ہم داخلی اور/یا بیرونی تشخیص اور آڈٹ پروگراموں کے ذریعے اس ضابطے کے تقاضوں کے حوالے سے نئے اور موجودہ سپلائرز کی تعمیل کی تصدیق کرنے کا حق محفوظ رکھتے ہیں۔

سپلائرز کو اس ضابطے سے منسلک کسی بھی تصدیقی سرگرمی کے ساتھ ہر طرح کا معقول تعاون فراہم کرنا چاہیے (چاہے گروپ کے ذریعے کیا جا رہا ہو یا گروپ کی طرف سے شامل کردہ فریق ثالث کے ذریعے کیا جا رہا ہو)، بشمول اس بات کو یقینی بنانا کہ متعلقہ دستاویزات اور ڈیٹا کو گروپ اور/یا قابل اطلاق قوانین کے ذریعہ مطلوبہ مدت تک رکھا جاتا ہے، اور متعلقہ اہلکاروں، سائٹس کو دستاویزات اور ڈیٹا تک آزادانہ رسائی فراہم کی جاتی ہے۔

اس طرح کے تعاون پر گروپ اور سپلائر کی طرف سے بات چیت کی جائے گی اور اس سے اتفاق کیا جائے گا، تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ یہ کام کے اوقات کے اندر انجام دیا جاتا ہے اور اس کا مناسب نوٹس پیشگی دیا جاتا ہے۔

یہ تجارتی طور پر حساس اور/یا خفیہ معلومات پر لاگو ہونے والی جائز پابندیوں کے باوجود ہے – ایسے معاملات میں (اور جہاں ایسا مانا جاتا ہے کہ ایسی معلومات تصدیقی سرگرمی سے مادی طور پر مطابقت رکھتی ہے)، سپلائرز کو اس کے محفوظ اور جائز انکشاف کے لیے باہمی طور پر قابل قبول میکانزم کی شناخت کرنے کی کوشش کرنے کے لیے گروپ کے ساتھ مل کر کام کرنا چاہیے۔

سپلائرز سے اس بات کی توقع کی جاتی ہے کہ وہ اس ضابطے اور/یا SoBC کے تقاضوں کی مشتبہ یا حقیقی خلاف ورزیوں کی شناخت، تفتیش، حل اور رپورٹنگ میں معاونت کریں گے۔ اس طرح، سپلائرز کو چاہیے کہ:

• ان کے اپنے کارکنوں کو اعتماد کے ساتھ اور انتقامی کارروائی کے خوف کے بغیر، مثالی طور پر گمنام طریقے سے، سوالات پوچھنے، خدشات کا اظہار کرنے اور/یا مشتبہ یا حقیقی خلاف ورزیوں کی اطلاع دینے کے لیے شکایات یا اس کے مساوی مؤثر طریقہ کار موجود ہوں – چاہے خود سپلائر کو ہو یا براہ راست گروپ کو ہو؛
• اس ضابطہ کے تقاضوں کی مشتبہ یا حقیقی خلاف ورزیوں کے بارے میں کسی بھی قابل اعتماد خدشات کی فوری طور پر چھان بین کریں، اور کسی بھی ممکنہ خلاف ورزی سے بچنے کے لیے مناسب کارروائی کریں، اور/یا کسی بھی حقیقی خلاف ورزی کے اثرات کو کم کریں، اور اسے روکیں؛ اور
• اس ضابطے اور/یا SoBC کے تقاضوں کی کسی بھی مشتبہ یا حقیقی خلاف ورزی کی اطلاع گروپ کو دیں جیسے ہی انہیں ان کے بارے میں پتہ چلے، جیسا کہ آواز اٹھانے کے تحت وضاحت کی گئی ہے۔

اس ضابطے یا SoBC کی کسی بھی حقیقی یا مشتبہ خلاف ورزی کو سپلائر کے معمول کے گروپ کے رابطے کے ذریعے یا ہمارے خفیہ، آزادانہ طور پر منظم کردہ آواز اٹھانے کے چینلز کے ذریعے اٹھایا جا سکتا ہے، جو www.bat.com/speakup پر دستیاب ہے۔

