اپنی قانونی اور ریگولیٹری ذمہ داریوں کی تعمیل کرنے کے لیے، ہمیں مخصوص معلومات کو متعین مدت کے لیے رکھنا ضروری ہوتا ہے اور کسی بھی برقراری کی مدت کے ختم ہونے سے پہلے ایسی معلومات کو حذف یا ضائع نہیں کر سکتے ہیں۔ مثالوں میں (بلا تحدید) ٹیکس کی معلومات، مالی بیانات، معاہدے یا عہد نامے، مارکیٹنگ کی کچھ معلومات، اور HR دستاویزات شامل ہیں۔ اس کے علاوہ، رازداری کے قوانین کا مطلب یہ ہو سکتا ہے کہ ہم لوگوں کی معلومات کو ضرورت سے زیادہ دیر تک نہیں رکھ سکتے۔

ہم سب گروپ ریکارڈز اور انفارمیشن مینجمنٹ کے طریقہ کار کے مطابق ریکارڈز اور معلومات کے انتظام کے لیے ذمہ دار ہیں، جس میں تمام ملازمین کے ضوابط بیان کیے گئے ہیں۔ یہ بھی ضروری ہے کہ ہم تسلیم کریں کہ کچھ ریکارڈز اور معلومات کو قانونی وجوہات کی بنا پر برقرار رکھنے کی معمول کی مدت سے زیادہ دیر تک رکھنے کی ضرورت ہو سکتی ہے، جیسے کہ وہ جو ‘ہولڈ آرڈر’ کے تحت ہوں۔ اگر آپ کو مطلع کیا جاتا ہے کہ آپ کے پاس موجود معلومات ہولڈ آرڈر کے تابع ہو سکتی ہیں، تو آپ کو اسے کسی بھی طرح تبدیل، ضائع یا حذف نہیں کرنا چاہیے۔

اپنے رفقاء کار اور فریق ثالث کے ساتھ تعاون کرنے کی ہماری کوششوں میں، فریق ثالث کے ذریعے میزبانی کی جانے والی غیر BAT مواصلاتی ایپلیکیشنز، جیسے فوری پیغام رسانی یا ذاتی ای میل ایپلیکیشنز، مواصلت کے لیے مقبول چینل ہو سکتی ہیں۔

تاہم، کام کے لیے تھرڈ پارٹی کمیونیکیشن ایپلی کیشنز کا استعمال سائبر سکیورٹی کے تناظر میں کمپنی کے لیے اور ریکارڈز اور انفارمیشن مینجمنٹ کی ذمہ داریوں پر عمل کرنے کی ہماری اہلیت کے لیے خطرات پیدا کر سکتا ہے۔

ہم تسلیم کرتے ہیں کہ ایسے غیر معمولی مواقع ہوتے ہیں جہاں اس طرح کے مواصلاتی چینلز کا استعمال انتہائی ضروری ہو سکتا ہے (مثال کے طور پر صحت اور سلامتی کے مقاصد کے لیے براڈکاسٹ پیغام رسانی جب کوئی دوسرا چینل دستیاب نہ ہو)۔ یہ مستثنیات گروپ ریکارڈز اور انفارمیشن مینجمنٹ کے طریقہ کار میں بیان کیے گئے ہیں۔

ان اجازت شدہ مستثنیات کو چھوڑ کر، کسی بھی کام سے متعلق مواصلات کے لیے تھرڈ پارٹی کمیونیکیشن ایپلی کیشنز کا استعمال سختی سے ممنوع ہے۔

تمام لین دین اور معاہدوں کا سبھی سطحوں پر مناسب طریقہ سے، واضح طور پر اور مکمل طریقہ سے منظور کیا جانا اور ریکارڈ کیا جانا ضروری ہے۔

