Când vă alăturați companiei BAT sau imediat ce apare un conflict, trebuie să dezvăluiți conflictul în cadrul portalului SoBC. Dacă nu aveți acces la portalul SoBC, trebuie să declarați situația superiorului dumneavoastră ierarhic.

Dacă nu sunteți sigur că există un conflict, ar trebui să-l divulgați oricum. Apariția unui conflict de interese poate crea îngrijorări, chiar și în cazul în care este posibil să nu existe un conflict. Trebuie să optați pentru divulgare, astfel încât personalul cu funcții superioare să cunoască situația.

După declarare, superiorul dumneavoastră ierarhic va evalua dacă există vreun risc potențial pentru BAT asociat conflictului de interese și dacă ar putea fi necesare măsuri pentru a gestiona sau a atenua orice risc. În unele cazuri, orice risc pentru interesele BAT poate fi atât de îndepărtat încât nu trebuie luate măsuri.

Cu toate acestea, dacă interesele BAT ar putea fi afectate negativ de conflictul de interese, este posibil să fie necesară aplicarea unor condiții. Aceasta ar putea include modificări ale rolului sau liniei de subordonare sau ale responsabilităților activității dumneavoastră sau cerința de a evita relațiile cu un anumit client sau Furnizor sau de a nu avea o relație de subordonare cu un Angajat BAT.

Dacă aveți un rol de superior ierarhic și nu sunteți sigur dacă interesul declarat prezintă un risc sau necesită condiții pentru a atenua riscul, trebuie să citiți:  Conflicte de interese: Ghid pentru superiorii ierarhici și, dacă nu sunteți sigur în continuare, trebuie să solicitați sfatul personalului cu funcții superioare sau al Consilierului juridic local.

Directorii companiilor din cadrul Grupului trebuie să declare conflictele și să solicite aprobarea oficială a consiliului de administrație al companiei la următoarea sa reuniune.

De asemenea, trebuie să evaluăm și să actualizăm în mod regulat orice conflicte divulgate și condiții de minimalizare obligatorii.

Managerii trebuie să aibă grijă ca orice conflict de interese care le este dezvăluit să fie introdus în portalul SoBC sau, în cazul în care angajații nu au acces la portalul SoBC, să fie notificat Consilierului juridic local sau secretarului companiei.

În continuare vă prezentăm câteva dintre cele mai frecvente tipuri de conflicte de interese. Alte situații ar putea crea de asemenea conflicte de interese. În cazul în care vă întrebați dacă situația dumneavoastră particulară creează un conflict de interese, vă rugăm să discutați cu superiorului dumneavoastră ierarhic sau cu Consilierul juridic.

Lucrând alături de rude apropiate pot apărea conflicte de interese, indiferent dacă ruda apropiată este, de asemenea, angajată în cadrul Grupului sau lucrează pentru unul dintre concurenții sau partenerii noștri de afaceri sau este funcționar public care ar putea avea impact asupra afacerii BAT.

Trebuie să dezvăluiți dacă aveți rude apropiate care lucrează în cadrul Grupului. Relațiile intime cu alte persoane care lucrează în cadrul BAT pot cauza, de asemenea, apariția unui conflict de interese. Dacă vă aflați într-o astfel de situație, trebuie să dezvăluiți relația.

Pe parcursul activității dumneavoastră nu trebuie să existe situații în care să angajați, să supravegheați, să afectați termenii și condițiile de angajare sau în care să influențați managementul rudelor apropiate sau a celor cu care vă aflați într-o relație intimă. Nu este acceptabil ca un subordonat și un superior ierarhic să fie rude apropiate sau într-o relație intimă. Managerul dumneavoastră vă va informa cu privire la etapele de minimalizare pentru situația dumneavoastră particulară.

De asemenea, trebuie să dezvăluiți dacă aveți relații intime cu persoane sau aveți rude apropiate care, din câte știți, lucrează sau prestează servicii pentru sau au un interes financiar semnificativ față de sau au o funcție superioară la orice concurent, Furnizor, client, Investiții Comunitare sau altă afacere sau organizație cu care Grupul are relații semnificative.

Dacă sunteți implicat în afaceri cu o rudă apropiată la un client, Furnizor sau Investiții Comunitare, sau cu orice afacere sau Investiții Comunitare în legătură cu care ruda apropiată are un interes financiar semnificativ sau o funcție superioară, este posibil ca managerii să fie nevoiți să modifice rolul sau responsabilitățile contului dumneavoastră.

