Para cumprir nossas obrigações legais e normativas, somos obrigados a manter determinadas informações por períodos de tempo definidos e não devemos excluir nem descartar essas informações antes que tenham expirado os períodos de retenção. Os exemplos incluem (entre outros) informações fiscais, demonstrações financeiras, contratos ou acordos, determinadas informações de marketing e documentação de RH. Além disso, leis de privacidade poderão significar que não podemos manter as informações das pessoas por tempo superior ao necessário.

Somos todos responsáveis por gerenciar registros e informações em conformidade com o Procedimento de gerenciamento de informações e registros do Grupo, que estabelece as regras para todos os funcionários. É importante também que reconheçamos que determinados registros e informações podem requerer que o período de retenção seja superior ao normal por questões legais, como os relacionados a uma “Solicitação de retenção de registros”. Caso seja informado que possui informações sujeitas a uma Solicitação de retenção de registros, você não deve alterar, destruir nem excluir essas informações de nenhuma maneira.

Em nossos esforços para colaborar com nossos colegas e terceiros, os aplicativos de comunicações que não pertencem à BAT e que são hospedados por terceiros, como mensagens instantâneas ou aplicativos de e-mail pessoal, podem ser um canal popular para comunicação.

Entretanto, o uso de aplicativos de comunicações de terceiros para trabalho pode apresentar riscos à Empresa no contexto de segurança cibernética e nossa capacidade de cumprir as obrigações de gerenciamento de registros e informações.

Reconhecemos que existem ocasiões especiais em que o uso desses canais de comunicação pode ser extremamente necessário (por exemplo, transmissão de mensagens para fins de saúde e segurança quando não houver nenhum outro canal disponível). Essas exceções estão definidas no Procedimento de gerenciamento de registros e informações do Grupo.

Salvo as exceções permitidas, o uso de aplicativos de comunicações de terceiros para qualquer comunicação relacionada ao trabalho é estritamente proibido.

Todas as transações e contratos devem ser devidamente autorizados em todos os níveis e registrados com precisão e integridade

Todos os contratos celebrados por empresas do Grupo, seja com outra empresa do Grupo ou com terceiros, devem ter comprovação por escrito.

Caso sejamos responsáveis por preparar, negociar ou aprovar qualquer contrato em nome de uma empresa do Grupo, devemos garantir que ele seja aprovado, assinado e registrado de acordo com as políticas e os procedimentos pertinentes de aprovação de contratos.

Todos os documentos preparados por uma empresa do Grupo, relacionados com a venda de seus produtos, seja para o mercado nacional ou para exportação, devem ser precisos, completos e fornecer uma visão adequada da transação.

Toda a documentação deve ser mantida (junto com a correspondência relevante) quando necessário, para possível inspeção por autoridades fiscais, alfandegárias ou outras autoridades, de acordo com os requisitos dos Procedimentos de Gerenciamento de Registros e Informações do Grupo e todas as leis locais aplicáveis.

Devemos cooperar plenamente com os auditores externos e internos do Grupo e garantir que todas as informações mantidas por eles, que sejam úteis para a auditoria de qualquer empresa do Grupo (informações úteis para auditoria), sejam disponibilizadas para os auditores externos dessa empresa.

Nossa obrigação de cooperar plenamente com os auditores externos está sujeita a restrições legais, por exemplo, no caso de documentos legalmente confidenciais.

Caso contrário, devemos responder imediatamente a qualquer solicitação de auditores externos e permitir que tenham acesso total e irrestrito aos funcionários e documentos relevantes.

Em nenhuma circunstância devemos fornecer aos auditores externos ou internos informações que sabemos (ou deveríamos saber) serem enganosas, incompletas ou imprecisas..

Os dados financeiros (por exemplo, livros, registros e contas) devem estar em conformidade com os princípios contábeis aceitos de modo geral e com as políticas e procedimentos de contabilidade e relatórios do Grupo.

Os dados financeiros das empresas do grupo devem ser mantidos de acordo com os princípios contábeis aceitos de modo geral e vigentes em seu país de domicílio.

Para os relatórios do Grupo, os dados devem estar alinhados com as políticas e procedimentos contábeis (IFRS) do Grupo.