naszymi zobowiązaniami prawnymi i regulacyjnymi, jesteśmy zobowiązani do przechowywania pewnych informacji przez określony czas i nie wolno nam usuwać ani niszczyć takich informacji przed upływem okresów przechowywania. Są to w szczególności informacje podatkowe, sprawozdania finansowe, kontrakty lub umowy, niektóre informacje marketingowe i dokumentacja kadrowa. Ponadto przepisy o ochronie prywatności mogą oznaczać, że nie możemy przechowywać informacji o użytkownikach dłużej niż to konieczne.

Wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za zarządzanie dokumentacją i informacjami zgodnie z  Procedurą zarządzania dokumentacją i informacjami Grupy , która określa zasady obowiązujące wszystkich pracowników. Ważne jest również, abyśmy zdawali sobie sprawę, że niektóre zapisy i informacje mogą wymagać przechowywania przez czas dłuższy niż zwykły okres przechowywania ze względów prawnych, takich jak objęcie „nakazem zabezpieczenia dokumentów”. Jeśli pracownik zostanie poinformowany, że może dysponować informacjami podlegającymi nakazowi zabezpieczenia dokumentów, nie może ich w żaden sposób zmieniać, niszczyć ani usuwać.

W ramach naszych działań na rzecz pracy z naszymi współpracownikami i podmiotami zewnętrznymi aplikacje komunikacyjne inne niż BAT hostowane przez podmioty zewnętrzne, takie jak komunikatory internetowe lub osobiste aplikacje e-mail, mogą być popularnym kanałem komunikacji.

Jednak wykorzystywanie aplikacji komunikacyjnych podmiotów zewnętrznych do pracy może stwarzać ryzyko dla Spółki w kontekście cyberbezpieczeństwa i naszej zdolności do realizacji obowiązków w zakresie zarządzania dokumentacją i informacjami.

Zdajemy sobie sprawę z tego, że istnieją wyjątkowe sytuacje, w których korzystanie z takich kanałów komunikacji może być bezwzględnie konieczne (np. nadawanie wiadomości w celach związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem, gdy żaden inny kanał nie jest dostępny). Wyjątki te opisano w  Procedurze zarządzania dokumentacją i informacjami Grupy .

Poza dozwolonymi wyjątkami korzystanie z aplikacji komunikacyjnych podmiotów zewnętrznych do komunikacji związanej z pracą jest surowo zabronione.

Wszystkie transakcje i umowy muszą być odpowiednio autoryzowane na wszystkich poziomach, a także dokumentowane w sposób pełny i dokładny.

Wszystkie umowy zawierane przez spółki należące do Grupy, czy to z inną spółką Grupy, czy z podmiotem zewnętrznym, muszą być udokumentowane na piśmie.

Osoby odpowiedzialne za przygotowanie, negocjowanie lub zatwierdzenie jakiejkolwiek umowy w imieniu spółki należącej do Grupy, muszą się upewnić, że umowa została zatwierdzona, podpisana i udokumentowana zgodnie z odpowiednią polityką i procedurami zatwierdzania umów.

Wszystkie dokumenty przygotowywane przez spółkę Grupy w związku ze sprzedażą jej produktów, czy to na rynek krajowy, czy z myślą o eksporcie, muszą być dokładne, kompletne i dawać właściwy obraz transakcji.

Należy zachować całą dokumentację (wraz z odpowiednią korespondencją), jeśli jest to wymagane na potrzeby ewentualnej kontroli podatkowej, celnej lub innych działań tego rodzaju, zgodnie z wymogami  Procedury zarządzania dokumentacją i informacjami Grupy  oraz wszelkimi obowiązującymi przepisami lokalnymi.

Musimy w pełni współpracować z audytorami zewnętrznymi i wewnętrznymi Grupy i zadbać o to, aby wszystkie dostępne im informacje istotne dla audytu dowolnej spółki należącej do Grupy (istotne informacje audytowe) zostały udostępnione audytorom zewnętrznym tej spółki.

Obowiązek pełnej współpracy z audytorami zewnętrznymi podlega ograniczeniom prawnym, na przykład w przypadku dokumentów prawnie uprzywilejowanych.

W każdym innym przypadku należy niezwłocznie reagować na wszelkie żądania zewnętrznych audytorów i umożliwiać im pełny i nieograniczony dostęp do odpowiednich pracowników oraz dokumentów.

W żadnym wypadku nie wolno przekazywać audytorom zewnętrznym lub wewnętrznym informacji, o których wiemy (lub powinniśmy wiedzieć), że wprowadzają w błąd, są niekompletne lub niedokładne.

Dane finansowe (np. księgi, ewidencje i rachunki) muszą być zgodne zarówno z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości, jak i z polityką i procedurami rachunkowości oraz sprawozdawczości Grupy.

Dane finansowe spółek Grupy muszą być prowadzone zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości obowiązującymi w kraju ich prowadzenia.

W przypadku sprawozdawczości Grupy dane muszą być zgodne z zasadami i procedurami rachunkowości Grupy (MSSF).