Відповідно до наших юридичних та нормативних зобов’язань ми зобов’язані зберігати певну інформацію протягом встановленого періоду часу, і нам забороняється видаляти чи знищувати її до закінчення терміну її зберігання. Приклади такої інформації включають (зокрема) інформацію про податки, фінансову звітність, контракти чи угоди, певну маркетингову інформацію та кадрову документацію. Крім того, закони про конфіденційність вимагають, щоб ми не могли зберігати інформацію про осіб довше, ніж це необхідно.

Ми всі несемо відповідальність за управління документами та інформацією згідно з Процедурою управління документами та інформацією Групи, в якій встановлені Стандарти для всіх працівників. Крім цього, важливо, щоб ми усвідомлювали, з юридичних міркувань зберігання певної документації та інформації може бути необхідним після закінчення звичайного строку зберігання, наприклад, згідно з “Наказом щодо продовження зберігання” (Hold Order). Якщо вас було повідомлено про те, що у вашому розпорядженні може перебувати інформація, що підпадає під Наказ щодо продовження зберігання (Hold Order), ви не повинні змінювати, знищувати чи видаляти її будь-яким чином.

Під час нашої співпраці з колегами та третіми особами популярним каналом зв’язку можуть бути програми для передачі даних, що не належать компанії BAT, а надаються  третіми особами, наприклад, програми обміну миттєвими повідомленнями або особистої електронної пошти.

Однак використання сторонніх програм для обміну даними в роботі може створювати ризики для Компанії в контексті кібербезпеки та нашої здатності дотримуватись зобов’язань з управління документацією та даними.

Ми визнаємо, що існують виняткові випадки, коли використання таких каналів зв’язку може бути необхідним (наприклад, передача повідомлень щодо охорони праці та техніки безпеки, коли інші канали зв’язку недоступні). Ці винятки викладені в  Процедурі управління документацією та даними групи .

За винятком зазначених випадків, використання сторонніх програм для обміну даними в робочих цілях суворо заборонено.

Всі угоди і договори повинні бути належним чином затверджені на всіх рівнях, а також належним чином задокументовані у повному обсязі.

Всі договори, які укладаються компаніями групи з іншими компаніями групи або третіми особами, повинні бути підтверджені у письмовій формі.

Якщо ми готуємо, укладаємо або затверджуємо будь-який договір від імені компанії Групи, ми повинні забезпечити, щоб такий договір був затверджений, підписаний і зареєстрований згідно з відповідною політикою і процедурами щодо погодження договорів.

Всі документи, підготовлені компанією Групи у зв’язку з продажами її продукції, як на зовнішньому, так і на внутрішньому ринках, повинні бути точними, повними і належним чином відображати сутність угоди.

Вся документація (і відповідна кореспонденція) має зберігатися для їх можливої перевірки податковими, митними або іншими органами відповідно до вимог Процедури управління документами та інформацією Групи та будь-якого чинного місцевого законодавства.

Ми повинні тісно співпрацювати із зовнішніми та внутрішніми аудиторами групи і забезпечувати, щоб вся інформація, якою вони володіють, і яка є важливою для аудиту будь-якої компанії групи, (відповідна аудиторська інформація) надавалася зовнішнім аудиторам цієї компанії.

До нашого обов’язку співпрацювати із зовнішніми аудиторами застосовуються юридичні обмеження, наприклад, якщо мова йде про конфіденційні документи, розкриття яких заборонено законом.

У всіх інших випадках ми повинні оперативно реагувати на будь-який запит зовнішніх аудиторів і надавати їм повний та необмежений доступ до відповідних працівників і документів.

Ми не повинні за жодних обставин надавати зовнішнім або внутрішнім аудиторам інформацію, яка, як нам відомо (або як ми можемо обґрунтовано припускати), є неправдивою, неповною або неточною.

Ми не повинні за жодних обставин надавати зовнішнім або внутрішнім аудиторам інформацію, яка, як нам відомо (або як ми можемо обґрунтовано припускати), є неправдивою, неповною або неточною.

Ведення обліку фінансових даних Компанії Групи повинно відповідати загальноприйнятим принципам бухгалтерського обліку, які застосовуються у країні їхнього місцезнаходження.

Якщо мова йде про звітність групи, інформація повинна відповідати політикам і процедурам бухгалтерського обліку групи (МСФЗ).