Після приєднання до ВАТ або у момент виникнення конфлікту інтересів ви повинні повідомити про цей конфлікт на порталі Стандартів. Якщо у вас немає доступу до порталу Стандартів, ви повинні повідомити про таку ситуацію свого лінійного керівника.

Якщо ви не впевнені у наявності конфлікту, ви в будь-якому випадку повинні повідомити про таку ситуацію. Ознаки конфлікту інтересів можуть створити проблеми, навіть якщо конфлікту немає. Ви повинні зробити відповідне повідомлення, щоб вище керівництво було в курсі ситуації.

Після такого повідомлення ваш лінійний керівник визначить, чи існує будь-який потенційний ризик для ВАТ, пов’язаний з конфліктом інтересів, та чи слід вжити будь-яких заходів з метою управління будь-яким виявленим ризиком або його обмеження. У певних випадках ризик для інтересів ВАТ може бути настільки малоймовірним, що не вимагатиме жодних заходів.

Однак, якщо конфлікт може негативно вплинути на інтереси BAT, може виникнути необхідність у застосуванні певних умов. Такі умови можуть включати зміну вашої посади, підпорядкування або вашої сфери відповідальності, або вимогу, згідно з якою ви повинні утримуватися від співпраці з певним клієнтом, постачальником або працівником ВАТ.

Якщо ви є лінійним керівником і не знаєте, чи потребує даний конфлікт інтересів заходів з метою пом’якшення ризику, ви повинні ознайомитися із  посібником «Конфлікти інтересів: Настанови для лінійних керівників» , і якщо після цього ви все ще не впевнені в тому, що треба робити у цій ситуації, звернутися за консультацією до вищого керівництва або місцевого юриста.

Директори компаній групи повинні повідомляти про конфлікти інтересів і отримувати їх офіційне погодження від ради директорів Компанії на її наступному засіданні.

Ми повинні також регулярно переглядати і оновлювати інформацію про будь-які конфлікти інтересів та необхідні заходи щодо пом’якшення їх наслідків.

Керівники повинні забезпечити, щоб відомості про будь-які конфлікти інтересів, про які їм стає відомо, було внесено до порталу Стандартів або, якщо працівники не мають доступу до порталу Стандартів, повідомлено місцевому юристу або секретарю Компанії.

Нижче наведено кілька найбільш поширених типів конфліктів інтересів. Інші ситуації також можуть призводити до виникнення конфліктів інтересів. У разі виникнення будь-яких запитань щодо того, чи становить ваша конкретна ситуація конфлікт інтересів, обговоріть це з вашим лінійним керівником або юристом.

Робота з близькими родичами може створювати конфлікти інтересів, незалежно від того, чи є близький родич працівником групи, чи він працює на одного з наших конкурентів або ділових партнерів, або чи він є державним службовцем, який може впливати на діяльність ВАТ.

Ви повинні повідомляти про будь-яких близьких родичів, які є працівниками групи. Близькі відносини з іншими працівниками ВАТ також можуть призвести до конфлікту інтересів або мати його ознаки. Якщо ви опинилися у такій ситуації, ви повинні повідомити про такі відносини.

Під час вашої роботи ви не повинні мати можливість приймати на роботу, контролювати, впливати на умови праці або впивати на управління роботою будь-яких близьких родичів або осіб, з якими ви перебуваєте у близьких відносинах. Ситуація, коли лінійний керівник і підлеглий є близькими родичами або перебувають у близьких відносинах є неприйнятною. Ваш керівник проінформує вас про заходи, яких необхідно вжити з метою обмеження ризику з урахуванням вашої конкретної ситуації.

Ви також повинні повідомляти про перебування у близьких відносинах або наявність у вас близьких родичів, які, наскільки вам відомо, працюють або надають послуги, мають істотну частку в капіталі або обіймають керівні посади в організації конкурента, постачальника, клієнта, учасника інвестиційної діяльності або іншої компанії чи організації, з якими група веде значну діяльність.

Якщо ви маєте ділові відносини з близьким родичем, який працює в організації клієнта, постачальника або учасника інвестиційної діяльності, або з будь-яким підприємством, де ваш близький родич має істотну частку в капіталі або обіймає керівну посаду, керівництву може знадобитися змінити вашу посаду або посадові обов’язки.

