Konflikt interesów należy zgłosić w portalu SoBC podczas dołączania do BAT lub gdy tylko on wystąpi. Jeśli nie masz dostępu do portalu SoBC, poinformuj o tym swojego przełożonego.

Jeśli nie masz pewności, czy konflikt istnieje, i tak należy go ujawnić. Możliwość pojawienia się konfliktu interesów będzie budzić obawy, nawet jeśli w rzeczywistości problem nie występuje. Lepiej ujawnić potencjalny konflikt. Dzięki temu będzie można poinformować o sytuacji kierownictwo wyższego szczebla.

Po ujawnieniu potencjalnego konfliktu Twój bezpośredni przełożony powinien ocenić, czy dana sytuacja stwarza w związku z możliwym konfliktem jakiekolwiek potencjalne ryzyko dla BAT i czy konieczne będzie podjęcie kroków w celu zarządzania ryzykiem lub ograniczenia go. W niektórych przypadkach ryzyko dla interesów BAT może być tak niewielkie, że podejmowanie dodatkowych kroków okaże się zbędne.

Jeśli jednak konflikt może wpłynąć negatywnie na interesy BAT, wprowadzenie dodatkowych warunków może okazać się niezbędne. Zmiany mogą dotyczyć Twojej roli w firmie lub wprowadzenia nowej podległości służbowej, przemodelowania Twoich głównych obowiązków lub wstrzymania kontaktów z określonym klientem lub dostawcą bądź niebycia w relacji przełożony-podwładny w stosunku do pracownika BAT.

Jeśli jesteś bezpośrednim przełożonym i nie masz pewności, czy deklarowany konflikt interesów wiąże się z ryzykiem lub wymaga podjęcia działań ograniczających ryzyko, zapoznaj się z dokumentem  Konflikt interesów: przewodnik dla bezpośrednich przełożonych.  Jeśli nadal nie masz pewności, zasięgnij porady kierownictwa wyższego szczebla lub lokalnego radcy prawnego.

Dyrektorzy spółek należących do Grupy mają obowiązek ujawnić konflikty interesów zarządowi na najbliższym posiedzeniu i uzyskać jego formalną zgodę na dalsze działanie.

Musimy również dokonywać regularnych przeglądów i aktualizacji informacji o ujawnionych konfliktach i wymaganych warunkach łagodzących.

Przełożeni powinni upewnić się, że wszelkie ujawnione im konflikty interesów są wprowadzane do portalu SoBC lub, w przypadku gdy pracownicy nie mają dostępu do portalu SoBC, zgłaszane lokalnemu radcy prawnemu lub sekretarzowi spółki.

Poniżej przedstawiono niektóre z najczęstszych rodzajów konfliktów interesów. Inne sytuacje również mogą powodować konflikt interesów. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tego, czy dana sytuacja stwarza konflikt interesów, porozmawiaj ze swoim bezpośrednim przełożonym lub lokalnym radcą prawnym.

Praca z bliskimi krewnymi może powodować konflikt interesów, niezależnie od tego, czy bliska osoba jest również pracownikiem Grupy, pracuje dla jednego z naszych konkurentów lub partnerów biznesowych, czy też jest urzędnikiem państwowym, który może mieć wpływ na działalność BAT.

Musisz ujawnić, czy w Grupie pracują Twoi bliscy krewni. Bliskie relacje z innymi osobami pracującymi w BAT mogą również prowadzić do konfliktu interesów lub pojawienia się go. Jeśli znajdujesz się w takiej sytuacji, ujawnij taki związek.

W trakcie pracy nie powinny zachodzić sytuacje, w których będziesz mieć możliwości zatrudniania, nadzorowania, wpływania na warunki zatrudnienia czy wpływania na zarządzanie działaniami bliskich krewnych lub osób, z którymi pozostajesz w intymnej relacji. Niedopuszczalne są sytuacje, w których bezpośredni przełożeni i ich podwładni są w relacji rodzinnej lub intymnej. Twój przełożony poinformuje Cię o krokach łagodzących ryzyko w Twojej konkretnej sytuacji.

Musisz również ujawnić, czy pozostajesz w bliskim związku lub czy łączy Cię pokrewieństwo z osobą, która według Twojej najlepszej wiedzy pracuje lub świadczy usługi na rzecz jakiegokolwiek konkurenta, dostawcy, klienta, podmiotu zajmującego się Inwestycjami społecznymi lub innej firmy lub organizacji, z którą Grupa ma znaczące relacje, bądź ma w niej istotne udziały finansowe lub zajmuje w niej wysokie stanowisko.

Jeśli masz powiązania zawodowe z bliskim krewnym pracującym u klienta lub dostawcy lub w podmiocie zajmującym się Inwestycjami społecznymi lub z jakąkolwiek firmą lub podmiotem zajmującymi się Inwestycjami społecznymi, w których Twoi krewni posiadają udziały finansowe lub zajmują wyższe stanowisko, może zajść konieczność wprowadzenia zmian w pełnionych przez Ciebie obowiązkach. Za wprowadzanie tych zmian będzie odpowiadać kierownictwo.

