Wszelkie świadczenia reprezentacyjne, które oferujesz, przekazujesz lub otrzymujesz:

• nie powinny być przekazywane/akceptowane, jeśli mogą stanowić formę łapówki lub przejaw korupcji w świetle rozdziału SoBC dotyczącego przeciwdziałaniu łapownictwu i korupcji;
• powinny być przekazywane/przyjmowane jawnie;
• powinny być zgodne z prawem we wszystkich odpowiednich jurysdykcjach  i nie być zakazane przez organizację drugiej strony;
• nie powinny dotyczyć podmiotów biorących udział w przetargu lub podobnym konkursie;
• nie powinny mieć istotnego wpływu na transakcję z udziałem jakiejkolwiek spółki należącej do Grupy lub być postrzegane jako takie;
• nie mogą być prezentem w postaci gotówki lub ekwiwalentu pieniężnego podlegającego wymianie (vouchery, bony upominkowe, pożyczki lub papiery wartościowe);
• nie mogą być wynikiem prośby lub żądania;
• nie mogą być oferowane za coś w zamian (tj. oferowane na określonych warunkach);
• nie mogą być lub sprawiać wrażenia nadmiernie kosztownych lub niestosownych (obraźliwych, nieprzyzwoitych, o wyraźnie seksualnym charakterze lub w inny sposób stawiających jakąkolwiek spółkę należącą do Grupy w złym świetle w kontekście zasad lokalnej kultury);
• muszą być zatwierdzone na piśmie z wyprzedzeniem (jeśli zapisy niniejszego rozdziału lub wymagania lokalne nakładają taki obowiązek);
• muszą być rozliczane zgodnie z obowiązującymi politykami i procedurami dotyczącymi wydatków biznesowych; oraz
• wszystkie świadczenia reprezentacyjne dla urzędników państwowych i interesariuszy z sektora prywatnego, których wartość przekracza progową, muszą zostać udokumentowane i zatwierdzone w rejestrze świadczeń reprezentacyjnych  (G&E Tracker) .

Nie wolno bezpośrednio ani pośrednio dążyć do wywierania wpływu na urzędnika państwowego lub uzyskania konkretnej korzyści biznesowej poprzez zapewnianie świadczeń reprezentacyjnych (lub oferowanie innych korzyści osobistych) jemu lub jego bliskim krewnym, przyjaciołom czy współpracownikom.

Zaangażowanie w sprawy regulacyjne jest częścią naszej działalności. Dostarczanie lub otrzymywanie świadczeń reprezentacyjnych (w ramach określonych progów) może być w tym kontekście dopuszczalne. Należy jednak zachować szczególną ostrożność, ponieważ wiele krajów nie zezwala urzędnikom państwowym na akceptowanie takich świadczeń, a przepisy antykorupcyjne są często surowe.

Możemy oferować wszelkie Świadczenia Reprezentacyjne Interesariuszom z Sektora Prywatnego lub przyjmować je od nich bez uprzedniej zgody, pod warunkiem że są one:

• poniżej wartości progowej 20 GBP na osobę na dany przypadek (lub niższego ekwiwalentu lokalnego); oraz
• zgodne z prawem, okazjonalne i odpowiednie.

W przypadku oferowania świadczeń reprezentacyjnych urzędnikom państwowym (lub ich bliskim krewnym) powyżej wartości progowej 20 GBP aż do wartości 200 GBP lub przyjmowania od nich takich świadczeń należy uprzednio uzyskać pisemną zgodę bezpośredniego przełożonego i lokalnego radcy prawnego w G&E Tracker.

Oferowanie świadczeń reprezentacyjnych urzędnikom państwowym (lub ich bliskim krewnym) lub otrzymywanie takich świadczeń od nich, jeśli ich wartość przekracza 200 GBP, będzie właściwe tylko w wyjątkowych okolicznościach i będzie wymagać uzyskania uprzedniej zgody w G&E Tracker (jak szczegółowo opisano w Procedurze dotyczącej świadczeń reprezentacyjnych).

• Cel:  Czy intencją jest jedynie zbudowanie lub utrzymanie relacji biznesowych, czy też okazanie zwykłej uprzejmości? Nigdy nie będą odpowiednie świadczenia reprezentacyjne mające na celu wpłynięcie na obiektywizm odbiorcy przy podejmowaniu konkretnej decyzji biznesowej.
• Legalność:  Czy jest to legalne w Twoim kraju i w kraju kontrahenta? Jeśli nie, oznacza to, że nie są odpowiednie.
• Wartość:  Czy wartość rynkowa jest uzasadniona (tj. nie jest wygórowana/przesadna) i proporcjonalna do zamiaru zbudowania lub utrzymania relacji biznesowych lub okazania zwykłej uprzejmości? Jeśli nie, oznacza to, że nie są odpowiednie.
• Częstotliwość:  Czy spółka należąca do Grupy rzadko przekazywała świadczenia reprezentacyjne odbiorcy?
• Przejrzystość:  Czy Ty lub odbiorca bylibyście zakłopotani, gdyby Twój przełożony, koledzy lub ktokolwiek spoza Grupy dowiedział się o tych świadczeniach reprezentacyjnych? Jeśli tak, oznacza to, że nie są odpowiednie.