Ви також повинні повідомити, чи є у вас близькі родичі, які є державними службовцями, і чи обіймають вони посади, за допомогою яких вони можуть впливати на діяльність BAT.

При цьому необов’язково, щоб ця особа обіймала високу керівну посаду. Ви повинні повідомити, якщо державний службовець обіймає посаду, за допомогою якої він може вплинути на діяльність BAT (до таких посад, як правило, не відносяться посади шкільного вчителя, тюремного наглядача, пожежника або медсестри, що працює у державному медичному закладі). Якщо у вас є сумніви щодо необхідності розкриття інформації, проконсультуйтеся з місцевим юристом.

Ви повинні повідомляти наступну інформацію про себе та близьких родичів, які проживають разом з вами:

• всі частки в капіталі конкурентів; та
• будь-які частки в капіталі постачальника або клієнта, якщо ви в будь-який спосіб берете участь в угодах групи з таким постачальником або клієнтом або є керівником будь-якої особи, яка бере участь в таких угодах.

Ви не зобов’язані повідомляти про частки в інвестиційних фондах відкритого типу, індексних фондах і подібних колективних інвестиційних фондах, якщо ви не берете участь у прийнятті рішень щодо управління інвестиціями.

«Істотна частка в капіталі» означає будь-яку частку в капіталі, що, на думку компанії групи, може впливати або здаватися такою, що впливає на прийняття працівниками рішень.

Ви не повинні володіти будь-якою істотною часткою в капіталі:

• постачальника або клієнта, якщо ви в будь-який спосіб берете участь в угодах групи з таким постачальником або клієнтом або є керівником будь-якої особи, яка бере участь в таких угодах; або
• конкурента групи або будь-якого підприємства, що здійснює діяльність, яка суперечить інтересам групи.

Вам може бути дозволено зберегти частку в капіталі конкурента за умови, що ви придбали таку частку до початку роботи в групі, повідомили про таку частку компанію, у якій ви працюєте, у письмовій формі до вашого призначення, і компанія, у якій ви працюєте, не має заперечень щодо цього.

У разі виникнення будь-яких сумнівів зверніться за додатковою консультацією до місцевого юриста.

Вам забороняється працювати на третю особу або в її інтересах, якщо ви не повідомили про свій намір завчасно і не отримали письмовий дозвіл від лінійного керівника.

Якщо ви є штатним працівником, така робота не повинна займати істотну кількість часу, не повинна виконуватися у робочий час, не повинна впливати на ваші результати або будь-яким чином заважати вам виконувати свої обов’язки та зобов’язання перед компанією групи.

Деякі ситуації є неприпустимими за жодних обставин. Наприклад, ви не маєте права працювати на конкурента будь-якої компанії групи або на клієнта чи постачальника, з яким ви співпрацюєте у процесі своєї роботи .

«Робота на третю особу або в її інтересах» передбачає побічну роботу, виконання обов’язків директора або консультанта або надання інших послуг будь-якій організації, яка не є членом групи (включаючи благодійні або неприбуткові організації). Це не включає ніяку неоплачувану добровільну роботу, яку ви можете виконувати у свій вільний час, за умови, що вона не заважає вам виконувати свої обов’язки та зобов’язання перед групою.

Хоча ці приклади і містять найбільш поширені типи конфліктів інтересів, конфлікти можуть виникати і в інших ситуаціях. Наприклад, конфлікт може виникнути, якщо група здійснює інвестиції у громаду (включаючи благодійні внески) шляхом перерахування коштів на користь організації, з якою ви маєте тісні зв’язки, або якщо ви намагаєтесь скористатися діловою можливістю, про яку вам стає відомо завдяки вашій роботі у ВАТ, у своїх інтересах.   Ключове запитання, яке слід поставити у такій ситуації, полягає в тому, чи виникне конфлікт між вашими особистими інтересами або інтересами близького родича та вашими обов’язками діяти у найкращих інтересах ВАТ.

Якщо особиста зацікавленість може вплинути на ваші судження або прийняття рішень від імені BAT, ви повинні повідомити про це.