Khi mới gia nhập BAT hoặc ngay sau khi mâu thuẫn phát sinh, bạn phải khai báo mâu thuẫn trên Cổng thông tin SoBC. Nếu bạn không có quyền truy cập vào Cổng SoBC, bạn nên khai báo tình huống cho quản lý trực tiếp của bạn.

Nếu bạn không nghĩ một tình huống có phải là mâu thuẫn lợi ích không thì bạn vẫn nên khai báo mâu thuẫn lợi ích. Những tình huống có vẻ như có mâu thuẫn lợi ích cũng có khả năng gây ra quan ngại, ngay cả khi cuối cùng mâu thuẫn đó không tồn tại. Khi nghi ngờ, bạn nên khai báo mâu thuẫn để cấp quản lý cao hơn có thể biết được tình huống khi cần thiết.

Sau khi khai báo, quản lý trực tiếp của bạn sẽ làm việc với bạn để đánh giá rủi ro tiềm ẩn đối với BAT liên quan đến mâu thuẫn được khai báo và các hành động cần thực hiện để quản lý hoặc giảm thiểu bất kỳ rủi ro nào đã được xác định. Trong một số trường hợp, có thể không cần thực hiện hành động nào nếu rủi ro đối với lợi ích của BAT là không đáng kể.

Tuy nhiên, nếu lợi ích của BAT có thể bị ảnh hưởng tiêu cực bởi mâu thuẫn, thì các điều kiện cần được áp dụng. Điều này có thể bao gồm những thay đổi về vai trò hoặc trách nhiệm báo cáo hoặc trách nhiệm quan hệ khách hàng của bạn hoặc yêu cầu bạn tránh giao dịch với một khách hàng hoặc Nhà Cung Cấp cụ thể hoặc bạn không có quan hệ giám sát với Nhân Viên của BAT.

Nếu bạn là một người quản lý trực tiếp và không chắc chắn liệu lợi ích đã khai báo có gây ra bất kỳ rủi ro nào hay yêu cầu các điều kiện để giảm thiểu rủi ro hay không, bạn nên đọc Mâu Thuẫn Lợi Ích: Hướng Dẫn dành cho Quản Lý Trực Tiếp , và nếu bạn vẫn không chắc chắn, hãy tham vấn cấp quản lý cao hơn hoặc Bộ Phận Pháp Lý tại địa phương của bạn.

Giám đốc các Công Ty thuộc Tập Đoàn phải khai báo mâu thuẫn và phải được chấp thuận chính thức của ban lãnh đạo Công Ty tại cuộc họp tiếp theo.

Chúng ta cũng phải thường xuyên xem xét và cập nhật mọi mâu thuẫn lợi ích được khai báo cũng như các điều kiện giảm thiểu cần thiết.

Các cấp quản lý phải đảm bảo rằng bất kỳ mâu thuẫn lợi ích nào được khai báo cho họ đều được đăng ký trên Cổng SoBC, hoặc được thông báo cho Cố vấn Pháp Lý địa phương hoặc Thư ký công ty trong trường hợp nhân viên không có quyền truy cập vào Cổng SoBC.

Sau đây là một số loại mâu thuẫn lợi ích phổ biến hơn. Các tình huống khác cũng có thể tạo ra mâu thuẫn lợi ích. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về việc liệu tình huống cụ thể của bạn có tạo ra mâu thuẫn lợi ích hay không, hãy vui lòng trao đổi với quản lý trực tiếp hoặc Bộ Phận Pháp Lý của bạn.

Làm việc với Người Thân có thể dẫn đến mâu thuẫn lợi ích, bất kể trong trường hợp Người Thân cũng là nhân viên của Tập Đoàn, hay làm việc cho một trong những đối thủ cạnh tranh hoặc đối tác kinh doanh của chúng ta, hay là Công Chức có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của BAT.

Bạn phải khai báo nếu bạn có bất kỳ Người Thân nào làm việc trong Tập Đoàn.  Mối quan hệ thân mật với những người khác làm việc tại BAT cũng có thể dẫn đến mâu thuẫn lợi ích hoặc tình huống có vẻ là mâu thuẫn lợi ích. Nếu bạn đang ở trong tình huống như vậy, bạn nên khai báo quan hệ đó.

Trong quá trình làm việc, bạn không được phép tuyển dụng, giám sát, ảnh hưởng đến các điều khoản và điều kiện tuyển dụng hoặc ảnh hưởng đến việc quản lý của Người Thân hoặc những người mà bạn đang có mối quan hệ mật thiết. Việc quản lý trực tiếp và cấp báo cáo là Người Thân hoặc có mối quan hệ mật thiết với nhau sẽ không được chấp nhận. Quản lý trực tiếp của bạn sẽ làm việc với bạn để xác định những bước giảm thiểu nào nên được thực hiện dựa trên tình huống cụ thể của bạn.

Bạn cũng phải khai báo nếu bạn đang có mối quan hệ mật thiết với hoặc có bất kỳ Người Thân nào, theo hiểu biết tốt nhất của bạn, đang làm việc hoặc thực hiện các dịch vụ cho hoặc có lợi ích tài chính quan trọng ở, đối với bất kỳ đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, khách hàng hoặc doanh nghiệp nào khác mà Tập Đoàn có các giao dịch quan trọng.

Cấp quản lý có thể cần thay đổi vai trò hoặc phạm vi công việc bạn đảm trách trong trường hợp bạn có giao dịch kinh doanh với Người Thân làm việc tại khách hàng hoặc nhà cung cấp hoặc Đầu Tư Cộng Đồng hoặc có giao dịch với bất kỳ doanh nghiệp hoặc Đầu Tư Cộng Đồng nào mà Người Thân của bạn nắm giữ lợi ích tài chính quan trọng hoặc vị trí cấp cao.

