BAT’ye ilk katıldığınızda veya bir çatışma ortaya çıkar çıkmaz, çatışmayı SoBC Portalından beyan etmelisiniz. SoBC Portalına erişiminiz yoksa durumu bölüm müdürünüze beyan etmelisiniz.

Bir çatışmanın var olup olmadığından emin olmasanız bile bunu yine de açıklamalısınız. Bir çıkar çatışması görülmesi bir çatışmanın olmadığı durumlarda bile endişeler yaratabilir. Üst yönetimin bu durum hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamak amacıyla beyan etme tarafını seçmelisiniz.

Beyanın ardından bölüm müdürünüz, çatışmayla ilgili olarak BAT için herhangi bir potansiyel risk olup olmadığını ve herhangi bir riski yönetmek veya azaltmak için herhangi bir adım atılması gerekip gerekmediğini değerlendirmelidir. Bazı durumlarda, BAT’nin çıkarlarına yönelik herhangi bir risk, herhangi bir adım atılmasına gerek kalmayacak kadar uzakta olabilir.

Ancak BAT’nin çıkarları çatışmadan olumsuz etkilenecekse bazı koşulların uygulanması gerekebilir. Bu; rolünüzde veya raporlama hattınızda veya hesap sorumluluklarınızda değişiklik yapılmasını veya belirli bir müşteri ya da Tedarikçi ile iş yapmaktan kaçınmanıza veya bir BAT Çalışanı ile yöneticilik ilişkisi kurmamanıza dair bir gerekliliği içerebilir.

Bir bölüm müdürüyseniz ve beyan edilen çıkarın herhangi bir risk oluşturup oluşturmadığından veya riski azaltmak için koşullara ihtiyaç duyup duymadığından emin değilseniz  Çıkar Çatışmaları: Bölüm Müdürleri İçin Kılavuz  bölümünü okumalısınız; hala emin değilseniz üst yönetimden veya yerel Hukuk Danışmanınızdan tavsiye almalısınız.

Grup Şirketlerinin yöneticileri, bir sonraki toplantılarında çatışmaları şirket yönetim kuruluna açıklamalı ve kuruldan resmi onay almalıdır.

Ayrıca, açıklanmış çatışmaları ve riski azaltmak için ihtiyaç duyulan koşulları düzenli olarak gözden geçirmeli ve güncellemeliyiz.

Müdürler, kendilerine beyan edilen herhangi bir çıkar çatışmasının SoBC Portalına girilmesini veya Çalışanların SoBC Portalına erişiminin olmadığı durumlarda yerel Hukuk Danışmanlarına veya Şirket Sekreterine bildirilmesini sağlamalıdır.

Aşağıda, çıkar çatışmalarının en yaygın türlerinden bazıları verilmiştir. Başka durumlar da çıkar çatışması oluşturabilir. Özel durumunuzun bir çıkar çatışması yaratıp yaratmadığı konusunda herhangi bir sorunuz varsa lütfen bölüm müdürünüz veya Hukuk Danışmanınız ile görüşün.

Yakın Akrabalar ile çalışmak, ister Yakın Akraba aynı zamanda Grubun bir çalışanı olsun, ister rakiplerimizden veya iş ortaklarımızdan biri için çalışıyor olsun, isterse de BAT’nin işini etkileyebilecek bir Kamu Görevlisi olsun, çıkar çatışmaları yaratabilir.

Grupta çalışan Yakın Akrabalarınız varsa beyan etmeniz gerekir. BAT’de çalışan diğer kişilerle yakın ilişkiler de bir çıkar çatışmasına veya böyle bir izlenime yol açabilir. Böyle bir durumdaysanız ilişkiyi beyan etmeniz gerekir.

İşiniz sırasında, Yakın Akrabalarınız veya yakın ilişki içinde olduğunuz kişilerle ilgili işe alma, denetleme, istihdam şartlarını ve koşullarını etkileme veya bu kişilerin yönetimini etkileme imkanına sahip olmamalısınız. Bir bölüm müdürü ile bir astın Yakın Akraba veya yakın bir ilişki içinde olması asla kabul edilmez. Yöneticiniz, özel durumunuza ilişkin risk azaltma adımları hakkında sizi bilgilendirecektir.

Ayrıca, bilginiz dahilinde, herhangi bir rakip, Tedarikçi, müşteri, Toplumsal Yatırımlar veya Grubun önemli ilişkilerinin bulunduğu başka bir işletme için çalışan veya hizmet veren ya da bunlarla ilişkili önemli bir mali çıkarı olan herhangi bir Yakın Akrabanız veya yakın ilişki içinde olduğunuz bir kişi varsa da beyan etmelisiniz.

Bir müşteride, Tedarikçide veya Toplumsal Yatırımlarda bir Yakın Akrabanızla veya Yakın Akrabanızın önemli bir mali çıkara veya üst düzey pozisyona sahip olduğu herhangi bir işletme veya Toplumsal Yatırımla iş ilişkisi içindeyseniz, yönetimin rolünüzde veya hesap sorumluluklarınızda değişiklik yapması gerekebilir.