Spółki należące do Grupy nie mogą oferować ani obiecywać niezależnym audytorom zewnętrznym żadnych form świadczeń reprezentacyjnych, które mogą powodować konflikt interesów lub zagrażać ich niezależności (w celu uzyskania dalszych wskazówek dotyczących świadczeń reprezentacyjnych na rzecz audytorów zewnętrznych patrz Procedura dotycząca świadczeń reprezentacyjnych). Obecnie niezależnym audytorem zewnętrznym Grupy i większości jej spółek jest KPMG.

Możemy oferować wszelkie świadczenia reprezentacyjne od interesariuszy sektora prywatnego lub przyjmować je od nich bez uprzedniej zgody, pod warunkiem że są one:

• poniżej wartości progowej 200 GBP na osobę na dany przypadek (lub niższego ekwiwalentu lokalnego); oraz
• zgodne z prawem, oferowane sporadycznie i odpowiednie w zakresie rozsądnej praktyki biznesowej.

Musimy uzyskać uprzednie pisemne zatwierdzenie za pośrednictwem G&E Tracker:

• naszego bezpośredniego przełożonego na oferowanie lub przyjmowanie wszelkich świadczeń reprezentacyjnych powyżej progu 200 GBP.

Zawsze pamiętaj:

• aby podczas występowania o zatwierdzenie wniosku mieć przekonanie, że proponowane świadczenia reprezentacyjne nie stoją w sprzeczności z oczekiwaniami sformułowanymi powyżej, a w szczególności, że czas ich wręczenia oraz szerszy kontekst nie będzie postrzegany jako mający wpływ na podejmowanie jakichkolwiek decyzji;
• mogą wystąpić wyjątkowe okoliczności, w których wstępne zatwierdzenie nie będzie możliwe. O zatwierdzenie należy wystąpić tak szybko, jak to możliwe i nie później niż siedem dni po przekazaniu lub otrzymaniu świadczeń reprezentacyjnych. Należy je złożyć z pisemnym uzasadnieniem, dlaczego nie wystąpiono wcześniej o wstępne zatwierdzenie lub go nie uzyskano;
• bezpośredni przełożeni, w porozumieniu z lokalnym radcą prawnym, ustalą, jak postępować ze świadczeniami reprezentacyjnymi oferowanymi lub otrzymywanymi przez pracowników spółki należącej do Grupy przekraczającymi obowiązujące progi. Ogólnie odmawia się ich przyjęcia lub je zwraca. Jeśli takie działanie byłoby niewłaściwe lub obraźliwe, takie świadczenia reprezentacyjne mogą zostać zaakceptowane jako własność odpowiedniej spółki należącej do Grupy;
• aby nigdy nie unikać obowiązku uzyskania niezbędnej zgody dla świadczeń reprezentacyjnych poprzez opłacenie ich osobiście lub za czyimś pośrednictwem;
• wszystkie wydatki na świadczenia reprezentacyjne muszą być rozliczane zgodnie z odpowiednimi politykami i procedurami dotyczącymi wydatków biznesowych;
• w żadnym wypadku Grupa BAT nie powinna ponosić kosztów świadczeń reprezentacyjnych, z których nie korzystają pracownicy BAT;
• nie należy dzielić wydatków na świadczenia reprezentacyjne na mniejsze kwoty w celu obejścia progów określonych w niniejszym rozdziale;
• świadczenia reprezentacyjne należy zasadniczo kierować do osób, z którymi BAT ma stosunki biznesowe, a nie do ich przyjaciół lub krewnych. Jeśli jednak znajomi, krewni lub inni goście danej osoby wezmą udział w takim wydarzeniu, poniesione koszty należy zsumować i tę sumę odnieść do progów określonych w niniejszym rozdziale;
• w celu uzyskania dalszych wskazówek dotyczących zatwierdzeń wyjątkowych i zatwierdzeń ogólnych, które mogą mieć zastosowanie w ograniczonych okolicznościach, należy odnieść się do  Procedury dotyczącej świadczeń reprezentacyjnych ; oraz
• dodatkowe informacje dostępne są w  Procedurze dotyczącej świadczeń reprezentacyjnych  oraz  Często zadawanych pytaniach dotyczących świadczeń reprezentacyjnych

Nie ma ograniczeń dotyczących przyjmowania przez pracowników świadczeń reprezentacyjnych pochodzących od spółki należącej do Grupy. Spółki należące do Grupy powinny zadbać o to, aby wszelkie takie świadczenia reprezentacyjne pozostawały zgodne z prawem, nie wykraczały poza dopuszczalne normy i miały proporcjonalną wartość.

Każda spółka należąca do Grupy jest odpowiedzialna za utrzymanie i monitorowanie G&E Tracker dla urzędników państwowych. Spółka ma też zadbać o to, aby rejestrowane świadczenia reprezentacyjne na rzecz sektora prywatnego oraz wszystkie świadczenia reprezentacyjne przekraczające wartości progowe były przechowywane w rejestrze świadczeń reprezentacyjnych.