گروپ کمپنیوں کے ذریعہ کیے گئے تمام معاہدوں کے لیے ضروری ہے کہ ان کے لیے تحریری شکل میں ثبوت فراہم کیے جائیں، خواہ وہ کسی دیگر گروپ کمپنی کے ساتھ ہوں یا کسی تھرڈ پارٹی کے ساتھ۔

اگر ہم کسی گروپ کمپنی کی طرف سے کوئی معاہدہ تیار کرنے، اس کے بارے میں بات کرنے یا اسے منظوری دینے کے لیے ذمہ دار ہیں تو ہمارے لیے یہ یقینی بنانا ضروری ہے کہ اسے معاہدوں سے متعلق منظوری کی پالیسی اور طریقۂ کار کے مطابق منظور کیا جائے، اس پر دستخط کیے جائیں اور اسے ریکارڈ کیا جائے۔

کسی گروپ کمپنی کی مصنوعات کی فروخت کے ضمن میں، خواہ وہ اندرون ملک یا برآمد کے لیے ہوں، اس کے ذریعہ تیار کردہ تمام دستاویزات کے لیے ضروری ہے کہ وہ درست اور مکمل ہوں اور وہ لین دین کی صحیح جانکاری فراہم کرتی ہوں۔

تمام دستاویزات کے لیے ضروری ہے کہ وہ (متعلقہ خط و کتابت کے ساتھ) جہاں ٹیکس، کسٹمز یا دیگر حکام کے ذریعہ ممکنہ معائنہ کے لیے مطلوب ہوں، وہاں گروپ ریکارڈز اور مینجمنٹ کے طریقہ کار اور کسی بھی قابل اطلاق مقامی قوانین کے مطابق رکھی جائیں۔

ہمارے لیے گروپ کے خارجی اور داخلی آڈیٹرز کے ساتھ پوری طرح تعاون کرنا اور یہ یقینی بنانا ضروری ہے کہ ان کے ذریعہ رکھی گئی وہ تمام معلومات جو کسی گروپ کمپنی کے آڈٹ سے متعلق ہوں (آڈٹ سے متعلق معلومات) اس کمپنی کے خارجی آڈیٹرز کو فراہم کی جائیں۔

خارجی آڈیٹرز کے ساتھ پوری طرح تعاون کرنے کے تئیں ہماری ذمہ داری قانونی بندشوں کے ساتھ مشروط ہے، مثال کے طور پر، قانونی لحاظ سے مستثنی کی ہوئی دستاویزات کے معاملہ میں۔

بصورت دیگر، ہمیں خارجی آڈیٹرز کی طرف سے کسی بھی درخواست کا فوری جواب دینا چاہیے اور انہیں متعلقہ عملہ اور دستاویزات تک مکمل اور بلا روک ٹوک رسائی کی اجازت دینی چاہیے۔

ہمیں کسی بھی حالت میں خارجی یا داخلی آڈیٹرز کو ایسی معلومات نہیں فراہم کرنی چاہیے جسے ہم جانتے ہیں (یا معقول طور پر ہمیں جاننا چاہیے) کہ گمراہ کن، غیرمکمل یا غیر درست ہے۔

مالی ڈیٹا (جیسے بہی کھاتے، ریکارڈز اور کھاتوں) کے لیے ضروری ہے کہ وہ مقبول عام اکاؤنٹنگ کے اصولوں اور گروپ کی اکاؤنٹنگ اور رپورٹنگ سے متعلقہ پالیسیوں اور طریقۂ کار دونوں سے مطابقت رکھتا ہو۔

گروپ کمپنیوں کے مالی ڈیٹا کے لیے ضروری ہے کہ وہ مقبول عام اکاؤنٹنگ کے ان اصولوں کے مطابق رکھا جائے جو ان کے سکونت کے ملک میں لاگو ہوتے ہیں۔

گروپ رپورٹنگ کے لیے، ضروری ہے کہ ڈیٹا گروپ کی اکاؤنٹنگ کی پالیسیوں (IFRS) اور کارروائیوں کے مطابق ہو۔