Ayrıca, Kamu Görevlisi olan ve BAT’nin işleri üzerinde etkisi olabilecek bir rolü olan Yakın Akrabalarınızın olup olmadığını beyan etmelisiniz.

Söz konusu kişinin üst düzey karar verici olması şart değildir. Kamu Görevlisinin BAT’nin işleri üzerinde etkisi olabilecek bir rolü olup olmadığını belirtmeniz gerekir (bu, normalde örneğin bir okul öğretmeni, hapishane gardiyanı, itfaiyeci veya kamuda istihdam edilen bir hemşireyi kapsamaz). Beyanın gerekli olup olmadığı konusunda herhangi bir şüpheniz varsa lütfen yerel Hukuk Danışmanınıza danışın.

Kendiniz ve hanenizde yaşayan Yakın Akrabalarınız için şunları beyan etmeniz gerekir:

• bir rakipteki tüm mali çıkarlar; ve
• Grubun söz konusu tedarikçi veya müşteriyle olan ilişkilerinde herhangi bir etkiniz varsa veya etkisi olan herhangi birini denetliyorsanız bir tedarikçi veya müşterideki herhangi bir mali çıkar.

Hangi yatırımların dahil olduğu konusunda hiçbir söz hakkınızı yoksa halka açık işlem gören yatırım fonları, indeksli yatırım fonları ve benzeri havuz yatırımlarını beyan etmenize gerek yoktur.

“Önemli mali çıkar”, kararınızı etkileyebilecek veya Grup Şirketine öyle görünebilecek herhangi bir mali çıkar anlamına gelir.

Şunlardan önemli mali çıkarlarınız olmamalıdır:

• Grubun söz konusu Tedarikçi veya müşteriyle olan ilişkilerinde herhangi bir ilginiz varsa veya ilgisi olan herhangi birini denetliyorsanız bir Tedarikçi veya müşteri; ya da
• Grubun bir rakibi veya Grubun çıkarlarına aykırı faaliyetlerde bulunan herhangi bir işletme.

Gruba katılmadan önce edinmiş olmanız, görevlendirmenizden önce işveren şirketinize yazılı olarak beyan etmeniz ve işveren şirketinizin itiraz etmemiş olması koşuluyla bir rakipten önemli bir mali çıkar elde etmenize izin verilebilir. Bir Grup şirketinin bir yöneticisinin böyle bir çıkara önceden sahip olması, yönetim kuruluna bildirilmeli ve bir sonraki yönetim kurulu toplantısında tutanağa geçirilmelidir.

Herhangi bir şüpheniz varsa yerel Hukuk Danışmanınızdan daha fazla rehberlik isteyin.

İlk önce niyetinizi beyan etmeden ve bölüm yönetiminden yazılı onay almadan üçüncü bir taraf için veya adına çalışmamalısınız.

Tam zamanlı bir çalışansanız bu işler önemli ölçüde zaman almamalı, kararlaştırılan çalışma saatlerinde olmamalı ve performansınızı etkilememeli veya herhangi bir şekilde Grup Şirketine karşı görev ve sorumluluklarınızı engellememelidir.

Bazı durumlara ise asla izin verilmez. Örneğin, herhangi bir Grup Şirketinin rakibi ya da işiniz sırasında muhatap olduğunuz bir müşteri veya Tedarikçi için çalışamazsınız .

“Üçüncü bir taraf için veya adına çalışmak”; ikinci bir iş üstlenmek, bir yönetici veya danışman olarak hizmet vermek veya Grup dışındaki herhangi bir kuruluş için (hayır amaçlı veya kâr amacı gütmeyen kuruluşlar dahil) hizmet vermek anlamına gelir. Gruba karşı görev ve sorumluluklarınızı engellemediği sürece, kendi zamanınızda yapabileceğiniz ücretsiz gönüllü çalışmaları içermez.

Bu örnekler en yaygın çıkar çatışması türlerini ortaya koymasına rağmen çatışmalar başka çeşitli durumlarda da ortaya çıkabilir. Örneğin, Grup tarafından yakın bağlarınız olan bir kuruluşa Toplumsal Yatırımlar (hayır amaçlı katkılar dahil) yapıldığında veya BAT için yaptığınız çalışmalar sırasında öğrendiğiniz, kendi kişisel çıkarınızı güden iş fırsatları aradığınızda bir çatışma ortaya çıkabilir.   Sorulması gereken kilit soru, kişisel çıkarlarınızın veya bir Yakın Akrabanızın kişisel çıkarlarının BAT’nin çıkarları doğrultusunda hareket etme görevinizle çelişip çelişmediğidir.

BAT adına yorumlama veya karar verme yetiniz kişisel çıkarlardan etkilenebilecekse çıkarınızı beyan etmeniz gerekir.