Bất kỳ Quà Tặng và Giải Trí nào mà bạn tặng, cho hoặc nhận đều phải:

• không bao giờ được cho/nhận nếu nó có thể cấu thành hành vi hối lộ và tham nhũng, như được định nghĩa trong Chính Sách Chống Hối Lộ Và Tham Nhũng;
• được cho/nhận một cách công khai;
• hợp pháp ở tất cả các khu vực pháp lý có liên quan, và không bị cấm bởi tổ chức của bên còn lại;
• không liên quan đến các bên tham gia vào quá trình đấu thầu hoặc đấu thầu cạnh tranh;
• không hoặc không có khả năng được coi là có ảnh hưởng trọng yếu đến giao dịch liên quan đến bất kỳ Công Ty thuộc Tập Đoàn nào;
• không phải là quà tặng bằng tiền mặt hoặc các phương thức tương đương có thể hoán đổi thành tiền mặt (phiếu mua hàng, thẻ quà tặng, khoản vay hoặc Chứng Khoán);
• không phải do được đòi hỏi hoặc yêu cầu;
• không được tặng để đổi lấy sự đáp lại nào đó (nghĩa là được tặng với các điều kiện kèm theo);
• không, hoặc không được có vẻ xa hoa hoặc không phù hợp (thiếu tôn trọng, không đứng đắn, khiêu dâm hoặc có thể phản ánh không tốt về bất kỳ Công Ty nào thuộc Tập Đoàn, liên quan đến văn hóa địa phương);
• được phê duyệt trước bằng văn bản (theo quy định của chính sách này và/hoặc theo các yêu cầu khác của quốc gia nơi hoạt động);
• được tính vào chi phí phù hợp với các chính sách và thủ tục chi phí kinh doanh hiện hành; và
• ngoài ra, tất cả G&E trên Ngưỡng quy định đối với Công Chức và Các Bên Liên Quan Trong Khu Vực Tư Nhân phải được lưu và phê duyệt trên G&E Tracker.

Nghiêm cấm trực tiếp hoặc gián tiếp tìm cách gây ảnh hưởng đến Công Chức hoặc đạt lợi ích kinh doanh cụ thể bằng cách tặng/cho G&E (hoặc lợi ích cá nhân khác) cho họ hoặc Người Thân, bạn bè hoặc các bên liên quan của họ.

Trao đổi tìm hiểu về quy định pháp luật là một phần trong hoạt động kinh doanh của chúng ta. Việc tặng và nhận G&E (trong Ngưỡng được quy định) trong trường hợp này là được phép. Tuy nhiên, cần hết sức thận trọng vì nhiều quốc gia không cho phép Công Chức nhận G&E và luật chống hối lộ thường quy định nghiêm về vấn đề này.

Chúng ta có thể tặng hoặc nhận bất kỳ G&E nào mà không cần có chấp thuận trước, với điều kiện là:

• dưới Ngưỡng £20 đối với mỗi cá nhân cho mỗi trường hợp (hoặc mức tương đương địa phương thấp hơn);
• và hợp pháp, không thường xuyên và phù hợp.

Chúng ta phải được chấp thuận trước bằng văn bản trên G&E Tracker từ quản lý trực tiếp của mình và Cố vấn LEX ở quốc gia nơi bạn làm việc khi cần tặng hoặc nhận bất kỳ G&E nào với các Công Chức (hoặc Người Thân của họ) trên Ngưỡng £20 lên đến £200.

Việc tặng/nhận G&E cho/từ Công Chức (hoặc Người Thân Trong Gia Đình của họ) trên £200 sẽ chỉ phù hợp nếu có những trường hợp đặc biệt phát sinh và cần có sự phê duyệt trước trên G&E Tracker (như được nêu chi tiết hơn trong Thủ tục G&E (G&E Procedure).

• Ý định: Liệu ý định chỉ nhằm mục đích để xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ kinh doanh hay theo phép lịch sự thông thường? G&E được thực hiện để tác động đến tính khách quan của người nhận trong việc đưa ra quyết định kinh doanh cụ thể sẽ không bao giờ được xem là phù hợp
• Tính hợp pháp: Quà Tặng và Giải Trí có hợp pháp ở quốc gia của bạn và ở quốc gia của đối tác không? Nếu không thì điều đó được xem là không phù hợp
• Giá trị: Giá trị thị trường có hợp lý không (tức là không xa hoa/phung phí) và tương xứng với mục đích xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ kinh doanh hoặc theo phép lịch sự thông thường? Nếu không thì điều đó được xem là không phù hợp
• Tần suất: Công Ty thuộc Tập Đoàn ít khi tặng G&E cho người nhận phải không?
• Minh bạch: Bạn hoặc người nhận có cảm thấy bối rối nếu cấp quản lý hay đồng nghiệp của bạn hoặc bất kỳ ai bên ngoài Tập Đoàn biết về G&E đó không? Nếu không thì điều đó được xem là không phù hợp.

