Để tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và quy định của mình, chúng ta được yêu cầu giữ một số thông tin trong khoảng thời gian xác định và không được xóa hoặc loại bỏ thông tin đó trước khi hết thời hạn lưu giữ. Ví dụ bao gồm (nhưng không giới hạn) thông tin thuế, báo cáo tài chính, hợp đồng hoặc thỏa thuận, một số thông tin tiếp thị và tài liệu HR (nhân sự). Ngoài ra, luật về quyền riêng tư có thể yêu cầu chúng ta không thể lưu giữ thông tin của mọi người lâu hơn mức cần thiết.

Tất cả chúng ta đều chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ và thông tin theo Thủ Tục Quản Lý Hồ Sơ và Thông Tin của Tập Đoàn (Group Records & Information Management Procedure) , quy định này đặt ra các quy tắc cho tất cả Nhân Viên. Đặc biệt, chúng ta công nhận rằng một số hồ sơ và thông tin có thể cần được lưu giữ lâu hơn thời gian lưu giữ thông thường vì lý do pháp lý, chẳng hạn như những hồ sơ và thông tin theo “Lệnh Giữ”. Nếu bạn được thông báo rằng bạn có thể có thông tin phải tuân theo một Lệnh Giữ thì bạn không được thay đổi, hủy hoặc xóa thông tin đó dưới bất kỳ hình thức nào.

Khi làm việc với đồng nghiệp và bên thứ ba, các ứng dụng liên lạc không phải của BAT mà do bên thứ ba lưu trữ, chẳng hạn như Tin Nhắn Tức Thời hoặc ứng dụng email cá nhân có thể được dùng phổ biến để trao đổi thông tin.

Tuy nhiên, việc sử dụng Ứng Dụng Thông Tin Liên Lạc của Bên Thứ Ba cho công việc có thể gây rủi ro cho Công Ty trong bối cảnh an ninh mạng và khả năng tuân thủ các nghĩa vụ quản lý hồ sơ và thông tin của chúng ta.

Chúng ta công nhận rằng có thể rất cần thiết sử dụng các kênh thông tin liên lạc như vậy trong những tình huống đặc biệt (ví dụ: gửi thông báo rộng rãi vì mục đích sức khỏe và an toàn khi không có kênh liên lạc nào khác). Những trường hợp ngoại lệ này được quy định trong Thủ Tục Quản Lý Hồ Sơ và Thông Tin của Tập Đoàn.

Ngoại trừ những trường hợp ngoại lệ được phép, việc sử dụng Ứng Dụng Thông Tin Liên Lạc của Bên Thứ Ba cho bất kỳ thông tin liên lạc nào liên quan đến công việc đều bị nghiêm cấm.

Mọi giao dịch, hợp đồng phải được ủy quyền hợp pháp ở mọi cấp độ và được ghi lại một cách chính xác và đầy đủ.

Tất cả các hợp đồng được ký kết bởi các Công Ty thuộc Tập Đoàn, cho dù với một Công Ty thuộc Tập Đoàn khác hay bên thứ ba, đều phải giữ lại bằng chứng bằng văn bản.

Nếu chúng ta chịu trách nhiệm lập, đàm phán hoặc phê duyệt bất kỳ hợp đồng nào thay mặt cho một Công Ty thuộc Tập Đoàn, chúng ta phải đảm bảo rằng hợp đồng đó được phê duyệt, ký kết và ghi nhận phù hợp với chính sách và quy trình phê duyệt hợp đồng liên quan.

Tất cả các tài liệu do Công Ty thuộc Tập Đoàn lập liên quan đến việc mua bán sản phẩm của mình, dù là trong nước hay xuất khẩu, đều phải chính xác, đầy đủ và là bản mô tả chính xác về giao dịch.

Tất cả tài liệu phải được lưu giữ (cùng với thư từ liên quan) phù hợp với các yêu cầu của Thủ Tục Quản Lý Hồ Sơ và Thông Tin của Tập Đoàn và mọi luật hiện hành của địa phương, nếu được yêu cầu trong trường hợp cơ quan thuế, hải quan hoặc các cơ quan khác kiểm tra.

Chúng tôi phải hợp tác hoàn toàn với các kiểm toán viên độc lập và nội bộ của Tập Đoàn và đảm bảo rằng tất cả thông tin do họ nắm giữ có liên quan đến việc kiểm toán của bất kỳ Công Ty thuộc Tập Đoàn (thông tin kiểm toán có liên quan) đều được cung cấp cho các kiểm toán viên bên ngoài của công ty đó.

Nghĩa vụ hợp tác hoàn toàn với kiểm toán viên bên ngoài phụ thuộc các ràng buộc về pháp lý, ví dụ các yêu cầu đối với các tài liệu được ưu tiên về mặt pháp lý.

Nếu không bị ràng buộc về pháp lý, chúng ta phải đáp ứng kịp thời bất kỳ yêu cầu nào của kiểm toán viên bên ngoài và cho phép họ tiếp cận đầy đủ và không hạn chế đối với nhân viên và tài liệu có liên quan.

Trong mọi trường hợp, chúng ta không nên cung cấp thông tin cho kiểm toán viên bên ngoài hoặc nội bộ mà chúng ta biết (hoặc phải biết một cách hợp lý) là sai lệch, không đầy đủ hoặc không chính xác.

Dữ liệu tài chính (ví dụ: sổ sách, hồ sơ và tài khoản) phải tuân thủ cả các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi và các chính sách và thủ tục kế toán và báo cáo của Tập Đoàn.

Dữ liệu tài chính của các Công Ty thuộc Tập Đoàn phải được duy trì phù hợp với các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung áp dụng tại quốc gia sở tại.

Đối với báo cáo của Tập Đoàn, dữ liệu phải phù hợp với các quy trình và chính sách kế toán (IFRS) của Tập Đoàn.