Точна документація та звітність

 
 
 

Чесний, точний та об’єктивний облік і надання фінансової та нефінансової інформації мають важливе значення для репутації Групи, її спроможності виконувати свої юридичні і податкові зобов’язання та обов’язки в цілях аудиту, передбачені нормативно-правовими актами, для забезпечення виконання бізнес-рішень і заходів компаніями Групи.

Точна інформація і дані

Всі дані, які ми створюємо, як фінансові, так і нефінансові, повинні точно відображати угоди і заходи, яких вони стосуються.

Ми повинні забезпечити дотримання чинного законодавства, вимог щодо зовнішнього обліку і процедур Групи щодо подання звітів, які містять фінансову та іншу інформацію ділового характеру.

Це положення застосовується до даних у друкованому вигляді,  в електронній формі або на будь-якому іншому носії інформації.

Невиконання обов’язку ведення точного обліку суперечить політиці групи і може бути незаконним.

Не може бути жодних виправдань фальсифікації або викривленню інформації.

Така поведінка може мати ознаки шахрайства і призвести до цивільної або кримінальної відповідальності.

Quick Links
  • Управління документацією і даними
  • Сторонні програми для обміну даними
  • Документування угод
  • Співпраця із зовнішніми аудиторами
  • Дотримання стандартів бухгалтерського обліку
 

Управління документацією і даними

Відповідно до наших юридичних та нормативних зобов’язань ми зобов’язані зберігати певну інформацію протягом встановленого періоду часу, і нам забороняється видаляти чи знищувати її до закінчення терміну її зберігання. Приклади такої інформації включають (зокрема) інформацію про податки, фінансову звітність, контракти чи угоди, певну маркетингову інформацію та кадрову документацію. Крім того, закони про конфіденційність вимагають, щоб ми не могли зберігати інформацію про осіб довше, ніж це необхідно.

Ми всі несемо відповідальність за управління документами та інформацією згідно з Процедурою управління документами та інформацією Групи, в якій встановлені Стандарти для всіх працівників. Крім цього, важливо, щоб ми усвідомлювали, з юридичних міркувань зберігання певної документації та інформації може бути необхідним після закінчення звичайного строку зберігання, наприклад, згідно з “Наказом щодо продовження зберігання” (Hold Order). Якщо вас було повідомлено про те, що у вашому розпорядженні може перебувати інформація, що підпадає під Наказ щодо продовження зберігання (Hold Order), ви не повинні змінювати, знищувати чи видаляти її будь-яким чином.

 

Сторонні програми для обміну даними

Під час нашої співпраці з колегами та третіми особами популярним каналом зв’язку можуть бути програми для передачі даних, що не належать компанії BAT, а надаються  третіми особами, наприклад, програми обміну миттєвими повідомленнями або особистої електронної пошти.

Однак використання сторонніх програм для обміну даними в роботі може створювати ризики для Компанії в контексті кібербезпеки та нашої здатності дотримуватись зобов’язань з управління документацією та даними.

Ми визнаємо, що існують виняткові випадки, коли використання таких каналів зв’язку може бути необхідним (наприклад, передача повідомлень щодо охорони праці та техніки безпеки, коли інші канали зв’язку недоступні). Ці винятки викладені в  Процедурі управління документацією та даними групи .

За винятком зазначених випадків, використання сторонніх програм для обміну даними в робочих цілях суворо заборонено.

 

Документування угод

Всі угоди і договори повинні бути належним чином затверджені на всіх рівнях, а також належним чином задокументовані у повному обсязі.

Всі договори, які укладаються компаніями групи з іншими компаніями групи або третіми особами, повинні бути підтверджені у письмовій формі.

Якщо ми готуємо, укладаємо або затверджуємо будь-який договір від імені компанії Групи, ми повинні забезпечити, щоб такий договір був затверджений, підписаний і зареєстрований згідно з відповідною політикою і процедурами щодо погодження договорів.

Всі документи, підготовлені компанією Групи у зв’язку з продажами її продукції, як на зовнішньому, так і на внутрішньому ринках, повинні бути точними, повними і належним чином відображати сутність угоди.

Вся документація (і відповідна кореспонденція) має зберігатися для їх можливої перевірки податковими, митними або іншими органами відповідно до вимог Процедури управління документами та інформацією Групи та будь-якого чинного місцевого законодавства.

 

Співпраця із зовнішніми аудиторами

Ми повинні тісно співпрацювати із зовнішніми та внутрішніми аудиторами групи і забезпечувати, щоб вся інформація, якою вони володіють, і яка є важливою для аудиту будь-якої компанії групи, (відповідна аудиторська інформація) надавалася зовнішнім аудиторам цієї компанії.

До нашого обов’язку співпрацювати із зовнішніми аудиторами застосовуються юридичні обмеження, наприклад, якщо мова йде про конфіденційні документи, розкриття яких заборонено законом.

У всіх інших випадках ми повинні оперативно реагувати на будь-який запит зовнішніх аудиторів і надавати їм повний та необмежений доступ до відповідних працівників і документів.

Ми не повинні за жодних обставин надавати зовнішнім або внутрішнім аудиторам інформацію, яка, як нам відомо (або як ми можемо обґрунтовано припускати), є неправдивою, неповною або неточною.

 

Дотримання стандартів бухгалтерського обліку

Ми не повинні за жодних обставин надавати зовнішнім або внутрішнім аудиторам інформацію, яка, як нам відомо (або як ми можемо обґрунтовано припускати), є неправдивою, неповною або неточною.

Ведення обліку фінансових даних Компанії Групи повинно відповідати загальноприйнятим принципам бухгалтерського обліку, які застосовуються у країні їхнього місцезнаходження.

Якщо мова йде про звітність групи, інформація повинна відповідати політикам і процедурам бухгалтерського обліку групи (МСФЗ).

quote

 Всі дані, які ми створюємо, як фінансові, так і нефінансові, повинні точно відображати угоди і заходи, яких вони стосуються.

 

До кого можна звернутися

  • Ваш лінійний керівник

  • Вище керівництво

  • Місцевий юрист

  • Керівник відділу забезпечення дотримання нормативних вимог:  [email protected]

  • Портал Speak Up: bat.com/speakup

  • Гарячі лінії Speak Up:  bat.com/speakuphotlines