ہمارے آواز اٹھانے کے چینلز کا نظم آزادانہ طور پر کیا جاتا ہے اور وہ آن لائن، ٹیکسٹ اور ٹیلی فون ہاٹ لائنز کے ذریعے، دن کے 24 گھنٹے، ہفتے کے ساتوں دن اور متعدد مقامی زبانوں میں دستیاب ہیں۔ ان کا استعمال انتقامی کارروائی کے خوف کے بغیر اعتماد کے ساتھ (اور گمنام طور پر، اگر آپ ایسا کرنے کو ترجیح دیتے ہیں) کیا جا سکتا ہے۔ اگر آپ ہاٹ لائن استعمال کرنے کو ترجیح دیتے ہیں، تو آپ اپنے ملک کو تفویض کردہ بین الاقوامی نمبر کے لیے ویب سائٹ پر فراہم کردہ فہرست میں سے اپنا مقام منتخب کر سکتے ہیں۔

حقیقی یا مشتبہ غلط کام کے بارے میں تشویش ظاہر کرنے پر آپ کو انتقامی کارروائی (چاہے بالواسطہ ہو یا بلاواسطہ) کا سامنا نہیں کرنا پڑے گا، اگرچہ آپ کو غلط کام کے الزام کے بارے میں یقین نہ ہو۔ ہم کسی بھی ایسے شخص کے ساتھ انتقامی کارروائی، ایذا رسانی یا ظلم و ستم کو برداشت نہیں کرتے جو تشویش کا اظہار کرتا ہے، تشویش ظاہر کرنے والوں کو مدد فراہم کرتا ہے یا تحقیقات میں حصہ لیتا ہے۔

ہم اس ضابطہ اور/یا اپنے SoBC کی مشتبہ یا حقیقی خلاف ورزیوں کی کسی بھی تشویش، الزامات یا رپورٹ کو سنجیدگی سے لیتے ہیں۔ جہاں مناسب ہوگا، ہم اپنی داخلی پالیسیوں اور طریقہ کار کے مطابق منصفانہ اور معروضی طور پر ایسے معاملات کی چھان بین کریں گے۔

دیگر معاملات میں، ہم سپلائر سے اس کے اپنے طریقہ کار کے مطابق معاملے کی تحقیقات کی قیادت کرنے کے لیے کہہ سکتے ہیں۔

جہاں BAT کے ذریعہ ضرورت ہوگی، سپلائر سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ BAT کے ساتھ رابطہ کرے اور ہمیں اپنے تحقیقات کے دائرہ کار، پیشرفت اور نتائج، یا اصلاحی کارروائیوں کے بارے میں آگاہ کرے، جہاں (رازداری یا دیگر قابل اطلاق قانونی تقاضوں کے تحت) مناسب ہو۔

اس ضابطہ کے کسی بھی تقاضے کی عدم تعمیل کی صورت میں، گروپ زیر بحث سپلائر سے مطالبہ کرنے کا حق محفوظ رکھتا ہے کہ وہ:

• ایک متعین اور معقول مدت کے اندر زیر بحث تقاضے (تقاضوں) کی تعمیل کی طرف مادی پیش رفت کو ظاہر کرے؛ اور/یا
• خود کو ایک متعین اور معقول مدت کے اندر زیر بحث تقاضے (تقاضوں) کی مکمل تعمیل میں لائے۔

سنگین، مادی اور/یا مسلسل عدم تعمیل کی صورت میں، یا جہاں کوئی سپلائر بصورت دیگر ناکافی عزم، مستقل عدم فعالیت یا بہتری کی کمی کا مظاہرہ کرتا ہے، ہم زیر بحث سپلائر کے ساتھ کاروباری تعلقات کو ختم کرنے کا حق محفوظ رکھتے ہیں۔