Bạn cũng phải khai báo nếu bạn có bất kỳ Người Thân nào là Công Chức và có vai trò có thể có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của BAT.

Không nhất thiết cá nhân được khai báo phải là người chức vụ cao có quyền quyết định. Bạn nên khai báo nếu Công Chức có vai trò có thể có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của BAT (như vậy sẽ loại trừ, ví dụ, giáo viên, giám thị trại giam, lính cứu hỏa hoặc các y tá do nhà nước tuyển dụng). Nếu bạn còn băn khoăn về việc liệu việc tiết lộ thông tin có cần thiết hay không, vui lòng tham khảo ý kiến của Bộ Phận Pháp Lý tại địa phương của bạn.

Bạn phải khai báo, áp dụng cho chính bạn và cho bất kỳ Người Thân nào sống trong hộ gia đình của bạn:

• tất cả lợi ích về mặt tài chính có được từ công ty đối thủ cạnh tranh, và
• bất kỳ lợi ích tài chính nào có được từ Nhà Cung Cấp hoặc khách hàng nếu bạn có bất kỳ liên quan nào đến giao dịch của Tập Đoàn với Nhà Cung Cấp hoặc khách hàng đó hoặc giám sát bất kỳ ai có liên quan.

Bạn không cần phải tiết lộ công khai các quỹ tương hỗ, quỹ chỉ số và các khoản đầu tư chung tương tự được giao dịch công khai, khi mà bạn không có quyền quyết định những khoản đầu tư nào được bao gồm.

“Lợi ích tài chính vật chất” có nghĩa là bất kỳ lợi ích tài chính nào mà Công Ty thuộc Tập Đoàn cho rằng có thể hoặc dường như sẽ ảnh hưởng đến đánh giá của bạn.

Bạn không được nắm giữ lợi ích tài chính đáng kể tại:

• nhà cung cấp hoặc khách hàng nếu bạn tham gia vào giao dịch của Tập Đoàn với nhà cung cấp hoặc khách hàng đó hoặc giám sát bất kỳ ai tham gia vào các giao dịch như vậy;
• đối thủ cạnh tranh của Tập Đoàn hoặc bất kỳ doanh nghiệp nào tiến hành các hoạt động đối lập với lợi ích của Tập Đoàn.

Bạn có thể được phép giữ lại lợi ích tài chính đáng kể tại một đối thủ cạnh tranh, với điều kiện bạn có được lợi ích đó trước khi gia nhập Tập Đoàn, đã khai báo bằng văn bản cho công ty tuyển dụng của bạn trước cuộc hẹn và công ty tuyển dụng của bạn không phản đối. Nếu giám đốc của một công ty thuộc Tập Đoàn có các lợi ích phát sinh trước được phép giữ lại như vậy thì lợi ích đó phải được báo cáo cho ban lãnh đạo công ty (the board) và được thông báo tại cuộc họp tiếp theo.

Nếu bạn vẫn còn chưa rõ, hãy liên hệ Bộ Phận Pháp Lý tại địa phương của bạn để được hướng dẫn.

Bạn không được làm việc cho hoặc thay mặt cho bên thứ ba mà không khai báo trước ý định của mình và nhận được sự chấp thuận bằng văn bản của quản lý trực tiếp.

Nếu bạn là nhân viên toàn thời gian, công việc đó không được chiếm nhiều thời gian, không được theo giờ làm việc đã thỏa thuận, không được ảnh hưởng đến hiệu suất của bạn hoặc theo bất kỳ cách nào cản trở nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn đối với Công Ty thuộc Tập Đoàn.

Một số tình huống không bao giờ được phép. Ví dụ: bạn không được làm việc cho đối thủ cạnh tranh của bất kỳ Công Ty thuộc Tập Đoàn nào hoặc một khách hàng hoặc Nhà Cung Cấp mà bạn giao dịch trong quá trình làm việc.

“Làm việc cho hoặc thay mặt cho bên thứ ba” có nghĩa là đảm nhận công việc thứ hai, với tư cách giám đốc hoặc nhà tư vấn hoặc thực hiện các dịch vụ cho bất kỳ tổ chức nào bên ngoài Tập Đoàn (kể cả các tổ chức từ thiện hoặc phi lợi nhuận). Điều này không bao gồm công việc tự nguyện không được trả lương mà bạn có thể thực hiện trong thời gian riêng của mình, miễn là không ảnh hưởng đến nghĩa vụ và trách nhiệm của bạn đối với Tập Đoàn.

Mặc dù những ví dụ này nêu ra các loại mâu thuẫn lợi ích phổ biến nhất, nhưng mâu thuẫn có thể phát sinh trong nhiều tình huống khác nhau. Ví dụ: mâu thuẫn có thể phát sinh khi Tập Đoàn thực hiện các khoản Đầu Tư Cộng Đồng (bao gồm cả đóng góp từ thiện) cho một tổ chức mà bạn có quan hệ chặt chẽ, hoặc khi bạn, vì lợi ích cá nhân của mình, tìm cách tận dụng các cơ hội kinh doanh mà bạn biết được thông qua công việc của bạn cho BAT.

Câu hỏi quan trọng cần đặt ra là liệu lợi ích cá nhân của bạn hoặc lợi ích của Người Thân có thể mâu thuẫn với nghĩa vụ hành động vì lợi ích tốt nhất của BAT hay không. Nếu phán đoán hoặc quyết định của bạn thay mặt cho BAT có thể bị ảnh hưởng bởi lợi ích cá nhân, bạn nên khai báo lợi ích đó.