С целью выполнения наших обязательств, предусмотренных законами и нормами, мы должны хранить определенную информацию на протяжении установленных периодов времени и не можем удалять такую информацию до окончания определенных периодов хранения. Примерами такой информации (без ограничения) является налоговая информация, финансовая отчетность, контракты или соглашения, определенная маркетинговая информация и кадровая документация. Кроме того, законодательством о конфиденциальности может быть запрещено хранить информацию лиц дольше необходимого срока.

Мы отвечаем за управление документами и информацией в соответствии с  Процедурой управления документами и информацией Группы , в которой изложены правила для всех сотрудников. Также важно понимать, что определенные документы и информацию может быть необходимо хранить на протяжении периода, превышающего обычный период хранения, по причинам правового характера, например, на основании «Приказа о приостановке» («Hold Order»). Если вам сообщают о том, что у вас может быть информация, регулируемая «Приказом о приостановке», вы обязаны не изменять, не уничтожать и не удалять ее никоим образом.

В процессе нашего сотрудничества с коллегами и третьими лицами распространенным каналом связи могут быть сторонние приложения для связи, такие как приложения мгновенного обмена сообщениями или личная электронная почта.

Однако использование сторонних приложений для связи по рабочим вопросам может представлять риск для компании в контексте кибербезопасности и нашей способности выполнения обязанностей в отношении документов и информации.

Мы осознаем, что существуют исключительные случаи, в которых использование таких каналов связи может быть крайне необходимым (например, трансляция сообщений с целью обеспечения здоровья и безопасности в отсутствие других каналов). Данные исключения изложены в  Процедуре управления документами и информацией Группы .

Кроме допустимых исключений, использование сторонних приложений для связи по любым рабочим вопросам строго запрещено.

Все операции и договоры должны быть надлежащим образом одобрены на всех уровнях, точно и полностью отражаться в учете.

Все договоры, заключаемые компаниями Группы с другой компанией Группы или третьим лицом, должны документироваться в письменной форме.

Если мы отвечаем за подготовку и проведение переговоров или утверждение договора от имени компании Группы, мы обязаны проследить за тем, чтобы документ был утвержден, подписан и зарегистрирован в соответствии с применимыми политиками и процедурами одобрения договоров.

Все документы, составляемые компанией Группы в связи с продажей ее продукции на внутреннем рынке или на экспорт, должны быть точными, полными и достоверно отражать сделку.

Вся документация должна храниться (вместе с соответствующей перепиской), если это необходимо для проверки налоговыми, таможенными или другими органами, в соответствии с требованиями Процедуры управления документами и информацией Группы и всех применимых местных законов.

Мы обязаны тесно сотрудничать с внешними и внутренними аудиторами Группы и следить за тем, чтобы вся информация, необходимая для аудита любой компании Группы (соответствующая аудиторская информация) была доступна внешним аудиторам компании или внутреннему аудиту Группы.

Наша обязанность в полной мере сотрудничать с внешними аудиторами и внутренним аудитом Группы подчиняется правовым ограничениям, например, в случае документов с юридически ограниченным доступом.

В противном случае мы должны оперативно реагировать на любые запросы внешних аудиторов или внутреннего аудита Группы и предоставлять им полный и неограниченный доступ к соответствующим сотрудникам и документам. Мы не имеем права ни при каких обстоятельствах предоставлять внешним или внутренним аудиторам информацию, которая, как нам известно (или обоснованно должно быть известно), является недостоверной, неполной или неточной. Для поддержания независимости аудиторов мы также должны воздерживаться от попыток оказать на них неправомерное влияние или давление в отношении их выводов. Отказ от сотрудничества, любые попытки воспрепятствовать работе аудиторов или любые действия, которые ущемляют их независимость, могут считаться нарушением SoBC.

Финансовые данные (например, бухгалтерские книги, учетные документы и счета) должны соответствовать как местным общепринятым принципам бухгалтерского учета, так и политикам и процедурам учета и отчетности Группы.

Финансовые данные компаний Группы должны вестись в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета, действующими в стране местонахождения компании.

В рамках отчетности Группы данные должны соответствовать правилам бухгалтерского учета (МСФО) и процедурам Группы.