De asemenea, trebuie să dezvăluiți dacă aveți rude apropiate care sunt funcționari publici și dacă ocupă un rol în care ar putea avea o influență asupra afacerii BAT.

Nu este necesar ca persoana în cauză să fie un factor de decizie de rang înalt. Trebuie să dezvăluiți dacă funcționarul public are un rol în care ar putea avea o influență asupra afacerii BAT (acest lucru exclude în mod normal, de exemplu, un profesor de școală, gardian de închisoare, pompier sau o asistentă medicală angajat(ă) de stat). Dacă aveți nelămuriri cu privire la necesitatea dezvăluirii, vă rugăm să consultați Consilierul juridic local.

Trebuie să dezvăluiți, cu privire la dumneavoastră și orice rude apropiate care trăiesc în gospodăria dumneavoastră:

• toate interesele financiare cu privire la un concurrent BAT; și
• orice interes financiar cu privire la un furnizor sau client, dacă aveți vreo implicare în relațiile Grupului cu furnizorul sau clientul respectiv sau sunteți superiorul unei persoane care are o astfel de implicare.

Nu este necesar să dezvăluiți fonduri mutuale tranzacționate public, fonduri index și investiții colective similare, în cazul cărora nu puteți decide în ce investiții sunt incluse.

„Interes financiar semnificativ” înseamnă orice interes financiar care poate sau poate părea că, în opinia Companiei din cadrul Grupului, vă poate influența raționamentul.

Nu trebuie să aveți interese financiare semnificative în legătură cu:

• un Furnizor sau client dacă aveți vreo implicare în relațiile Grupului cu acel Furnizor sau client sau sunteți superiorul unei persoane care are o astfel de implicare; sau
• un concurent al Grupului sau orice afacere care desfășoară activități împotriva intereselor Grupului.

Este posibil să aveți permisiunea de a avea un interes financiar semnificativ în legătură cu un concurent, cu condiția să îl fi avut înainte de a vă alătura Grupului, să îl dezvăluiți în scris companiei înainte de a vă angaja și compania angajatoare să nu se opună. Deținerea prealabilă a unui astfel de interes de către un director al unei companii din cadrul Grupului trebuie raportată consiliului său de administrație și consemnată la următoarea întrunire a consiliului.

Dacă aveți dubii, solicitați îndrumări suplimentare de la Consilierul juridic local.

Nu aveți permisiunea de a lucra pentru sau în numele unui terț fără să vă dezvăluiți în prealabil intenția de a face acest lucru și să obțineți aprobarea în scris de la superiorii ierarhici.

Dacă sunteți angajat cu normă întreagă, o astfel de muncă nu trebuie să aibă o durată mare, nu trebuie să se suprapună cu programul de lucru convenit și nu trebuie să vă afecteze performanța sau să interfereze în niciun fel cu îndatoririle și responsabilitatea dumneavoastră față de compania din cadrul Grupului.

Unele situații nu sunt permise niciodată. De exemplu, nu vă este permis să lucrați pentru un concurent al niciunei companii din cadrul Grupului sau un client sau furnizor cu care aveți de-a face în timpul activității dumneavoastră .

„Lucrul pentru sau în numele unui terț” înseamnă preluarea unui al doilea loc de muncă, lucrând ca director sau consultant sau prestând în alt mod a servicii pentru orice organizație din afara Grupului (inclusiv organizații caritabile sau non-profit). Nu include munca voluntară neplătită pe care o puteți desfășura în timpul dumneavoastră liber, atâta timp cât aceasta nu interferează cu îndatoririle și responsabilitățile față de Grup.

În timp ce aceste exemple stabilesc cele mai frecvente tipuri de conflicte de interese, conflictele pot apărea într-o varietate de alte situații. De exemplu, un conflict poate apărea atunci când Investițiile comunitare (inclusiv contribuțiile caritabile) sunt efectuate de către Grup către o organizație cu care aveți legături strânse sau în cazul în care căutați să profitați în beneficiul dumneavoastră personal de oportunități de afaceri despre care ați aflat lucrând pentru BAT.   Întrebarea cheie ce trebuie pusă este dacă interesele dumneavoastră personale sau cele ale unei rude apropiate ar putea intra în conflict cu datoria dumneavoastră de a acționa în interesul superior al BAT.

Dacă judecata sau luarea deciziilor dumneavoastră în numele BAT ar putea fi afectate de interesul personal, trebuie să dezvăluiți interesul.