Orice cadouri și protocol oferite sau primite trebuie:

• să nu fie niciodată oferite/acceptate dacă acest lucru poate constitui luare de mită și corupție, așa cum este definit în capitolul privind combaterea mitei și a corupției din prezentele SoBC;
• să fie oferite/acceptate în mod deschis;
• să fie legale în toate jurisdicțiile relevante  și să nu fie interzise de organizația celeilalte părți;
• să nu implice părțile vizate într-un proces de licitație sau licitație competitivă;
• să nu aibă sau să nu poată fi considerate ca având un efect semnificativ asupra unei tranzacții care implică vreo companie din cadrul Grupului;
• să nu fie un cadou în numerar sau echivalent rambursabil în numerar (vouchere, carduri cadou, împrumuturi sau valori mobiliare);
• să nu fie solicitate;
• să nu fie oferite pentru ceva la schimb (respectiv, oferite cu condiții aferente); să nu fie sau să nu poată fi considerate ca fiind generoase sau inadecvate (cu caracter nerespectuos, indecent, explicit sexual sau care ar putea pune oricare companie din cadrul Grupului într-o lumină necorespunzătoare, având în vedere cultura locală);
• să fie aprobate în scris, în avans (în cazul în care aprobarea este cerută de acest capitol și/sau cerințele locale suplimentare);
• să implice cheltuieli în conformitate cu politicile și procedurile aplicabile privind cheltuielile de afaceri; și
• în plus, toate cadourile și protocolul care depășesc pragul pentru funcționarii publici trebuie aprobate în  G&E Tracker .

Este interzis să căutați să influențați un funcționar public direct sau indirect sau să obțineți un avantaj de afaceri specific, oferindu-i cadouri și protocol (sau alt avantaj personal), acestuia sau unei rude apropiate, prieteni sau asociați.

Planul de reglementare face parte din afacerea noastră. Oferirea sau primirea de cadouri și protocol (în limitele stabilite) în acest context poate fi permisă. Cu toate acestea, trebuie acordată o atenție deosebită, deoarece multe țări nu permit funcționarilor lor publici să accepte cadouri și protocol, iar legile pentru combaterea mitei sunt adesea stricte.

Putem oferi sau accepta orice cadouri și protocol pentru/de la un Funcționar public fără aprobare prealabilă, cu condiția ca acestea să fie:

• sub pragul de 20 GBP per persoană per caz (sau echivalent local mai mic); și legal, rar și adecvat.

Trebuie să solicităm aprobarea scrisă prealabilă în G&E Tracker din partea superiorului nostru ierarhic și a Consilierului nostru juridic local pentru oferirea sau acceptarea oricărui cadou și protocol pentru/de la funcționarii publici (sau apropiații acestora) peste pragul de 20 GBP până la 200 GBP.

Oferirea/primirea de cadouri și protocol pentru/de la un funcționar public (sau rudele apropiate ale acestuia) de peste 200 GBP este adecvată numai dacă apar circumstanțe excepționale și necesită o aprobare prealabilă în G&E Tracker (așa cum este detaliat în Procedura cu privire la cadouri și protocol).

• Intenția:  Este intenția doar de a dezvolta sau menține o relație de afaceri sau de a manifesta politețe normală? Cadourile și protocolul menite să influențeze obiectivitatea destinatarului în a lua o decizie de afaceri specifică nu vor fi niciodată adecvate
• Legalitate: Cadourile și protocolul sunt legale în țara dumneavoastră și în țara celeilalte părți implicate? Dacă nu, acestea nu sunt adecvate
• Valoare:  Este valoarea de piață rezonabilă (respectiv, nu sunt excesive, extravagante) și proporțională cu intenția de a dezvolta sau menține o relație de afaceri sau de a manifesta o politețe normală? Dacă nu, acestea nu sunt adecvate
• Frecvența: Compania din cadrul grupului a oferit rareori cadouri și protocol destinatarului?
• Transparență: V-ar incomoda pe dumneavoastră sau pe destinatar dacă managerul, colegii sau oricare alte persoane din afara Grupului ar afla despre cadourile și protocolul oferite/primite?