Musisz również ujawnić, czy masz bliskich krewnych, którzy są urzędnikami państwowymi i pełnią funkcję, która może mieć wpływ na działalność BAT.

Taka osoba nie musi zajmować wysokiego stanowiska. Należy zgłaszać wszystkie te przypadki, w których urzędnik państwowy sprawuje urząd pozwalający mu wpływać na działalność BAT (zwykle nie dotyczy to takich osób jak na przykład nauczyciele, strażnicy więzienni, strażacy lub pielęgniarki zatrudnione w państwowym zakładzie opieki medycznej). Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, czy należy zgłaszać swoje powiązania, skonsultuj się z lokalnym radcą prawnym.

W imieniu swoim i wszystkich osób wchodzących w skład Twojego gospodarstwa domowego masz obowiązek ujawnić:

• wszystkie udziały finansowe w konkurencyjnych firmach; oraz
• wszelkie udziały finansowe u dostawców lub klientów, jeśli w ramach obowiązków służbowych utrzymujesz w imieniu Grupy kontakt z tym dostawcą lub klientem bądź nadzorujesz kogoś, kto to robi.

Nie musisz ujawniać notowanych na giełdzie funduszy inwestycyjnych, funduszy indeksowych i podobnych wspólnych inwestycji, w przypadku których nie masz wpływu na to, z jakimi inwestycjami są one powiązane.

„Istotne udziały finansowe” oznaczają wszelkie udziały finansowe, które mogą w opinii spółki należącej do Grupy wpłynąć na Twój osąd lub wydają się na niego wpływać.

Nie możesz posiadać istotnych udziałów finansowych w spółkach będących:

• dostawcą lub klientem, jeśli w ramach obowiązków służbowych utrzymujesz w imieniu Grupy kontakt z tym dostawcą lub klientem bądź nadzorujesz kogoś, kto to robi; lub
• konkurencją Grupy lub jakąkolwiek spółką prowadzącą działalność przeciwdziałającą interesom Grupy.

Możesz uzyskać prawo do zachowania istotnych udziałów finansowych w spółce konkurencyjnej, pod warunkiem, że stały się one Twoją własnością przed dołączeniem do Grupy, zostały ujawnione na piśmie spółce Cię zatrudniającej przed mianowaniem Cię na dane stanowisko, a spółka Cię zatrudniająca nie wyraża sprzeciwu. Dyrektor spółki należącej do Grupy, jeśli wcześniej wejdzie w posiadanie takiego udziału, musi zgłosić to jej zarządowi na najbliższym posiedzeniu zarządu i musi to zostać zaprotokołowane.

W razie jakichkolwiek wątpliwości zasięgnij dalszych wskazówek u lokalnego radcy prawnego.

Nie możesz pracować na rzecz podmiotów zewnętrznych lub w ich imieniu bez uprzedniego ujawnienia tego zamiaru i uzyskania pisemnej zgody bezpośredniego przełożonego.

Jeżeli jesteś pracownikiem pełnoetatowym, taka praca nie może zajmować Ci znacznej ilości czasu, nie powinna odbywać się w objętych umową godzinach pracy, nie powinna wpływać na Twoje wyniki ani w żaden sposób kolidować z Twoimi obowiązkami i odpowiedzialnością wobec spółki należącej do Grupy.

Niektóre sytuacje nigdy nie będą dopuszczalne. Na przykład nie możesz pracować dla konkurencji którejkolwiek ze spółek należących do Grupy, jej klienta lub dostawcy, z którym masz do czynienia w ramach obowiązków zawodowych.

„Praca na rzecz lub w imieniu podmiotu zewnętrznego” oznacza podjęcie drugiej pracy, pełnienie funkcji dyrektora lub konsultanta bądź świadczenie w inny sposób usług na rzecz dowolnej organizacji spoza Grupy (w tym organizacji charytatywnych lub non-profit). Pojęcie to nie obejmuje nieodpłatnej pracy wolontariackiej, którą możesz wykonywać w swoim czasie wolnym, o ile nie koliduje to z Twoimi obowiązkami i odpowiedzialnością wobec Grupy.

Wspomniane przykłady przedstawiają najczęstsze rodzaje konfliktów interesów, ale nie wyczerpują listy sytuacji potencjalnie konfliktowych. Na przykład konflikt interesów może powstać, gdy Grupa dokonuje Inwestycji społecznych (w tym darowizn na cele charytatywne) na rzecz organizacji, z którą masz bliskie powiązania, lub gdy starasz się wykorzystać okazje biznesowe, o których dowiadujesz się dzięki swojej pracy w BAT, dla własnej korzyści.  Kluczowym pytaniem, jakie należy sobie zadać w takiej sytuacji, jest: „Czy Twoje interesy lub interesy bliskiego krewnego mogą kolidować z Twoimi obowiązkami i działaniem w najlepszym interesie BAT?”.

Jeżeli Twoje interesy mogą mieć wpływ na Twój osąd lub podejmowane w imieniu BAT decyzje, należy je bezwarunkowo zgłosić.