Các Công Ty thuộc Tập Đoàn không được đề nghị hoặc hứa hẹn với các kiểm toán viên độc lập bên ngoài bất kỳ G&E nào có thể gây ra mâu thuẫn lợi ích hoặc rủi ro cho tính độc lập của họ (xem Thủ Tục G&E để được hướng dẫn thêm về G&E liên quan đến kiểm toán viên bên ngoài). KPMG hiện là cơ quan kiểm toán độc lập bên ngoài của Tập Đoàn và phần lớn các Công Ty của Tập Đoàn.

Chúng ta có thể tặng hoặc chấp nhận bất kỳ G&E nào cho/từ một bên liên quan thuộc Khu vực tư nhân mà không cần phê duyệt trước, với điều kiện là:

• dưới Ngưỡng £200 đối với mỗi cá nhân cho mỗi trường hợp (hoặc mức tương đương thấp hơn của địa phương); và
• hợp pháp, không thường xuyên và phù hợp với thông lệ kinh doanh hợp lý.

Chúng ta phải xin sự chấp thuận trước bằng văn bản qua G&E Tracker:

• từ người quản lý trực tiếp của chúng ta về việc tặng hoặc nhận bất kỳ G&E nào trên Ngưỡng £200.

Luôn lưu ý:

• khi phê duyệt các yêu cầu, người phê duyệt phải biết rõ rằng G&E được đề xuất không trái với bất kỳ yêu cầu nào được nêu trên và đặc biệt là thời điểm và bối cảnh rộng hơn không cho thấy rằng bất cứ quyết định nào có thể bị ảnh hưởng bởi G&E đó;
• có thể có những trường hợp ngoại lệ không thể xin chấp thuận trước khi thực hiện G&E được. Trong những trường hợp như vậy, cần yêu cầu chấp thuận càng sớm càng tốt và không quá bảy ngày sau khi G&E đã được tặng hoặc nhận, kèm theo giải trình bằng văn bản về lý do đã không yêu cầu hoặc không được phê duyệt trước khi thực hiện G&E.
• quản lý trực tiếp sau khi tham vấn ý kiến của Bộ Phận Pháp Lý địa phương sẽ quyết định phương án xử lý bất kỳ G&E vượt quá Ngưỡng cho phép được tặng hoặc nhận bởi Nhân viên của Công Ty thuộc Tập Đoàn. Về nguyên tắc, nên từ chối hoặc trả lại các G&E vượt Ngưỡng cho phép. Nếu việc từ chối hoặc trả lại là không phù hợp hoặc có thể gây xúc phạm thì G&E đó có thể được chấp nhận và được xem là tài sản của Công Ty thuộc Tập Đoàn;
• bạn tuyệt đối không được tìm cách tránh nghĩa vụ xin phê duyệt G&E cần thiết bằng cách tự mình trả tiền hoặc nhờ người khác trả tiền;
• tất cả G&E phải được ghi nhận là chi phí phù hợp với các chính sách và thủ tục về chi phí kinh doanh thích hợp;
• trong mọi trường hợp, giải trí không nên được thực hiện bằng chi phí của BAT mà không có sự hiện diện của nhân viên BAT;
• để tránh hiểu lầm, không được chia G&E thành các số lượng / giá trị nhỏ hơn để không bị khống chế bởi các Ngưỡng trong Chính sách này;
• G&E nói chung nên hướng đến những người mà BAT có mối quan hệ kinh doanh chứ không phải bạn bè hoặc người thân của họ. Tuy nhiên, nếu bạn bè, người thân hoặc khách khác của một cá nhân tham dự, thì chi phí phải được tổng hợp để áp dụng theo của Ngưỡng trong Chính sách này.
• tham khảo Thủ Tục G&E để biết thêm hướng dẫn về các phê duyệt ngoại lệ và phê duyệt chung (blanket approval) trong một số trường hợp hạn chế nhất định; và
• Các thông tin liên quan khác được quy định tại Thủ Tục G&E và Câu Hỏi Thường Gặp về G&E.

Nhân viên được phép nhận G&E từ một công ty thuộc Tập Đoàn mà không có hạn chế nào. Các Công Ty thuộc Tập Đoàn phải đảm bảo rằng bất kỳ G&E nào như vậy đều hợp pháp, phù hợp và tương xứng.

Mỗi Công Ty thuộc Tập Đoàn có trách nhiệm duy trì và theo dõi G&E Tracker liên quan đến các Công Chức và đảm bảo duy trì đăng ký các G&E đối với Khu Vực Tư Nhân và tất cả G&E trên mức Ngưỡng trên G&E Tracker.