Відповідно до наших юридичних та нормативних зобов’язань ми зобов’язані зберігати певну інформацію протягом встановленого періоду часу, і нам забороняється видаляти чи знищувати її до закінчення терміну її зберігання. Приклади такої інформації включають (зокрема) інформацію про податки, фінансову звітність, контракти чи угоди, певну маркетингову інформацію та кадрову документацію. Крім того, закони про конфіденційність вимагають, щоб ми не могли зберігати інформацію про осіб довше, ніж це необхідно.

Ми всі несемо відповідальність за управління документацією та даними відповідно до  Процедури управління документацією та даними групи , яка визначає правила для всіх співробітників. Важливо також розуміти, що з юридичних причин деяка документація та дані можуть зберігатися довше звичайного терміну, наприклад, відповідно до «Розпорядження про зберігання». Якщо вам повідомили, що ви володієте даними, на які поширюється розпорядження про зберігання, вам забороняється змінювати, знищувати або видаляти ці дані в будь-який спосіб.

Під час нашої співпраці з колегами та третіми особами популярним каналом зв’язку можуть бути програми для передачі даних, що не належать компанії BAT, а надаються  третіми особами, наприклад, програми обміну миттєвими повідомленнями або особистої електронної пошти.

Однак використання сторонніх програм для обміну даними в роботі може створювати ризики для Компанії в контексті кібербезпеки та нашої здатності дотримуватись зобов’язань з управління документацією та даними.

Ми визнаємо, що існують виняткові випадки, коли використання таких каналів зв’язку може бути необхідним (наприклад, передача повідомлень щодо охорони праці та техніки безпеки, коли інші канали зв’язку недоступні). Ці винятки викладені в  Процедурі управління документацією та даними групи .

За винятком зазначених випадків, використання сторонніх програм для обміну даними в робочих цілях суворо заборонено.

Всі угоди і договори повинні бути належним чином затверджені на всіх рівнях, а також належним чином задокументовані у повному обсязі.

Всі договори, які укладаються компаніями групи з іншими компаніями групи або третіми особами, повинні бути підтверджені у письмовій формі.

Якщо ми готуємо, укладаємо або затверджуємо будь-який договір від імені компанії групи, ми повинні забезпечити, щоб такий договір був затверджений, підписаний і зареєстрований згідно з відповідною політикою і процедурами щодо погодження договорів.

Всі документи, підготовлені компанією групи у зв’язку з продажем її продукції як на зовнішньому, так і на внутрішньому ринках, повинні бути точними, повними і належним чином відображати сутність угоди.

Вся документація (і відповідна кореспонденція) повинні зберігатися для їх можливої перевірки податковими, митними або іншими органами відповідно до вимог  Процедури управління документацією та даними групи  і чинного місцевого законодавства.

Ми повинні тісно співпрацювати із зовнішніми та внутрішніми аудиторами групи і забезпечувати, щоб вся інформація, якою вони володіють, і яка є важливою для аудиту будь-якої компанії групи, (відповідна аудиторська інформація) надавалася зовнішнім аудиторам цієї компанії.

До нашого обов’язку співпрацювати із зовнішніми аудиторами застосовуються юридичні обмеження, наприклад, якщо мова йде про конфіденційні документи, розкриття яких заборонено законом.

У всіх інших випадках ми повинні оперативно реагувати на будь-який запит зовнішніх аудиторів і надавати їм повний та необмежений доступ до відповідних працівників і документів.

Ми не повинні за жодних обставин надавати зовнішнім або внутрішнім аудиторам інформацію, яка, як нам відомо (або як ми можемо обґрунтовано припускати), є неправдивою, неповною або неточною.

Фінансова інформація (наприклад, бухгалтерські книги, реєстри і рахунки) повинна відповідати загальноприйнятим принципам бухгалтерського обліку та положенням і процедурам бухгалтерського обліку і звітності групи.

Ведення обліку фінансових даних компаній групи повинно відповідати загальноприйнятим принципам бухгалтерського обліку, які застосовуються у країні їхнього місцезнаходження.

Якщо мова йде про звітність групи, інформація повинна відповідати політикам і процедурам бухгалтерського обліку групи (МСФЗ).