Companiile din cadrul grupului nu trebuie să ofere sau să promită auditorilor noștri externi independenți cadouri și protocol care ar putea crea un conflict de interese sau ar putea pune în pericol independența lor (consultați Procedura cu privire la cadouri și protocol pentru îndrumări suplimentare privind cadourile și protocolul ce implică auditori externi). KPMG este actualul auditor extern independent pentru Grup și majoritatea companiilor din cadrul Grupului.

Putem oferi sau accepta orice cadouri și protocol pentru/de la o furnizori din sectorul privat fără aprobare prealabilă, cu condiția ca acestea să fie:

• sub pragul de 200 GBP per persoană per caz (sau echivalent local mai mic); și
• legale, cu frecvență scăzută și în concordanță cu practicile comerciale rezonabile.

Trebuie să obținem aprobarea scrisă prealabilă prin intermediul G&E Tracker:

• de la superiorul nostru ierarhic pentru oferirea sau acceptarea oricăror cadouri și protocol ce depășesc pragul de 200 GBP.

Rețineți întotdeauna:

• cei care aprobă cererile trebuie să fie convinși că propunerea de cadouri și protocol nu contravine niciunei așteptări stabilite mai sus și în special că momentul și/sau contextul mai larg nu ar putea fi percepute astfel încât să sugereze că aceste cadouri și protocol ar putea influența vreo decizie; ar putea exista consecințe excepționale dacă pre-aprobarea nu este posibilă.
• Aprobarea trebuie solicitată cât mai curând posibil și nu mai târziu de șapte zile după ce cadourile și protocolul au fost oferite sau primite, oferind o justificare în scris cu privire la motivul pentru care nu a fost solicitată sau obținută aprobarea prealabilă;
• superiorii ierarhici, consultându-se cu Consilierii juridici locali, vor stabili acțiunile care trebuie întreprinse în legătură cu orice cadou și protocol oferit sau primit de angajații companiei din cadrul Grupului care depășește pragurile aplicabile. În general, astfel de cadouri și protocol ar trebui să fie refuzate sau returnate.
• Dacă acest lucru ar fi inadecvat sau ar provoca ofense, cadourile și protocol pot fi acceptate pe baza faptului că devin proprietatea companiei relevante din cadrul Grupului;
• nu trebuie să vă evitați niciodată obligația de a solicita aprobarea necesară pentru cadouri și protocol dacă plătiți dumneavoastră personal sau solicitați altcuiva să plătească pentru acestea;
• toate cheltuielile pentru cadouri și protocol trebuie să fie efectuate în conformitate cu politicile și procedurile corespunzătoare de cheltuieli de afaceri;
• nu trebuie în niciun caz ca protocolul să aibă loc pe cheltuiala BAT fără prezența personalului BAT;
• pentru a evita dubiile, cadourile și protocolul nu trebuie să fie împărțite în cantități/valori mai mici pentru a eluda pragurile din acest capitol;
• cadourile și protocolul trebuie să fie oferite, în general, celor cu care BAT are o relație de afaceri și nu prietenilor sau rudelor acestora.
• Dar dacă participă prieteni, rude sau alți invitați, costurile trebuie să fie cumulate în sensul pragurilor din acest capitol;
• consultați  Procedura cu privire la cadouri și protocol  pentru îndrumări suplimentare privind aprobările excepționale și aprobările generale care pot fi disponibile în anumite circumstanțe limitate; și
• informații suplimentare sunt disponibile în  Procedura cu privire la cadouri și protocol  și  Întrebări frecvente cu privire la cadouri și protocol .

Nu există restricții pentru angajații care acceptă cadouri și protocol de la o companie din cadrul Grupului. Companiile din cadrul Grupului trebuie să se asigure că orice astfel de cadouri și protocol sunt legitime, adecvate și proporționale.

Fiecare companie din cadrul Grupului va fi responsabilă de întreținerea și monitorizarea G&E Tracker pentru funcționarii publici și se va asigura că sunt menținute evidențe pentru cadourile și protocolul din sectorul privat și un registru pentru toate cadourile și protocolul care depășesc nivelurile de prag în G&E Tracker.