Pentru a ne respecta obligațiile juridice și de reglementare, suntem obligați să păstrăm anumite informații în anumite perioade de timp definite și nu trebuie să ștergem sau să eliminăm aceste informații înainte de expirarea oricăror perioade de păstrare. Exemplele includ (fără limitare) informațiile fiscale, situațiile financiare, contractele sau acordurile, anumite informații de marketing și documentația privind resursele umane. În plus, legislația privind confidențialitatea poate însemna că nu putem păstra informațiile persoanelor mai mult timp decât este necesar.

Suntem responsabili cu toții pentru gestionarea evidențelor și informațiilor în conformitate cu  Procedura de gestionare a documentelor și informațiilor la nivel de Grup , care stabilește regulile pentru toți angajații. De asemenea, este important să recunoaștem că poate fi necesar că anumite evidențe și informații să fie păstrate după o perioada de păstrare normală din motive juridice, precum cele în urma emiterii unui „Ordin de păstrare”. Dacă sunteți informat că este posibil să aveți informații care fac obiectul unui Ordin de păstrare, nu trebuie să le modificați, distrugeți sau ștergeți în nicio manieră.

În eforturile noastre de a colabora cu colegii și partenerii BAT, aplicațiile de comunicații non-BAT găzduite de către terțe părți, precum Mesageria instantanee sau aplicațiile e-mail personale, pot fi un canal popular pentru comunicare.

Cu toate acestea, utilizarea Aplicațiilor de comunicații terțe părți în scopuri profesionale poate prezenta riscuri pentru Companie în contextul securității cibernetice și capacității noastre de a respecta obligațiile de gestionare a evidențelor și informațiilor.

Recunoaștem că există ocazii excepționale în care utilizarea unor astfel de canale de comunicații poate fi esențială (de exemplu transmiterea unor mesaje în scopuri de protejare a sănătății și siguranței în situații în care niciun alt canal nu este disponibil). Aceste excepții sunt stabilite în  Procedura de gestionare a documentelor și informațiilor la nivel de Grup .

În afară de excepțiile respective permise, utilizarea aplicațiilor de comunicații ale unor terțe părți pentru orice comunicații profesionale este strict interzisă.

Toate tranzacțiile și contractele trebuie să fie autorizate corespunzător, la toate nivelurile, și înregistrate cu exactitate și în mod complet.

Toate contractele încheiate de companiile din cadrul Grupului, fie cu o altă companie din cadrul Grupului, fie cu o terță parte, trebuie să fie documentate în scris.

Dacă suntem responsabili pentru pregătirea, negocierea sau aprobarea oricărui contract în numele unei companii din cadrul Grupului, trebuie să ne asigurăm că acesta este aprobat, semnat și înregistrat în conformitate cu politica și procedurile relevante de aprobare a contractelor.

Toate documentele întocmite de o companie din cadrul Grupului în legătură cu vânzările produselor sale, fie interne, fie pentru export, trebuie să fie corecte, complete și să ofere o imagine corectă a tranzacției.

Trebuie să fie păstrată întreaga documentație (împreună cu corespondența relevantă) în cazul în care este necesar pentru o posibilă inspecție din partea autorităților fiscale, vamale sau a altor autorități, în conformitate cu cerințele  Procedurii de gestionare a documentelor și informațiilor Grupului  și cu orice alte legi locale aplicabile.

Trebuie să cooperăm pe deplin cu auditorii externi și interni ai Grupului și să ne asigurăm că toate informațiile deținute de aceștia, relevante pentru auditul oricărei companii din cadrul Grupului (informații de audit relevante), sunt puse la dispoziția auditorilor externi ai companiei respective.

Obligația noastră de a coopera pe deplin cu auditorii externi este supusă constrângerilor legale, de exemplu în cazul documentelor confidentiale.

În caz contrar, trebuie să răspundem prompt la orice solicitare a auditorilor externi și să le permitem accesul complet și nelimitat la personalul și documentele relevante.

În niciun caz nu trebuie să furnizăm auditorilor externi sau interni informații despre care știm (sau ar trebui să știm în mod rezonabil) că sunt înșelătoare, incomplete sau inexacte.

Datele financiare (de exemplu registre contabile, evidențe și conturi) trebuie să fie conforme atât cu principiile contabile general acceptate, cât și cu politicile și procedurile contabile și de raportare ale Grupului.

Datele financiare ale companiilor din cadrul Grupului trebuie păstrate în conformitate cu principiile contabile general acceptate care se aplică în țările respective.

Pentru raportarea Grupului, datele trebuie să fie în conformitate cu politicile și procedurile contabile ale Grupului (IFRS).